来稿选登 | 第三方审核不符合的确定、纠正和验证关闭

1只要你有表达观点与态度的愿望质量与认证（ID：cncete）将是为您开放的舞台下一份来稿，会是你的么？来稿刊登：第三方审核不符合的确定、纠正和验证关闭作者 方懿林引言审核是认证的基础和核心。第三方审核就是对体系运行情况的一个完整体系的抽查和监督，为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统、独立并形成文件的过程。其目的是要确定受审核组织管理体系或其部分与审核准则的符合性，让其体系运行达到充分性、适用性和有效性。如果组织不能根据其实际情况和标准要求，编制适合的文件并加以落实执行，就会出现很多不符合。及时发现并处理不符合，即节省了第二方审核的精力和费用，又有利于企业自我改进能力的提高，使其价值能够得到更充分的利用，达到市场价值最大化。在此，笔者想和大家分享实习中确定和处理不符合的案例，以期快速提升审核水平成为合格的审核员。一不符合贯穿整个认证审核过程组织（受审核方）在向有资质的认证机构申请体系认证或服务认证时，一个完整体系的初次认证审核，一般都会经历如下认证流程（见图1），即：提交认证申请及申请资料——申请评审——签订合同——策划审核方案，任命审核组——一阶段审核——存在问题——问题改进——第二阶段审核——纠正措施——认证决定——认证注册发放认证证书。再进行年度监督审核——纠正措施——不符合暂停——再纠正措施——纠正无效就撤销，纠正有效恢复认证注册资格。年度监督符合就保持认证注册资格，直至再认证。

图1：认证流程图二不符合项的确定和不符合报告——审核过程1不符合项的形成笔者将实习审核中遇到的、极易混淆判定不符合标准的问题，总结列举出来，与同行交流学习。案例表1：组织名称XX销售有限公司审核关注点测量资源及测量不符合事实发现销售部在接收外包供货产品后，没有采用检测工具去检测零部件的尺度和优劣，仅凭经验和顾客零投诉判断其产品质量。不符合项的形成现场询问没有配备测量工具。现场发现有测量工具，但没使用。不符合标准条款GB/T19001-2016/ISO9001:2015条款7.1.5GB/T19001-2016/ISO9001:2015条款9.1.1案例表2：组织名称XX建筑装饰构件公司审核关注点基础设施、设备不符合事实审核建筑装饰构件公司，对外承接楼宇室外的装修设计和饰品加工任务。经询问没有建立公司内部的局域网实现管理的自动化，对工作人员上网下载文件、查杀病毒等也没有规定。审核销售科时，审核员要求出示销售客户档案，销售员说前几天电脑感染病毒，档案丢失。不符合项的形成办公室工作电脑属于“基础设施”和“文件（电脑中的数据都是文件）控制”。不符合标准条款GB/T19001-2016/ISO9001:2015条款7.1.3基础设施“组织应确定、提供并维护所需的基础设施，以运行过程，并获得合格产品和服务。”GB/T19001-2016/ISO9001:2015条款7.5.3.1 “应控制质量管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：b）予以妥善保护（如防止泄密、不当使用或缺失）”。案例表3：组织名称XX物业有限公司审核关注点物业管辖内小区地面不干净不符合描述查验保洁管理过程：《清洁员岗位责任制》明确规定，每日在上午及下午清扫公共场地（包括电梯）各一次，必须做到清扫干净，保持公共场地清洁卫生。抽查《保洁绿化工作日检记录》“垃圾清运”“效果”一栏全是符合要求。上午十点多现场查看，物业办公室门前，发现有垃圾没有清扫，周边少量物品杂乱摆放，旁边垃圾桶内仍有部分垃圾没有清理运走。不符合项的形成文件规定有，但没有按照要求执行。不符合标准条款GB/T19001-2016/ISO9001:2015条款8.5.1 组织应在受控条件 下进行生产和服务提供，适用时，受控条件应包括：c)在适当阶段实施监视和测量活动，以验证是否符合过程或输出的控制准则以及产品和服务的接收准则。GB/T14001-2016/ISO24001:2015条款8.1运行策划和控制“组织应建立、实施、控制并保持满足环境管理体系要求以及实施6.1和6.2所识别的措施所需的过程，通过：——按照运行准则实施过程控制”。案例表4：针对同一个不符合事实描述，由于审核时发现的不符合所在的部门不同，服务和产品存在的阶段不同，确定不符合的性质和程度也会略有差异。组织名称XX机械包装有限公司审核关注点提供作业指导书产品生产和服务部门/阶段策划阶段生产过程不符合事实技术部：未能提供打磨品质判定基准及机加工（如摇臂钻、加工中心、攻丝机等）作业指导书。生产车间：未能提供打磨品质判定基准及机加工（如摇臂钻、加工中心、攻丝机等）作业指导书。不符合标准条款不符合GB/T19001-2016/ISO9001：2015标准8.1b)“建立下列内容的准则：1.过程2.产品和服务的接收”的要求。不符合GB/T19001-2016 8.5.1生产和服务提供的控制“组织应在受控条件下进行生产和服务提供”。不符合项的形成组织没有提供在受控条件下进行生产和服务的证据。案例表5：组织名称XX机械包装有限公司审核关注点关于合规义务不符合事实申请环境管理体系审核认证，没有提供《环评报告》。