撰写文字材料的方法与技巧

材料是泛称, 是工作中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称。每种材料都有各自的具体要求, 但一般来说有以下几项基本要求:一要意图清楚, 即说什么, 明确提出问题;二要结构合理, 即怎么说, 围绕问题怎么展开, 提出解决问题的方案, 有头有尾, 有理有据, 主次分明;三要语言流畅, 即说得好, 要把材料写得有声有色、回味无穷。材料的质量有优劣之分:最基本的就是讲清楚, 让人明白你在讲什么;再好点的就是讲到位, 让人明白你讲的主题是什么, 干净简洁;最好的材料讲得美, 不但让人明白你讲什么, 而且引人入胜, 让人如沐春风, 能得到启发。

一、撰写材料的基本步骤

按照撰写材料的顺序, 一般可以分为如下七个主要步骤:把握方向、领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。如同建房屋一样, 把握方向相当于建房选址, 领会意图如同确定房屋用途, 理清思路相当于完成施工图纸, 搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的主体结构, 充实内容如同砌好每个房间, 修饰语言如同室内装修, 反复校对就是在装修过程中不断修改。

(一) 把握方向。方向比速度更重要。每个行业都有一定的规章制度和行业规范, 特别是涉及政治性问题时尤其如此。撰写材料前一定要了解国家法律法规和相关行业的规章制度, 不能出现与法律法规和上级精神不一致的内容。一般来说, 在把握方向上要做到合法、合理、合情。

(二) 领会意图。撰写材料是为了说明问题, 这就涉及领导和上级的工作意图。有些领导会明确说明讲哪几方面问题, 这样相对来说容易把握。有些领导没有明确说明, 或者由于时间关系没有完整的思路, 这就需要撰写者自己揣摩领导意图。一般来说, 要根据领导的办事风格来揣摩。大多数领导由于事务繁忙, 往往交代一件事情后就会遗忘, 这就需要主动向领导汇报征询意见, 防止材料出现较大的偏差。

(三) 理清思路。这是撰写材料的重心, 需要占去撰写材料至少 50%以上的时间。由于每份材料的要求不同, 思路到底怎样展开需要具体而论, 但有几点需要把握:一是要结构清楚。如材料分为几个问题, 第一个问题讲什么, 第二个问题讲什么, 要清清楚楚。二是要比例合适。要明白什么是重点, 什么是次重点, 什么是修饰, 重点部分应该浓墨重彩, 着重阐述, 次要部分则一笔带过。三是要逻辑顺序正确。先讲什么, 后讲什么, 要有一定顺序。

(四) 搭好框架。思路清楚了, 就可以据此搭构整个材料的框架。就和建房子一样, 把每栋房屋当成材料的大点一、二、三、四, 把房屋的每一层当成材料的次点 (一) 、 (二) 、 (三) 、 (四) , 把每个房间当成小点1、2、3、4, 依次类推, 每栋房屋、每层房屋、每个房间是什么用途, 这时要基本确定下来。需要说明的是, 整个要点的语言结构力求相同, 这样显得结构紧凑、思维缜密。

(五) 充实内容。为每个要点填充适当的内容, 所有的内容必须受要点的约束和领导, 切忌出现以下几种情况:不能统领———要点不能完全概括所属内容;要点冲突———要点所表达的内涵与所属内容相互冲突;内容交叉———各要点内容互相交叉。要防止出现以上问题, 主要还是要理清思路。

(六) 修饰语言。房子建好了需要装修, 材料写好了也得润饰。一看表达到不到位, 二看通不通顺, 三看精不精练, 四看出不出彩。这里有个取巧的办法, 就是把材料尽可能多给别人修改, 材料经过多人修改后肯定会更完善。

(七) 反复校对。这是材料写作的最后一道工序, 主要是防止出现错别字、漏字, 犯一些低级错误。试想, 一份高质量的材料, 如果出现几个错别字, 就像吃一顿海鲜大餐快完时发现盘子里有个死苍蝇, 材料的档次就会大大降低。

二、如何提高材料写作水平

这看似是一个非常复杂的问题, 其实很简单, 说穿了就一个字———“勤”, 只有勤奋才是提高材料写作水平的唯一途径。具体来说就是要做到“四多”。

(一) 多看。多看书, 多看别人写的比较成功的材料是一个提高材料写作水平的好方法, 通过适当的模仿和借鉴, 可以在短期内快速提高写作水平。“天下文章一大抄, 看你会抄不会抄”, 在一定程度上道出了其中的奥妙。全盘照搬是抄袭, 适当引用叫借鉴。

(二) 多记。好记性不如烂笔头, 必要的知识积累和整理对写作很有帮助。建立分门别类的摘抄本, 按照自己喜好和记忆习惯积累一些名言警句、诗词歌赋、数据事例等, 在撰写材料时加以引用, 有时会产生意想不到的效果。

(三) 多思。古人云:学而不思则罔。思考可以有这样几种方式:反向思维, 对文章提出批判性意见, 反其道而行之, 说不定有新的观点产生。发散思维, 由一而二, 由此及彼, 触类旁通, 不断深入, 得出相关或者相类似的观点, 填补空白。归纳思维, 在别人观点的基础上, 总结归纳, 进一步提炼观点。

