如何通过改善活动解决困难问题
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很多人都知道改善,认为改善是一种持续改进的哲学和实践,为了实现长期理想,不断做出许多小的改变。通常,改善会以创造性的想法和建议出现,或者是简单的改善名人墙,或者是像两秒精益之类的工作。
以最简单的形式出现的改善是卓越业务的基本要素。然而,这不应该是我们建立持续改进文化的唯一途径。一个值得注意的实践是改善活动,它的形式和特点可以帮助人们和组织解决困难的问题。
解决困难问题
小而简单的改善方法对于降低入门的障碍非常有用,这是每个人都可以用最少的培训或管理的方法。与成本相比,无论是在实际改善方面,还是在员工改善工作的积极性方面,都能带来巨大的效益。在解决许多简单的问题上取得进展可以增强动力,给人一种控制感和能动性。
然而,关注小而简单的问题也有缺点。如果我们不小心的话,我们会教我们的大脑做一个成本效益分析,对比预期的时间投入,从而避免更困难的问题。它会让我们感觉这不是一个问题,直到我们解决了许多小的、容易的问题之后,面临了更大的,更复杂的问题。有时,它会导致人们去追求那些不重要的简单问题,分散人们对持续改进的注意力。
通过扩展我们的思想,挑战我们的技能,从失败中学习,我们会变得更好。当被用作解决复杂问题的工具时,改善活动可以突破字面意义上的障碍以及概念上的障碍,这将颠覆我们对改善可行性的理解。
借用见解和想法
在很大程度上,改善建议是个人的工作,简单的“修复BUG”问题可能有明显的解决方案,或者至少,他们可以通过试错来找到缺陷。从定义上讲,对于具有多个相互作用原因的复杂问题,情况并非如此。在解决难题时,我们可以借用伍德罗威尔逊总统的话:我不仅动用了全部的脑力,而且还动用了所能借用的一切。
改善活动是跨职能团队的工作,与他人互动有助于人们以新的方式看待问题。具有不同背景、观点和思维方式的团队成员可以帮助我们打破固有的模式。在处理复杂的问题时,特别重要的一点是要摆脱我们固有的方式。
减少认知负荷
鼓励人们在日常工作中考虑改善建议和两秒精益之类的改进,它们基本不需要特殊的时间或场合,这些想法可以由团队负责人审核或指导,但这往往是临时性的。换句话说,做简单的改善是对日常工作的干扰,它打断了我们的节奏,需要切换工作内容。
一方面,有灵感的想法可以让我们停下来并写下来,甚至尝试一下,让我们感觉很棒;另一方面,多年来,不断从日常工作中提取这些想法的期望可能会成为一种负担和干扰。
当同时处理多个任务或在它们之间切换时,我们的生产率和质量都会受到影响,任务占据我们的注意力和工作记忆等共享资源。当这种认知负荷过大时,我们的工作效率就会降低。当任务很复杂时,情况更是如此。
改善活动通常会让团队连续几天(通常是一周)专注于解决问题,这样可以最大限度地减少多任务的干扰,让人们在关注的复杂问题上取得更大的进展。
将问题结构可视化
这虽然不是改善活动独有的,但将问题可视化的实践对于解决复杂问题至关重要。简单的问题通常不需要这样做,但是大多时候,问题可视化是有帮助的。对快速而简单的偏见,可能会妨碍组织学习如何创建价值流图、绘制因果图、制作业务模型画布或可视化流程图。
无论采用何种可视化方法,团队成员都会在改善活动中花费时间,以达成对问题的共同理解。他们通过共同创造图画、利用数据、收集不同的视角和经验,并制定合理的计划来做到这一点。
当我们仅仅依靠先入为主的解决办法时,我们的努力可能会导致死胡同。当我们对问题有了一个直观的分解时,即使我们陷入困境,我们也可以重新审视和重构问题,以采取不同的方法。
实施间断性改善
坚持把每件事都马上做完是不现实的,也是没有帮助的。期望我们能在很长一段时间内把简单的改善叠加在一起,有机地解决复杂的问题,也是不现实的。不是每一个复杂的问题都能在一周的改善活动中得到解决。改善活动揭示新的问题或机会,留下未完成的工作,这并不罕见。通常,基于价值流转型的总计划,改善活动被规划为一系列的里程碑。
严格地说,几乎没有人能做到持续改进。最好的情况就是,我们的努力是持续的。但有时我们需要在一系列的活动中完成任务,然后是一段时间的缓慢而稳定的工作。在困难的工作中休息片刻可以让我们恢复精神能量。通常,在改善活动之间的时间和空间里,人们在脑海中重复思考问题时,他们会有新的见解。
强化良好的问题解决模式
改善活动和类似的快速改善研讨会之所以有效,很大一部分原因在于它们的形式。团队是跨职能和多样化的,研讨会重点突出且集中,这些问题具有挑战性和意义。这使我们能够集中精力思考一个问题,并更快地深入研究。
找到解决困难问题的办法,需要的不仅仅是让最优秀的人参与进来,还必须遵循有助于揭示前进道路的进程、结构和模式。其实改善活动就是一种方法,只要它能帮助人们成功地解决复杂的问题,形式并不重要。
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