流程和战略、职能、制度等管理概念的关系

这是一个区域的地图,一个乡镇由多个村庄构成,像经脉一样分布着河道,相互贯通的河道灌溉着这片区域的土地,土地生产庄稼供应人们的生活。
我们将这片土地设想成一个企业,河道是企业的流程。在这个基础上我们来思考流程和几个管理概念的关系,包括战略、职能、制度、绩效、工作任务、风险内控、信息化。
流程和战略
战略是让这片土地生产庄稼供应人们的生活。庄稼是需要灌溉的,当一片土地很小的时候,可能它并不需要河道,用喷洒的方式就可以浇灌。而当这片土地足够大的时候(比如由很多乡村构成),就需要河道来确保各个部分都能够被灌溉。流程是战略得以实现的途径,企业越大流程就越重要。
河道应该如何设置,取决于如何能够让这片土地灌溉的结果更好,这就是最佳实践。这种最佳实践应该是整体性的,是确保整个区域灌溉的整体效果。因此流程优化应该以整体最优为目标而不是局部。
流程和职能
这片土地中划分的各个村庄就相当于企业的职能部门,它们是企业的组成单元,这些部门也分割了这些流程,流程在各个部门内部以及部门之间流转。那么问题是,河道会不会随着这些行政区域(村庄)的划分而改变?视角不同应该有不同的结论。如果从一个整体的视角上来看,不管行政区划如何改变,这些河道都不应该改变,应该保持一个相对最好的有利于整体灌溉的形态。还原到企业中,就是流程不应该随着组织结构的变化而改变,流程应该具有相对的独立性,它应该成为企业运营的最佳实践。
现实常常不是这样,职能部门分割了流程之后,它们很可能从自己的视角出发去改变这些流程。在职能型组织中,部门出于本能都倾向于去争夺企业的资源,都希望自己的土地灌溉结果好一点。而作为整个企业来说资源总是有限的,企业存在的意义就是在有限资源状态下解决问题。资源应该如何配置需要从整个企业的整体去考虑的,部门之间互相争利是有害的。流程局部的优化对整体来说可能是有益的,也可能是有害的,这需要系统性的思考。
流程和制度
前面的文章中我们阐述过流程和制度的差异和关系,这里只作简单描述。如果流程是河道,那么制度就是河道两边的堤坝。如何河道两边没有堤坝,即使我们存在河道,也不能确保水会沿着河道流淌。因此制度是确保流程能够得到执行的手段。
从另一个视角来说,如果没有河道我们就不知道这些堤坝应该构筑在哪里。可能它们会是片段而不连贯的,可能会有无用的,有疏漏的,这样的运营成本会非常高。所以制度如果没有流程作为指引就很难精确发挥作用。
如此流程和制度应该是相互匹配的关系,流程决定做事情的路径,制度给出做事情的要求。流程和制度的整合应用正是我们在管理整合的文章中说过的。
流程和绩效
这片土地灌溉的效果怎么样,生产了多少庄稼,就是这个企业的整体绩效。各个村庄灌溉的效果怎么样,生产多少庄稼就是职能的绩效。每一段河道流水的速度,流经的水量,灌溉的效果就是这段流程的绩效。整片土地灌溉的效果是由各个村庄灌溉的效果决定的吗?其实那只是表面现象,它是由河道的水流量配置来决定的。
企业的整体绩效是由各个部门的绩效构成的,这总是在人们的视角中最容易看到的部分,而实际的情况是,企业绩效是由流程的绩效决定的。因此需要对企业绩效进行分解,不是分解到各个部门,而是通过流程的结构关系来分解。通过设计这些流程,控制流程的运行效果最终实现企业的绩效。
流程和工作任务
有些人会混淆流程和工作任务的概念。流程是河道,而工作任务是水。不管水来或者不来,河道都是存在的。就如同,生产线是流程,当订单还没有来的时候,生产线是存在的一样。水是动态的,河道是静态的。工作任务是动态的,流程是静态的。
流程的动态是一个相对概念,是相对工作任务来说的。如果放在一个长周期去考虑,流程也是动态的,流程优化就是一个动态的过程。
流程和风险内控
河道有时候会发生水过多或者过少的情况,这就意味着风险。我们需要进行风险的识别和评估,看什么地方经常会出现这样的风险,然后想办法去控制。在河道的一些地方设计标尺来监控水位,在一些地方设置水闸来调节流量,这就是内控。
风险有一些是来自于流程,有一些则不是,但是内控是离不开流程的。我们总是要在流程中设置这种内控点,通过控制措施来控制运营中的风险。所以,有些企业的流程管理是从风险内控的需求引发的。
流程和信息化
如果我们将某一段河道换成了管道,加上水泵,就可以更好的控制水流,提高效率和减少浪费,这就是信息化。在哪里设计管道,管道的流向和流量怎么设计,这要首先基于我们对河道灌溉的要求和经验。从一个大范围来说,基于成本、技术和其他复杂的现实因素考虑,我们总不会将所有的河道都变成管道,那么就需要在合适和必要的地方进行管道的设计,有利于整个区域灌溉效果的提升。
信息化是流程固化到了IT系统中的结果,它们是提高运营水平的手段和工具。信息化的设计是基于流程的,同时IT系统也必须与企业中的其他流程相互匹配,实现整体的协同。
综上,从这张图我们就可以理解,流程和战略、职能、制度、工作任务、绩效、风险内控、信息化这些管理概念之间关系。
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