新生报到流程复杂？“入学一件事”全搞定！

新生入学报到作为新生与大学正式接触的第一项事务，涉及到的业务部门、信息很多，是一项需多方配合协同的复杂事项，关系着新生及家长对大学治理服务水平的第一印象。

往年的报到新生需要到不同的点填许多表格，炎炎夏日家长陪着东奔西跑，现场热闹的同时却混乱。自从疫情爆发并进入常态化管理后，学校不再允许家长陪同进校。

为了减轻学生报到负担，浙江大学开展了“入学一件事”流程改革，推动入学事项优化重组。

需求分析及目标

随着信息技术发展及疫情常态化的局势，原有入学流程逐渐不再适用。

首先，新生需要进多个系统，在线上线下填多张表格，存在数据多次重复采集情况，入学流程的环节繁杂又存在信息冗余，不论是业务部门的工作人员还是新生都费时费力。

其次，各业务部门系统数据不打通，一旦数据有修改需求，新生又要进多个系统找多个口子修改，极容易造成各部门间数据不统一的情况，因此迫切需要做数据归集工作。

再次，疫情时期，人山人海的现场报到模式增加了疫情防控工作的风险隐患，应探索应用信息化手段简化报到流程，加快办理，避免人员聚集。

最后，简化的报到流程、不再拥挤的报到现场可能都会冲淡入学的兴奋、紧张与期待，人生重要的里程碑值得被纪念，如何补足入学仪式感也需要做一些尝试。

此次“入学一件事”改革的目标是基于新生入学相关单位原有业务，结合新生入学事项，按照“办理一件事、只填一张表”的基本原则，重新梳理本科生“入学一件事”的流程，优化新生网上注册、现场报到等入学事宜，把需要进多个系统、填多张表的入学事项缩减到新生只进“一个系统”，只填“一张表”。

“入学一件事”的开展将有效缩短各业务部门沟通协调时间，完成新生基础数据一次性集中采集，减少新生表格填报，提高新生入学办理效率。

建设基本原则与场景解析

为更好地完成改革目标，学校制定了以下几点原则：

统筹兼顾，协调推进。加强各相关职能部门间的协同，基于新生入学业务，统筹各单位需要的数据字段，注重必须字段，删减非必须字段，避免重复采集和非必要采集。

优化流程，协调汇聚。坚持线上线下协同，通过优化入学流程，集成服务事项，切实提升办事效率。在数字化转型进程的风口，依据学校数据中心的标准化要求，着力发挥标准化的互联互通作用，促进各部门数据共享。

需求导向，重点突破。聚焦入学事项优化的迫切需求，围绕数据共享、流程再造、服务协同等关键目标，重点突破入学事项的痛点、难点，提升入学的办理效率。

基于以上原则，我们对学生入学场景进行解析，主要可分为三个方面：

1.任务拆解，明确流程

学校多次召开协调会，对整个新生报到流程重新梳理并拆解。经多次讨论研究，最终报到流程分为前期准备、线上注册、现场报到三个环节（图1）。

图1 “入学一件事”流程

作者：张建霞（浙江大学党委办公室、校长办公室）、王琎（浙江大学本科生院）、洪波（浙江大学信息技术中心）