工作所必须掌握的思维——结构化思维

平时的工作中，比较让人烦心的场景，一是对方跟你沟通了很长时间，你也没明白他的核心观点是什么，最后不得不向对方表达“没明白你的意思，你需要我做什么？”；场景二是对方沟通时说了核心观点，但是不说为什么要这么做，当询问原因时，支撑观点的理由既不客观也没有数据支撑，最后以没有结果结束这场对话。其实还有很多很多类似的场景，这样的工作沟通，浪费了大量的时间，沟通成本非常高。

最近看的一本书《极简思考——来自世界顶尖咨询公司的高效工作法》给出了方法。在开篇作者迈克·费寥洛就写道：高效沟通是可以习得的，而且远没有你想象得那么难。他将这种方法叫作“结构化思维过程”。

作者在介绍这个方法前，希望看这本书的人可以将一个初步想法逐步转化成一个能被批准的方案。而我在阅读的过程中，感受到如果使用结构化思维方法，那么对于组织自己的逻辑、设计一个相对完善的方案是有非常大的帮助的。

而且无论是方案还是汇报，甚至一个沟通，都要谨记：以结果为导向，根据听众的需求调整内容。

结构化思维过程主要有9个步骤：

第一步：定义问题。在解决问题之前，你必须先知道真正的问题是什么。

有很多时候还未对问题明确，就开始想解决方案，这是职场中经常遇到的情况。无论是布置工作还是被布置工作，都需要定义问题，也就是明确“是什么”和“为什么”。如果这两个不明确，那么可能提出的解决方案会完全错误。就如布置一项沟通的培训，如果不明确是要改善跨部门沟通还是提升外部沟通能力，以及为什么要进行这样的沟通培训，是不可能达到培训效果的。

在进行这一步骤的时候，一定要养成将问题写下来的习惯，然后与问题发起人或者利益相关人确认这是否是他们需要你解答的问题。甚至可以让他们用1-10的分数来打分，来明确问题定义的准确度。

选择一个正确的假设来解决实际问题。结构化思维是被假设驱动的，而且要确定一个好的假设之后快速行动。有人会对这个有疑问，因为可能一开始错过最佳解决方案，但是结构化思维就是让行动为主导、迅速创造价值，可能第一次尝试无法带来价值，但是过多的分析也不会创造价值，所以当第一个假设被证明不是最佳选择时，需要快速返回假设列表，选择另一个假设进行结构化思维。

第二步：提出核心建议。核心建议包括两部分。第一部分是“我们要执行什么”，也就是你在前一步中做出的假设；第二部分则是“为什么我们要执行”，这个也被称为触动点，是利益相关人最关心的衡量标准或目标。

而且核心建议不要超过三点，想象一下沟通的对象都是老板，超过3点会让老板迷惑，抓不住重点。

在这一步骤，你仍然需要在草稿纸上写写画画，“写”这个过程本身会促使你用准确的语言，你的核心建议越清晰准确，你的沟通对象就越容易明白它是什么。

第三步：建构框架。搭建框架的过程是将想法和概念按照一定逻辑分组、排列，目的是引导你的沟通对象得出你的结论——而你所要达到的结论是你的核心建议。

有两种基础结构——层形结构和列形结构。

1、层形结构。适用于两种情形：一是沟通对象缺乏背景知识；另一种是沟通对象抵触你的建议。

2、列形结构。当你的沟通对象熟悉方案的主题，或者不需要你提供所有信息的情况时，可以采用列形结构。在列形结构中各列要进行很好的分类，各列不能有重复的部分。

你需要在一个白板上勾画你的设想，画画可以帮你将结构视觉化，因为你的框架会随着思考而变化，在白板上打草稿比在草稿纸上更容易修改和重写。

根据不同的沟通对象，一个核心建议可能需要制作不同的框架，相同的解决方案与人力资源总监沟通的框架是不同于与财务总监沟通的框架，有时层形结构与列形结构可能会复合，这点一定是根据沟通对象进行组合和改变的。

第四步：创建故事。这应当是一个简单的讲述，让你的沟通对象能够从你的故事中了解到你的结论，你创建的故事应当符合你选择的逻辑。

层形结构的叙述顺序是：背景介绍、形势变化，最后则是你的核心建议。

列形结构的叙述顺序是：核心建议，之后是竖列中的内容。

你可以在word文档中或者在邮件中编写内容，它将成为最终版本的大纲，你将在之后的步骤中根据反馈逐步修改这部分内容。

撰写叙述时一定要记住简练，即使是要向老板汇报，也不要写那些体现上下级的套话，这样的叙述会极大影响客观性。

第五步：讨论和打磨故事。这时你开始接收到他人的反馈。注意，在你开始花费精力进行分析之前，就应该引导他人进入你的故事之中。

在进行这一阶段时，你需要制作一个日程表来安排和不同的人见面，得到他们的反馈。

在得到反馈的过程中，可以广泛征询意见，但是一定要记住谁是利益相关人，最终你有接受或拒绝建议的选择权。

第六步：选择重要事例。这种方法并不要求你收罗所有事实，而是需要包含所有重要的事实，一次充实自己的故事。

回到你的白板前，重新审视你的框架，然后写下你为这个方案找到的有力的证据和分析。

第七步：证明或推翻假设。这一步骤要为建议中的每一个要点找到论据。现在你可以用数据说话了，打开制表工具开始寻找数字，但是你最好在分析时带着一个目标。你的分析不是为了考察事实，而是为了找到一个特定的结果——证明或者推翻一个想法。

第八步：整合信息。不论你是在策划演讲、写备忘录、写邮件还是起草任何文件，在最终步骤前，你所有的文件都已经完成了，现在你所需要的只是一项整合练习。

如果你要做报告，那么此时你应当开始做幻灯片；如果你在写备忘录或者邮件，你就要按照相应的大纲来撰写。无论以怎样的形式进行沟通，都要选择一个适合你沟通对象的沟通方式。

第九步：分享想法。最终，必须要把你的想法分享给利益相关人。了解他们获取信息的偏好，可以使你的沟通更为成功。

分享的方法要根据沟通对象来确定。你可能需要做一次正式的报告，也可能采用网络会议、电话会议或者其他适合你沟通对象的方法来呈现你的最终方案。

在整个结构化思维过程中，比较重要的是前4个步骤，并且在整个过程中要明确利益相关人，谁能决定最终的方案。如果是解决方案的汇报，结构化思维的过程要不断迭代，最终以简洁、明确的语言进行描述，避免套话。如果是平时的方案沟通，可以使用层形结构和列形结构来进行，会节省大量的沟通成本。

无论是大型汇报还是小范围沟通，现代职场人都要做到简洁、严谨、直戳重点！