办公室主任工作会议讲话(2)
同志们：
市工信委召开这次全市工信系统办公室主任会议，目的就是为大家提供一个相互熟悉沟通、交流工作经验的机会，共同研究新形势下工信系统办公室业务工作，进一步提高为全市绿色工业跨越发展的服务水平。会议期间，我们很荣幸地邀请到市委党校、市政府办相关领导作公文写作、政务信息、督查工作等讲座，委办公室还将对今年工作做安排和部署，希望大家认真学习贯彻。下面，根据会议安排，我就如何做好办公室工作，谈谈几点体会，但愿对大家有所启发、有所帮助。
一、办公室工作的地位和作用
(一)关于办公室的地位。办公室是一个机关或部门内为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，是领导的耳目和左右手，是工作运转和承上启下、联系左右、沟通内外、保持整体工作正常运转的中枢。
办公室工作有政务，也有事务;有大事，也有小事;有务虚的，也有务实的;有综合的，也有单项的;有常规的，也有紧急的;有主要矛盾，也有次要矛盾;等等。
做好办公室工作，从而服务好领导，服务好机关，服务好基层和群众，取决于众多的因素，也需要从多方面作努力，但是，根本的还在于科学化、制度化、规范化建设和管理。
(二)关于办公室的职能作用。办公室的地位决定了办公室的职能。办公室的职能大体可以概括为 “调研、参谋、协调、服务”或者“参与政务，管理事务，搞好服务”,也可以概括为“办文、办会、办事”。
同志们知道，“两化”融合是我们促进经济发展方式转变的必由之路，工信部门的根本任务就是推动“两化”深度融合。市第三次党代会提出了“生态立市、绿色发展”的理念，市委三届三次全会明确提出实施“13111”工程，市二届人大四次会议第一次提出了“工业是支撑普洱率先跨越发展的脊梁，必须把工业发展作为全市经济发展的当务之急，大力实施绿色工业强市战略”;国家绿色经济试验示范区建设动员大会、普洱市企业家大会、普洱市绿色发展论坛，将全市生态立市、绿色发展引向了深入，吹响了普洱工业绿色跨越式发展的号角。全市工信系统在实施“13111”工程和“绿色工业强市”战略中，承担着极其光荣而重要的任务，而要完成这一宏伟目标任务，工信系统办公室的责任更加重大，要靠我们一系列的具体工作来保障。
(三)关于办公室工作人员的素质要求。为了做好办公室的服务工作，更好地发挥办公室的职能作用，办公室工作人员应该努力提高六个方面的素质：
一要树立强烈的事业心和高度的责任感。事业心和责任感是一个人对人生价值追求的精神精华，是人生奋斗的目标在精神世界的集中表现，也是每个人做人的灵魂和最高准则。这一条看起来很抽象，但实际上很具体，会在很多具体工作中表现出来。在现实生活中往往有这样的情况，同样是一项工作，两个不同的人，由于事业心和责任感不同，会有不同的结果。一些人能力虽然强一点，水平高一些，但由于他的事业心、责任感差一些，工作也可能会差一些;相反，一些人虽然能力差一些，水平低一点，由于他们事业心和责任感强，工作则可能反而会做得更好，能够得到人们的普遍好评。所以，没有顽强的意志，没有高尚的精神，智慧再高也发挥不出来。
二要努力学习各方面的知识。办公室的工作人员应该志大才也大，只有德才兼备，才能做好工作。办公室干部比其他部门的干部，能力素质方面要求应更全面些。不仅要懂得办公室的工作，还要了解其他部门的工作;不仅要懂业务，还要懂政治、经济、文化、历史，等等。这就要求我们在办公室工作的同志，要比在其他部门的同志更加刻苦努力学习，掌握更多的知识，具有更全面的素质。因此，我们必须努力学习各方面的知识，包括书本理论知识、实践经验知识、社会生活知识，如果具备了这三方面的知识，其素质就比较全面，就能够把工作做得比较好。如果缺少了其中一个方面，知识结构就不全面。
书本理论知识包括马克思主义基本原理，领导科学知识，社会史、经济史等相关知识，业务工作的基本理论以及其他有关学科的知识;实践经验知识包括办公室的工作经验和知识，各种业务报表、材料等间接的实践经验知识和调查研究;社会生活知识包括不上书本，不上材料，往往反映为人们的某种习惯或惯例，大量是属于感情方面的东西，如领导同志的思维习惯、工作习惯、生活习惯等等。
三要具备协调一致的精神。办公室的工作是一个有机整体。在这个整体中，每一个同志都是其中的一员。如果把办公室的工作比喻成一部机器的话，我们每一个人都是这部机器的部件。要使办公室这部“机器”整体高效运转，就必须使各个部件都要紧张起来，协调起来。如果其中一个部件不动，不协调，这部“机器”的运转就不正常，就要出毛病。所以协调一致的精神，是我们办公室干部的一个非常重要的思想素质。特别值得强调的是，协调一致需要处理好发挥大家主观能动性和统一领导的关系。
四要有任劳任怨、默默奉献的精神。办公室的干部高尚就高尚在这里，吃亏也吃亏在这里。说高尚，就是因为任劳任怨、默默奉献的精神体现了高度的为人民服务精神;说吃亏，就是做了很多事没人知道。因而，往往自己该得到的东西没有能够得到。有时候，有的事情我们没有办好，人家埋怨，可能心里内疚，这种埋怨还能承受得起;有些事情我们办好了，人家还会埋怨，所谓好心不得好报，这种埋怨往往难以承受。其实，这正是考验我们是否具有任劳任怨精神的时候。当然，强调任劳任怨，不是叫我们干什么都低三下四，忍气吞声，任人宰割，而是善于协调，不卑不亢，坚持原则。有了任劳任怨的精神，还需要有默默奉献的精神，有了这两种精神，在办公室的工作就好做了。