(四) 多写。多看、多记、多思都是为多写铺垫的, 刚开始写肯定会遇到许多困难, 但可以先从简单的开始, 由简到繁, 一步一步提高, 到后来你就会发现, 写材料虽然很枯燥但其中也有乐趣, 成功地完成了一个材料后, 那种喜悦的心情是完成其他工作所不能代替的。

正如国学大师王国维治学三境界之说:昨夜西风凋碧树, 独上高楼, 望尽天涯路 (晏殊词) ;衣带渐宽终不悔, 为伊消得人憔悴 (柳永词) ;众里寻他千百度, 蓦然回首, 那人却在灯火阑珊处 (辛弃疾词) 。提高材料写作水平也必须经历这样三个境界:初时困惑迷惘, 不知如何下手;再者艰辛痛苦, 四处探索;最后有所收获感到欢欣和愉悦。

三、撰写材料应注意的问题

(一) 忌逻辑混乱。任何事物都有一定的逻辑性, 也就是有一定的规律性。事情有急缓重轻之分, 一般来说先办急事、重事、大事, 后办缓事、轻事和小事。写文章也是如此, 要搞清楚先写什么后写什么, 不能乱了次序。

(二) 忌主次不分。一份材料的重点是主要的, 其他都是为说明这点而服务的, 如果重点没有讲清, 其他部分写得再好, 也是喧宾夺主、主次颠倒, 让人一头雾水, 摸不清头绪。正确的做法是, 主要部分要浓墨重彩、毫不吝啬, 洋洋洒洒千万言, 次要的部分要惜墨如金、蜻蜓点水, 绝不多说一句话。这样才能做到主次分明、结构合理、相得益彰。

(三) 忌重复啰嗦。语言讲究准确、简洁、优美, 特别是供领导干部审阅的材料尤其要做好这一点, 因为领导干部通常不会有很多时间看一份材料。能够用一句话表达清楚的绝不用两句话, 能够一分钟说完的不用两分钟。在表达准确的基础上, 能删的删, 能合并的尽量合并。

四、材料的结构构建

确定材料的架构是撰写材料的重点。一篇材料如何搭建结构, 方法很多, 下面提供几点思路供大家参考。

(一) 按时间规律。有些材料按照时间发展顺序展开比较合理。要开展一项整治活动, 一般把活动分为几个阶段, 第一阶段做什么, 第二阶段做什么, 依次类推, 这就是按时间顺序展开。

(二) 按空间规律。这种思维方法在介绍空间结构的材料中经常采用, 而且简便有效, 符合读者思维习惯。比如要介绍一个地方的基本情况, 其中使用最多的方法就是按照空间顺序来介绍, 先介绍省会城市, 然后依次介绍其他城市和地区。

(三) 按思维规律。根据人的思维习惯来展开, 可以尽快地抓住要点。比如, 你处在某事故现场, 在拨打报警电话时, 一定得把地点、时间、人员等主要要素讲清楚, 以便救援人员在最短时间到达现场。

(四) 按客观规律。每项工作都会涉及不同的内容, 这是客观存在的。工程建设涉及规划、选址、方案、招标、质量、监理等, 卫生防疫涉及医院管理、用药安全、医疗器材等。所以, 在拟定材料时要充分考虑各自的客观规律, 充分占有第一手资料, 这样才能少出纰漏, 杜绝外行话。

五、提升材料质量的窍门

(一) 适当引用一些名言警句。这既可以提升整个材料的档次与层次, 又可以使整个材料显得简洁精练。在材料的开头引用, 可以收到高屋建瓴、纲举目张、提纲挈领的作用, 增加整篇材料的气势;在材料的结尾引用, 可以给人画龙点睛、一气呵成、余味悠长的感觉。

(二) 换一种表达方式。针对不同的文体、阅读对象、具体事项, 要有不同的表达方式。一般来说, 正规文件材料的表达方式相对比较严谨, 应尽量少用口头语言;讲话类材料由于用语环境相对宽松, 把主要意思表达到了就行, 也可以用一些富有感染力的词句, 比如较长的排比句, 现场冲击感要强一些。

(三) 勇于提升高度和深度。站得高才能看得远, 写文字材料一定要具备大局观念和长远意识, 有一定的思想性。如果就事论事、局限于一隅, 整份材料就会显得小家子气, 没有代表性。

(四) 注意各层标题的提炼和总结。在材料构思阶段, 区分各个大点时, 各层标题要求结构严谨、统领得当, 给人以深思熟虑、思维严谨、条理清晰之感。这就需要在构思时反复提炼观点、细致斟酌、不断修改。

(五) 要富有时代气息。一份成功的材料一定要紧跟时代步伐, 把握时代脉搏, 富有时代气息。要有新的东西蕴含其中, 要有新创意、新视点、新思路、新发现、新结论, 这样才能感染人、鼓舞人、启发人。