【记录】检测实验室原始记录的管理对测试结果的影响

检测实验室最终提供给客户的产品是检测报告，检测过程中填写的各种记录表单是出具正确、完整的检测报告的依据。在实验室管理中，记录的管理是最琐碎，最容易出现错误和漏洞的地方。下面结合我们实验室情况来进行分析。

记录是提供各项活动符合体系要求和证明管理体系有效运行的证据，包括质量记录和技术记录，我们需要及时记录发生的活动并保证记录信息的完整性、充分性、原始性、规范性和可追溯性，为检测过程提供客观证据。CNAS-CL 01：2018《检测和校准实验室能力认可准则》8.4 记录控制中8.4.1规定“实验室应建立和保存清晰的记录以证明满足本准则的要求”8.4.2规定“实验室应对记录的标识、存储、保护、备份、归档、检索、保存期和处置实施所需的控制。实验室记录保存期限应符合合同义务。记录的调阅应符合保密承诺，记录应易于获得” 。《记录控制程序》每个实验室都有，我们要做的是如何全面、彻底的实施，通过管理记录来发现实验室日常工作中的问题，从而进行改进。

1. 记录表格的设计

在原始记录表格设计时要考虑设置的项目要包含全面的信息，尤其是技术记录的表格，比如：

（1）测试环境（实际测试时的温度和湿度）：测试环境对物理性能测试和尺寸稳定性测试，防静电测试这些项目的影响比较大；

（2）使用的设备：主要为设备编号，如有两台相同设备，要写清使用的设备编号；

（3）测试参数：有的测试标准中有多个参数可选，要写清使用的测试参数。例如 GB/T 4802.1-2008《纺织品 织物起毛起球性能的测定 第 1 部分：圆轨迹法》，采用参数 E（压力 780 cN，起球 600 次）和参数 F（压力 490cN，起球 50 次）测试的结果相差很大；水洗尺寸稳定性，洗涤的温度不同，选择的洗涤程序不同，对结果影响也很大；

（4）使用标准的年代号：例如 GB/T 5711，2015年新版标准相比1997版标准技术变化比较大，测试结果有很大差别。

2. 记录表格的填写

原始记录的填写必须做到及时、准确、完整、客观，要能反映测试当时的全部信息，并且可以根据这些信息进行现场再现，具备重现性。原始记录填写时需注意以下几点：

（1）原始记录填写必须是实时记录，做一步填写一步，这样的才是原始记录。

（2）对实验时现象的描述要完整，如GB/T 13772.2-2008《纺织品 机织物接缝处纱线抗滑移的测定 第 2 部分 定负荷法》可能出现的测试现象“织物断裂”或 “接缝断裂”等都要根据测试时的实际情况进行备注。

（3）原始记录的日期应该填写当时测试的日期，如一张单有多个测试项目，可能不在同一天内完成测试，每个项目的原始记录单上必须写当时测试日期。

（4）每个测试项目的原始记录都必须要有测试人员签名。

（5）原始记录的单位要规范，例如 mm（毫米/小写），N（牛顿/大写）等。

（6）原始记录的单位一定要和国标标准要求的单位一致，如甲醛含量的单位，mg/Kg 和 ppm 是一个数量级，但国标要求用 mg/Kg，在原始记录和测试报告中就只能用 mg/Kg。

（7）记录在进行更改时，采用杠改法，在原数据上划一横杠，在原数据旁边填写更改后的数据，并写上更改人名字和更改日期。这样做也体现了溯源性的要求。

3. 记录表格的存档

在进行记录表格的存档时，需要注意以下几点：

（1）记录表格要及时存档，按照记录表格归属小组或部门分好组，质量监督员每月定时检查资料是否齐全，督促日常及时记录。这样可以发现一些质量活动或检测活动是否已经按照计划实施，起到监督的作用。

（2）每月将日常监督记录汇总，给到质量负责人或技术负责人进行分析，采取纠正/预防措施，避免或减少同类错误再次发生。

（3）将质量监控记录或能力验证或实验室间比对结果汇总，技术负责人对汇总情况进行分析，保证实验室结果内部与外部良好的一致性。

（4）将设备故障情况汇总，查看容易出现故障的设备是否已经需要更换或储备备用零件，缩短维修周期。对于易出现故障的设备，要加强日常检查的频次，保证设备正常使用。

4. 小结

以上从记录表格的设计、记录表格的填写、记录表格的存档三个方面总结了实验室原始记录管理过程中需要注意的一些地方。 在日常检测活动中要抓好原始记录的管理从而保证检测结果的准确。

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