你会做会议纪要吗？

引

会议纪要作为项目管理的必备工具之一，它的重要性经常被大家所忽略。

的确，相比于甘特图、Xmind、Visio等工具来说，会议纪要是最基础的工具了，也没有那么高大上，所以在某些团队中经常被忽视。

但在我的团队中，会议纪要十分受重视，团队中从项目助理到项目经理，甚至到项目管理层，全员都做过会议纪要，会议纪要作为项目成员的基础能力之一。

那么你可能要问，为什么我的团队如此看重会议纪要呢？怎样才算会做会议纪要呢？

一、会议纪要的重要性

你是否曾经收到过这样的邮件—会议纪要标题，打开看是某会议相关纪要，然后密密麻麻的流水账文字。这时候你第一反应是什么，这东西太难阅读了。这篇会议纪要就石沉大海了。

那么会议纪要需要记录什么呢？

我们先设想一个会议的场景。在会议讨论中，与会成员们快速的就一些项目细节做出临时决议，而这些看似小的决议，却是十分重要的，因为它们会引起部分的项目工作做出相应的调整。但是，如果没有成员做会议纪要，这些重要的决议就这样转瞬即逝，会后也得不到落实。

我们知道，在项目的启动、规划、执行、监控及收尾阶段，都有明确的项目计划，列明项目组需要完成的工作项及时间节点。

但在实际情况中，这些项目计划并不能涵盖项目组所有工作，项目计划中的工作项有时也需要进行调整。项目工作项的补充或调整，很大部分都来自于以上的会议讨论的场景中。但是如果没有及时的记录，会议决议得不到落实，项目进度就会变相的被延误，所以会议纪要对于项目进度把控来说，是至关重要的。

二、如何做好会议纪要

看到这里，不少项目经理会说，我们知道会议纪要很重要，我们也对每个会议都做了会议纪要。但，只是单纯的做了会议纪要是不够的，我们真正需要的是高质量的会议纪要。不少会议纪要通篇看下来，全是“与会成员就该事宜进行了讨论”、“就该事宜达成了一致意见”等等。这样的会议纪要只是一本流水账，没有记录实质性的内容。用这样的会议纪要来辅助项目进度的把控，风险更大。

首先，我们从会议纪要的基本属性来看，它是一种记叙性文章，要记录人物、时间、地点、事件起因、经过及结果。

我们再结合项目工作来看会议纪要，我们要明确为何开会，开会内容，形成了哪些结论。所以会议纪要的记录，要说明补充或新增工作项的原因，明确工作目标，落实责任人，制定时间节点。

知道了会议纪要的基本要素之后，我们站在宏观的角度，根据会议的性质，主题和规模大小，可以使用如下三种记录方法：

1、集中概述

针对小型会议，或是主题明确统一的会议，可以将各项要素整合在一起，进行集中概述。中心内容简洁明了。

２、分项总结

针对大型会议，或是主题多而分散的会议，就要用辅以小标题进行分项总结，有针对性的概括各个主题中的各项内容。主题明确，层次清晰。

３、发言提要

如果会议是以与会成员之间的问答或对话形式进行的，那么可以对典型性的发言内容进行总结，按发言顺序记录。这样可以如实阐释与会成员的意见。

三、好好利用会议纪要

会议纪要做好了之后，我们更好好好地利用起来。

首先我们要将会议纪要与《项目进度计划表》或《项目问题跟踪表》相结合。项目助理将会议纪要记录的各项工作及时更新到表格中，就可以在规定时间节点内，与对应工作负责人跟进落实工作项的进度了。

在实际工作中，还有一种场景：我们在工作中经常需要回溯某个会议的具体内容，这时需要翻阅大量的历史会议纪要。为了更高效率的管理会议纪要，我们需要做会议纪要目录表。将会议纪要的主题，时间，参会人员等信息做摘要记录，这样能在查找会议纪要时提高效率。

结语

其实做好会议纪要仅仅是工作当中很小的一部分，但其中能够看出一个人的职业化水平，它考察我们对重要信息的抓取能力，对大量输出内容总结概括、表达能力。不仅是做会议纪要，这些能力，在其他的工作中也是十分必要的。

现在的你应该对会议纪要有了全新的认识，也对怎样做好会议纪要了如指掌了吧？节假日可是弯道超车的最好时机哟，在节后的工作中要好好使用做会议纪要的方法，巩固自己的底层能力，让领导同事们对你刮目相看吧！

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