按：召集会议和出席会议，是领导活动的重要内容，也是实行科学领导、民主领导的重要渠道。从这个意义上说，会议是一种重要的领导方法，办会是机关工作的重要职责。作为一名机关干部，必须下功夫研究探索办会规律，力求成为办会的能手。
会前准备要充分
办会的大量工作都在会前，会议成功不成功，会前准备很关键。除例会和小型会议及不安排食宿的会议，准备工作可适当简化外，一般会议都应有以下五项：一是制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、日程安排、经费预算、组织领导机构等拿出意见，请领导审定后，作为办会的基本依据。如做变动，须及时请示报告，切忌自作主张，随便改变方案。二是下发会议通知。会议通知起草后，要经主办会议的领导审定再下发。一般包括“八要素”：会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料和物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘车（航班）次，以及有问题如何联系等。三是起草会议文件。会议文件质量高低，决定会议质量高低。重要文件要提早准备，集中精兵强将参与起草，文件形成要反复征求意见，成稿后要提交领导集体审定或主讲人定稿。四是做好会务准备。主要有：⑴印制会议票证——如代表证、出席证、列席证、工作证、座签证以及车辆通行证等；⑵印制《会议册》——包括与会人员和工作人员名册、会议须知等。内含日程安排、会议编组、房间分配、餐桌划分、作息时间、注意事项等；⑶准备会议用品——包括购买文具用品，如文件袋（包）、笔、本；视情况购买奖品、纪念品以及其他用品；⑷设置会场——一个是要布置好主席台，主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒等；再一个是要布置好会场座区，一般要将正式出席会议的人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员和工作人员安排在靠后或两边位置。不可擅自主张，凭想当然安排。另外，对会场供电、供暖（冷）、音响设备等要全面了解，如无把握，要有应急方案。五是做好生活准备。主要为伙食保障、住宿保障、车辆保障、医疗保障四个方面，有的会议还要安排文化娱乐活动，安全警卫人员。
会中服务要周到
会中服务总的要求是周到细致。机关干部在办会时，主要把握住这么几个环节：一是组织好人员报到。安排接站人员和车辆，及时去机场、车站、码头迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需要安排食宿的，报到处要及时掌握，妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议资料。及时向分管领导报告报到情况。二是开好预备会议。会议人员较多、会期较长或程序较复杂时，人员报到之后、正式会议召开之前，一般应召开简短的预备会，由各组召集人或工作人员参加，大会负责人或秘书长主持。主要内容是，简述会议筹备情况和开法，介绍会议服务保障安排和打算，征求各组意见和建议，并对如何开好会议提出希望和要求。三是写好会议主持稿。主要是议程安排、发言顺序、学习讨论重点、传达贯彻意见等。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持稿等于“脚本”，要认真撰写，才能保证会议顺利进行。撰写会议主持稿时，要注意以下几点：一是要掌握全局。就是要全面了解本次会议的有关情况，包括会议目的、会议议程、会议文件、与会人员、活动内容等，只有把会议的相关内容了解掌握全面了，才能写出不缺项、不漏项的主持稿，才能写出符合会议实际的主持稿，才能使会议始终紧紧围绕主旨组织展开。二是要严密细致。把会议中相关参加者、发言人、发言内容、讲话主题、时间安排等等，考虑周到。比如会议开始时，除对与会人员表示欢迎外，还要特别对上级机关派来指导会议的同志表示欢迎和感谢。会议结束时的主持稿，则要对上级机关到会的同志和领导表示感谢，对有关招待服务单位和人员表示感谢，等等。三是要事先预想。许多会议都有领导同志讲话，有的讲话事先知晓其内容，但有些则不知晓，这就需要根据会议的性质、领导者的身份、领导讲话风格等事先预想可能讲的大致内容，从而预先对讲话做概括性提示，并对如何落实，如何组织传达学习会议内容等提出明确要求。有些主持稿的内容还需要有高度、有鼓动性、有号召力。四是要灵活处置。会议事先应当有详细的计划和安排，但有的会议，也可能会议议程的变数较大，特别是一些较大规模的会议，由于与会人员多、会议议程复杂、会议时间紧、会议层次高，组织协调工作有难度，有时可能由于不同的原因，当日的会议议程要做调整；有的可能人为的原因，会场气氛也会出现一些预想不到的情况；还有的可能讲话的领导或领导讲话的内容改变较大，有的计划中讲的不讲了，有的计划中不讲的讲了，讲的内容与事先写好的主持稿中所述内容相差也较远。由于发生的这些变化多是随机性、临时性的，主持稿中自然没有准备应对内容。