《收藏》顶尖直销员时间分配法则-拥有高效工作系统
金律6 高效系统
时间管理小贴士:有效利用零碎的时间。举例来说，等电脑开机那段时间，何不阅读一篇杂志上的文章。
许多的任务都需要以系统的方式完成。也就是说，你需要建立许多有效率的系统以完成这些任务。如果你想成为一个聪明的时间管理者，你就得为一些例行公事建立起系统，并且实行。
防御
在我们周围，各种来源的信息数量增加，如果你不为自己建立一个安全的避风港，你就会让这些信息损耗你的工作效率。那么如何克服这个问题呢？方法之一就是防御。要做到这一点，你需要了解并应用两个关键程序:第一是过滤。要做到这一点，你需要养成一种习惯，让你能快速地评估每一项消耗你时间的信息，并且决定这个信息是否可能有用。“有用”是关键词。
如果你快速浏览一则信息后，觉得它有用，就接受它;如果觉得没用，将它排除在外。这个过程只花掉你几秒钟时间，但你规律的过滤程序防止了许多无用信息占用你的时间。最终的结果是:你借规律淘汰无用信息，保存有用信息，为你自己争取到了更多的时间。
第二是分类。在面对信箱里一堆信息的时候，你也采用类似的程序:检视每项信息，将它们分配至可以被妥善处理的地方。
过滤与分类这两个程序可以为你处理任何形式的信息。你可以把它们应用在每天准备寄出的电子邮件及其附加档案上。
客户系统
客户概况表。一份设计良好并且系统化的客户概况表，是可以帮助你获得竞争优势的强大武器。它提供的信息，让你可以更全面了解到客户。这些看来很基本的信息，然而大部分业务员却都没有用系统化的方法收集并保存这些信息，你大概也没有用有系统、有规律的方式去收集、保存这些资料。
想象你和客户通电话之前，你知道他感兴趣的话题吗？你知道他配偶的名字吗？以及他孩子们的名字和学校吗？如果都知道你是不是会比竞争者更有机会有一段愉快并且有助于建立关系的谈话呢？
为了完成这份表格而进行的访问，也会在你和客户之间建立起一个较深层的沟通渠道，你和客户间会比你的竞争者聊到更深入、更私人的话题。你的客户会通过你的问题感受到你的真诚，同时也以真诚回应你。
联络记录
一个收集及储存信息的工具是联络记录。这只是一份简单的记录，记载你每一次会面的谈话内容，还有你当时的计划。联络记录有许多不同的格式。我喜欢用一张小方卡片，它们小而不显眼，可以轻易地放在皮夹或者记事本中，而且非常容易取得。每次通话后，我就简单地做一个记录，并且写下下一步计划。当一张卡片写满了，我就将它编号并归档至客户档案夹。这样我可以复审每年业务电话的成效，清楚每一笔交易的联络过程。
你也可以使用标准的横格黄纸笔记本，或是活页纸。如果你已经数码化了，就可以用笔记本电脑或者是掌上电脑来收集并储存这些信息。
竞争对手档案
你的工作是要一点一滴地收集信息，汇总它们，然后研究其中是否显示出什么趋势。
第一步是用规律的方式收集资料。一旦你收集到了一些关于竞争者的资料，就将它归到合适的档案中。当你失去了一笔交易，而你的竞争者得到了，记录下来他销售的是什么产品，时间及价格等问题。
随着时间流逝，你将会建立起一个强大的信息库。每隔一段时间，打开这些档案并且检视这些信息，仔细地研究它们，你会惊讶地发现你可以从中观察出竞争者运作的趋向和模式。
备忘档案
备忘档案是提醒你记得做某件事情的简便方式。如果你已经使用自动化的系统，你的联络管理软件会自动地提醒你。
若你没有使用自动化系统，你就需要建立起一套系统。这里有一个简单的方式，找一个可以容纳小方卡片的档案夹，以标签按月份建立起1-12月的索引，另外准备一组标上1-31号的日期。当你有事情需要备忘时，把它写在一张卡片上，将卡片归档到每年需要被提醒的月份之下。
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