Word的批注都有哪些坑？掌握这些才能少挨骂

作为一名可割可弃的韭菜，哦不，文字编辑，日常工作中总是需要对文档进行各种各样的审阅和修订。

可最开始的自己菜得连批注都做不好，为此没少挨领导的批评。

这里为大家总结了一些小编曾经踩过的坑，帮助大家以后少挨点骂。T^T

坑1：修订功能被别人关闭了，修改痕迹全部GG！

文档中的修订功能，在默认情况下为所有使用者都可以关闭（其方法为：单击【修订】按钮下方的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择【修订】选项）。为了防止他人随意关闭修订功能，为审阅工作带来不便，用户可使用锁定修订功能，具体操作步骤如下。

Step1 锁定修订。

在【修订】组中单击【修订】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【锁定修订】选项。

Step2 输入密码。

打开【锁定修订】对话框，设置密码，单击【确定】按钮即可。

设置锁定修订后，若需要关闭修订，则需要先解除锁定。单击【修订】按钮下方的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择【锁定修订】选项，在弹出的【解除锁定跟踪】对话框中输入事先设置的密码，然后单击【确定】按钮，即可解除锁定。

坑2：全世界的批注都是“Administrator”写的

在文档中插入批注后，批注框中会显示审阅者的名字（默认是“Administrator”）。此外，对文档做出修订后，将鼠标指针指向某条修订，会在弹出的指示框中显示审阅者的名字。根据操作需要，可以修改审阅者的名字，具体操作方法为：打【Word 选 项】 对 话 框，在【 常规】选项卡的【对 Microsoft Office 进行个性化设置】栏中，设置用户名及缩写，单击【确定】按钮即可。

坑3：想要批量删除指定审阅者插入的批注，结果只能一条一条删

在审阅文档时，有时会有多个审阅者在文档中插入批注，如果只需要删除某个审阅者插入的批注，可按下面的操作步骤实现。

Step1 选择需要显示的审阅者。

切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【显示标记】按钮，在弹出的下拉列表中选择【特定人员】选项，在弹出的级联菜单中设置需要显示的审阅者，本例中由于只需要显示【LAN】的批注，因此选择【yangxue】选项，以取消该选项的选中状态。

Step2 删除特定人员的批注。

此时的文档中将只显示审阅者“LAN”的批注，在【批注】组中单击【删除】按钮下方的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择【删除所有显示的批注】选项，即可删除审阅者“LAN”插入的所有批注。

坑4：用了一辈子Word，却不会使用审阅窗格查看批注和修订

查看文档中的批注和修订，通过审阅窗格也是可以的，具体操作步骤如下。

Step1 选择水平审阅窗格。

切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【审阅窗格】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中提供了【垂直审阅窗格】和【水平审阅窗格】两种形式，用户可自由选择，这里选择【水平审阅窗格】。

Step2 在水平审阅窗格中查看修订。

此时，在窗口下方的审阅窗格中可查看文档中的批注与修订。

Step3 定位到特定的批注或修订中。

在审阅窗格中将文本插入点定位到某条批注或修订中，文档也会自动跳转到相应的位置。