这时，就需要主持人根据会场现场情况，及时做出判断，灵活有效处置，使会议不游离主题、不出现意外，从而通过会议主持引导会议紧紧围绕主旨，正常、顺利地进行。四是组织好大会发言。如会前已排定发言名单的，准备好发言稿并已印有材料的，届时组织有关人员发言即可。如会议期间临时安排发言的，应通知有关人员抓紧做好发言准备，并将发言题目收集整理，呈主持会议的领导审定。发言顺序一般按编制序列，也可按发言的内容排列。要及时按发言顺序提前把发言人请到前台或侧台就座，以免临时喊人，出入耽误时间。对没有形成材料的发言，在发言后一般应将其发言稿留下，以便随后印发或留存备查。对重要会议的发言，还应组织试讲。五是做好会议记录。要确定专人做会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。重要讲话、报告要录音录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后根据录音整理出讲话稿。六是安排好分组讨论。分组讨论前，首先要协助各组落实好讨论场所，与各组召集人或工作人员保持联系。分组讨论时，会务工作人员一般应分头参加各组的讨论，掌握第一手资料。如果领导同志分头参加各组讨论，要注意组织好协调、分组、通知等工作。分组发言一般由各组工作人员负责记录，通过召集分组讨论汇报会、碰头会或收集各组记录本的方式，加以汇总整理，向有关领导汇报。七是组织好现场参观。有的会议有现场参观内容，要事先派员察看参观现场，与被参观单位商定现场会的开法和参观路线，并对参观线路和项目进行模拟预演。现场距离较远，需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。八是编好会议简报。有的会议为使领导成员与参加会议人员之间和各组之间能互通情报，交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报。编印简报的一般要求是，题目要醒目，内容要精练，篇幅要简短，印发要及时。九是写好会议结束时的讲话。会议结束的讲话有两种情况：一是就会议本身进行总结，主要讲会议本身情况和贯彻意见；二是对会议情况只概括地讲一讲，着重对在贯彻会议精神中一些带方向性、原则性的问题展开论述。后一种与会议讲话稿的写法大致相同，而多数会议特别是小型会议和业务会，大都采用第一种写法。所以，这里就常用的会议结束时的讲话的写法做一介绍。正文，一般写以下内容：⒈在称呼之后，用一段简短文字，说明会议进行的时间，并宣布会议就要结束。⒉用叙述的方法，总结这次会议都干了些什么，比如，会议讨论、通过的主要内容，会议的基本精神，会议的主要收获，对会议的评价等。⒊党委、领导对这次会议所做的工作，比如，怎样重视，讲话中强调些什么问题，怎样落实等。⒋上级领导机关对这次会议的重视和工作情况。写一段对党、委领导和上级领导机关表示感谢的词语。⒌明确答复会议期间提出的一些问题或建议。⒍向与会人员提出贯彻会议的要求，并对如何传达好会议精神及采取哪种方式传达提出要求。⒎要用恳切、热情、真诚的口气向为会议服务的单位和全体人员表示感谢。最后，向与会同志表示祝愿。十是回收好会议材料。会议印发的属于保密范围的文件、材料，在会议结束前应予以收回，防止发生泄密事故。对因特殊情况缺交、漏交的，会后仍要跟踪收回，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时收回。十一是做好与会人员返程的服务事宜。主要是帮助订好车（船、机）票，安排好送站车辆和人员。保证与会人员安全顺利返回。对个别拖延返程的，还要妥善安排好吃、住、行，需要送站时，届时还要安排好。
会后收尾要及时
会议结束后，会务工作不能同时结束，还要继续做好收尾的善后工作。一是搞好财务结算。及时核算结清文印、会场、伙食、住宿、医疗、行车等费用，凡属于已列入会议预算或预算外的开支应纳入会议报销的经费，都要做出处置，不要有遗留问题。二是搞好会务总结。会议结束后，大会秘书处应及时召集全体办会人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，对于表现好的人员进行表扬。对从外机关抽调来的人员，要将其会议期间的工作表现告知所在单位，并明确回单位上班的时间，避免会议一散，各奔东西，没有个交代和说法。三是搞好材料合订存留。会议形成的一切文件资料，包括主持词和发言记录等，在会议期间就注意收集，会后系统排列，装订成册（或制成电子光盘），留做资料，一般应装（制）2至3套，一套存留，其他可作为借阅资料。四是会务用品的归还和整理。每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下一次再借和使用。五是抓好会议精神的落实催办。主办机关在会议结束后，要明确人员，最好是参加办会的人员，采取电话联系或其他方式，对会议精神的传达贯彻情况和会议决定办理事项的办理情况，向各有关单位进行了解和督促，务求把会议精神或决定办理事项落到实处，并将了解的情况及时向领导反馈。