不符合标准条款GB/T24001-2016/ISO14001:2015条款9.1.1总则“组织应监视、测量、分析和评价其环境绩效”和“组织应保留适当的文件化信息，作为监视、测量、分析和评价结果的证据”GB/T24001-2016/ISO14001:2015条款6.1.3合规义务“组织应：a)确定并获取与其环境因素有关的合规义务；组织应保持其合规义务的文件化信息。”；不符合项的形成组织在建立、实施、保持和持续改进其环境管理体系时没有考虑这些合规义务。综上可知，不符合项通常在以下几种情况下形成：第一是文件规定不符合标准（该说没说到）；第二是现状不符合文件要求（说到没做到）；第三是效果不符合规定要求（做了没效果）。2不符合的确定原则不符合的确定，应严格遵守依据审核证据的原则。凡依据不足的，不能判为不符合。有意见分歧的不符合项，可通过协商和重新审核来决定。3不符合的类型不符合，按其严重程度，分为严重不符合（NC）和一般不符合（nc）、观察项(OB)。不符合需要纠正和纠正措施，原则上一个体系至少开1个及以上的不符合；一个审核周期内不可以开具同样的不符合，如涉及须开严重不符合。严重不符合的情形[1]：（1）体系出现系统性失效。如在某个要素或某个关键过程在多个部门重复出现失效现象。（2）体系运行区域性失效，可能由多个一般不符合组成，或只在某一部门或场所的失效现象。（3）可能产生严重的质量事故或后果。（4）组织违反法律法规或其他要求的行为较严重。例如：如果企业自已生产的产品，没有国家标准，也没有行业标准，按顾客提供的图纸和技术要求来生产验收。那么这是违反《中华人民共和国标准化法》《标准化实施条例》，应该属于严重不符合。（5）目标指标未实现，且没有采取必要的措施。例如：审核员在销售部查看上季度产品销售统计分析报表，看到有许多顾客要求退、换货的记录，退换数量占了全部销售产品的21%，报表中写明的原因分析是运输不当造成产品外壳破损,销售部未采取任何有效的改进措施。不符合标准：GB/T19001-2016/和ISO9001:2015 10.2.1“ b）通过下列活动，评价是否需要采取措施，以消除产生不合格的原因，避免其再次发生或者在其他场合发生。纠正措施应与不合格所产生的影响相适应”。一般不符合的情形： (1)对满足管理体系过程或体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的不符合。(2)对所审核范围的体系而言，问题次要。观察项：潜在的不符合项，尽管不属于严重不符合或一般不符合，但凭审核员的经验判断不是最佳方法。观察项虽未构成不符合，但有变成不符合的趋势或可做得更好，或是暂时证据不足，可用观察企业改进的机会来处理。审核中可直接向受审核方提出，引起注意，并保留观察项记录。4不符合报告在了解审核目的和取得效果基础上所获得的审核证据，不能仅就方法方面开具不符合报告，而是对组织改进管理体系有效性的的问题能够提供巨大帮助。不符合报告的内容包括：（1）受审核方名称、受审核方的科室或人员。（2）审核员、陪同人员。（3）日期。（4）不符合事实描述。内容要具体，如事情发生的地点、时间、当事人、涉及的文件号、记录号等；文字要简明扼要。（5）不符合结论。（6）不符合类型。（7）受审核方的确认。（8）不符合原因分析。（9）拟采取的纠正措施及完成的日期。（10）纠正措施完成情况及验证。三纠正、验证与关闭不符合——审核后续活动针对不符合报告，审核组应该当面告知受审核方，并认真沟通达成共识，据GB/T19011-2013/ISO19011:2011《管理体系审核指南》“6.7审核后续活动的实施”可知：根据审核目标，审核结论可以表明采取纠正、纠正措施和预防措施或改进措施的需要，此类措施通常由受审核方确定，并在商定的期限内实施。适当时，受审核方应将这些措施的实施状况告知审核方案管理人员和审核组。1.区别：纠正：为消除已发现的不合格所采取的措施。纠正措施：为消除已发现的不合格的原因所采取的措施。预防措施：为消除潜在不合格或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施。2.整改过程：确定不符合→ 确认不符合→ 分析不符合原因→ 纠正不符合 →评价确保不符合不再发生的措施的需求、及时确定和实施所需的措施、记录所采取措施的结果 →验证并评审纠正措施的有效性。结束语要提高审核的有效性，在审核区域内，首先，应该让受审核组织认为自己是审核团队的一员，积极配合各个部门的体系运行审核，而不是感觉在审核人[2]。但当遇到审核中企业体系运行中有诸多不符合的情形，审核组应该保持清醒的头脑，以认证机构可持续发展为前提，与组织多沟通交流。第二，要透彻理解体系标准的每一个条款，以及各个条款之间的密切联系。在审核现场多观察、多询问，做好审核记录；多思考、多交流，准确确定不符合项。第三，以科研心态研究审核，时刻保持学习力，做好知识储备更新。唯有当认证机构、受审核方和审核组三方密切配合，受审核组织体系运行达到充分性、适用性和有效性后，才能促使受审核组织加速改进不符合，创造更大价值。参考文献[1]张智勇,张势华主编.医院检验科实施ISO 15189内部审核与管理评审[M].北京:中国质检出版社(原中国计量出版社),2008（01）:62-63.[2]乔·考塞克,艾一米.10项审核原则：遵此原则以获得对管理更加有用的结果[J].中国质量,2008(09):55-58.方懿林国家注册质量、环境、职业健康安全管理体系实习审核员（PA）（注册转正中）就职于新标元认证（上海）有限公司温州分公司（本文观点仅代表作者个人观点，不代表本平台观点）