文档书写能力是项目经理的核心技能

文档书写能力是项目经理的核心技能

原创2021-09-30 14:55·项目管理沉思录

谈到项目经理的核心技能,不同的项目经理会说出很多技能来,比如沟通能力、领导力、团队管理能力等,我在《项目经理需要哪些个人能力》这篇文章中也着重介绍了一些能力,今天聊聊一个很重要、却容易被忽视的能力----文档书写能力。

项目经理都是要写文档的,目前我还没有发现不需要写文档的项目经理,这里的文档,可以是一个宽泛的概念,包括word、ppt、excel等格式,写商业论证、项目章程、需求分析说明书、分包商申请、写一封邮件、给领导写讲话稿,都可以归结为写文档,说白了,就是写文字表达的,而不是动嘴表达的。不管项目经理喜欢不喜欢,文档书写能力还是能够很真实的反映出项目经理的个人能力的。

我们以前有个项目经理,文档书写能力弱,但是特别能说,特别会协调,到处要人,要资源,当面接触过的,好像觉得还行,说得好像头头是道的,反正是一直在说,滔滔不绝,再看看项目交付的文档,好像不行,错字连篇,词不达意。

下面是他发的一封邮件:“张总您好!现XXX系统需执行外延流程。XXXX,使用当初试点验收的文档进行外延流程,烦请批准。”

领导的邮件回复是这样的,只有一句话:“正式邮件中这么多错别字,重新发”。

这个真实的案例中,可见,项目经理,最低级的错别字都经常出现的话,在领导那里的印象不会好的,尤其在注重细节的领导面前。

不出现错别字,这应该是最低级的要求了。要做到这一点,看似很简单,其实还需要在平时多加注意,才能在紧急时刻,也不出现错别字,或者极少情况下出现错别字。有时客户或领导会突然向项目经理要一段话,十分钟就要提供出来,项目经理在这样的情形下,一着急,可能会出现错别字。有效的手段就是最后发出去之前,再过一眼,看看语句是否通顺,有无错别字。如果实在没有时间检查,只能靠日常不写错别字的习惯了。

在写文档的时候,最重要的是用正确合适的语句表达出清晰的思路来。比如,写一个项目目标、写项目的必要性,这些都是非常重要,需要一针见血、表明观点的,这往往需要项目经理和项目成员反复推敲,最终通过简练的语句概况表达出来,然后再进一步展开。项目目标的书写,可以朝着几个数字来表达,让听到汇报的领导,容易对这个目标有一定印象,起码是觉得项目组把目标梳理清楚的印象。例如目标写成“建设XXX平台,实现XXX,达到XXX等等”,围绕建设目标,建设内容包括“1个平台、2个示范应用、1套标准”,类似这种“121”,就比较好记,至少让人感到有条理性。必要性的话,最好能总结出3个必要性,从提升效益、提升效率、降低成本等方面,描述出项目非常有必要建设。清晰的思路可通过反复的思考与研讨,渐进明细下来,推荐看看《金字塔原理》这本书,并付出实践。我总觉得金字塔原理就是小学写作文的套路,总分式写法,重要的是把结论一下子亮出来。

注重文档的思路、条理性,需要根据具体的项目,进行剖析。每个项目的目标、内容均不一样,具体内容的逻辑性,还得区分对待。总的原则就是要前后一致,相互对应。不能前面列了一堆需求,但跟后面的功能需求没有什么关系,这样就闹笑话了。

文档的格式也很重要,我们这里有个小伙子,把word的样式弄了一个模板,字体、间距、表格、图片、标题、列表等等,都做成了自定义的样式,大家写文档的时候,直接应用里面的样式,文档内容很容易统一,先不看具体内容逻辑如何,起码看着很整洁,而且写文档、合稿的工作效率提高了一大截。文档一大,书写的人一多,合稿、调格式的工作量是很大的,一般人还不一定能搞得定,应用统一的样式,合稿的时候,复制粘贴,再稍微调整调整,就完工了,真是大快人心。

如果说写word的时候少,或者客户、领导也不怎么看word,那么,PPT则是更重要的文档了。PPT的书写,除了思路、文字,还要非常注重美观。思路这东西,怎么说呢,项目组可以有项目组的思路,但这不代表客户、领导、专家的思路,无论怎样写,总会有人有意见,有意见怎么办?不用争论,照着专家的意见改就是了。越争论,效果越不好。当然如果专家没有理解项目,或者理解错了,可以解释解释。美观方面,基本上都是能看出来的。PPT最忌讳的就是写成了word,一堆文字,没有图表,也没有什么排版,这就很不好了,让看PPT和听PPT的人,不知道该看什么,要听什么了,感觉很不好。上次有个项目经理,在一次专家评审会上,正汇报着呢,专家说“你别念了,你这个不过”。其他的项目,都是专家们讨论讨论,给出意见。这哥们可好,直接把项目给整没了。也不难理解,PPT写的乱七八糟,全是文字,也没汇报出个重点来,专家听得脑袋都大了,不然也不会一点面子不给。

写好PPT是需要下大功夫,长期磨炼,多学习,网上有很多PPT专家,可以学一学。写多了,就能形成合适的模板和套路了,也具备了一些素材,PPT做得越来越漂亮,文字越来越通顺,项目也会越来越顺利了。

增强文档书写能力,可能没有什么捷径,主要是要多用心、多模仿、多练习、多推敲,写的多了,慢慢能力就上来了。当项目经理无法当面与高层领导沟通时,书写的文档,就是高层领导对项目经理的印象,具备优秀的文档书写能力,是每个优秀项目经理必须追求的。

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