五要提倡严谨、廉洁的作风。我们的原则是，解放思想，大胆放手，严于律己，宽厚待人，气氛和谐。要做到工作严谨，一丝不苟;生活严谨，廉洁简朴。我们办公室的同志，在处理生活和工作等各种关系过程中，要提倡和践行上述原则，做到工作上严谨，生活上也严谨。特别是办公室是个管财管物的部门，又是一个枢纽部门，往往很多矛盾都会交织在办公室里，谨慎一点对自己有好处。
六要勤于思考善于思考。人的思维活动是不受时空限制的，古人讲“心之官则思，思则得之”，“行成于思”，“三思而后行”，“博学、拷问、慎思、笃行”是学习的最高境界。毛主席也讲“多想苦想”，“多想出智慧”，“开动机器”，强调的都是用头脑思索。要处处留心，多问几个为什么。经过认真思索，就会变糊涂为明白。要善于联系，注重现象和现象相联系、事物与事物相联系、理论与理论相联系、理论与实际相联系，从中发现问题，发现规律。要珍惜时间，有效地利用时间，理发、洗澡、散步、坐车的时候，都可以用于思索;要把零碎的事情捆起来办，切忌肢解时间;要想方设法挤留出宝贵时间，使自己静下来，翻点材料、读点书，系统地想点问题。
二、充分发挥办公室主任的积极作用
办公室主任全程参与“调查研究、决策制定、工作部署、工作落实、督促检查、总结推广经验”各个环节的工作，在调动办公室人员积极性，落实办公室职能作用中起着关键作用。我市工信系统办公室主任在推进全市“两化”融合，实施“13111”工程，生态立市，绿色发展的伟大实践中起着至关重要的作用，充分发挥办公室主任的积极能动作用意义十分重大。充分发挥办公室主任的积极作用，要着力抓好以下几项工作：
(一)加强自身修养
办公室作为机关运转的中枢和核心机构，其工作水平和质量直接影响整个机关的正常运转和工作开展。而办公室主任作为办公室的“班长”，主要负责人，其素质的高低又决定了办公室工作的好坏。办公室主任主动适应新的形势，加强自我修养，提高自身素质，就成了做好办公室工作的必然要求。办公室主任既要具备办公室工作人员的基本素质，还应加强以下八个方面的自身修养
1.在练头脑上下功夫，做到善于思辨勤总结。一是培养强大的信息储存能力。办公室主任必须养成事事关心、处处留意的好习惯，目之所见、耳之所闻、鼻之所嗅、舌之所感、肤之所触，都要将其及时收集整理并储存在大脑中，以为日后给领导服务、当好参谋、提供决策提供信息支持和依据。
二是培养较强的分析思辨能力。善于对各类信息的分类与分析应是办公室主任的基本功。当一个信息反馈到大脑时，作为办公室主任应立即作出几个最基本的反应：该信息属什么类型?其重要程度如何?为什么会出现这个信息?与当前工作有什么必然联系?会对工作或将要对工作产生什么影响?等等，经过一番分析思考，归纳整理，以备使用。
三是培养快速的应变处理能力。信息的储存与分析，最终是为方便调度、及时指导和处理问题服务的，领导问计于办公室，要及时拿得出初步的设想及充分的依据;问题出现在办公室，要及时拿得出化解的措施。所谓上下通晓、左右逢源、沉着冷静、游刃有余，就是办公室主任大脑敏捷的具体体现。
2.在练眼睛上下功夫，做到勤于观察善发现。办公室主任既要高屋建瓴，总揽全局，又要见微知著，看叶知秋。必须把眼光从纷繁的日常事务中拔出来，根据自身所处的位置、场景和工作阶段的不同而不断地调整视角。
一是视野必须开阔。在工作中，办公室主任只有把自身的业务工作同本单位的整体工作联系起来，才能找准办公室近段的工作重点，并对下一阶段的工作作出准确定位，才能使办公室的工作更贴近领导的工作思路。
二是观察必须仔细。在对全局大事具有敏锐洞察力的同时，办公室主任更要有善于观察小事的功夫。一个眼神，一个看似不经意的动作，一个稍纵即逝的表情，办公室主任都应该尽收眼底，并能从这些“小事”中分析断定它表达的意义和隐含的潜台词，才能始终在整个工作过程中占尽先机，赢得主动。
三是发现必须及时。有人往往从别人已经总结出的经验中、已经发掘的典型中看到了或多或少似曾相识的东西，其实这些典型、这些经验也许就发生和成长在自己的身边，自己只是没有发现或没有及时发现而已。因此，承担着总结经验、推广典型、开展宣传重任的办公室主任就必须学会有以小见大、见微知著的本领，发现比别人早一点，发掘比别人深一点。
3.在练嘴巴上下功夫，做到巧于言辞能保密。一要能言善辩。办公室主任必须具有较强的文字表达能力，同时应该具有较强的口头表达能力。要有意识地加强口头表达训练，做到说话口齿清楚，语言简洁，观点明确，条理清楚，态度从容，不亢不卑，分场合，讲分寸，能吸引人、打动人、说服人。
二要保守秘密。如果说能言善辩是办公室主任必备的业务素质，那么守口如瓶同样是他必备的政治素质。由于工作性质所决定，办公室主任享有比别的中层干部更多的知情权，他有更多的机会获得更多的在一定的时间、范围内被称之为秘密的信息和资料，而这些信息和资料往往也是单位的工作重点，群众关注的热点和议论的焦点。这就要求办公室主任必须时刻牢记自己的身份，增强政治意识，严格做到参政不议政，涉密不泄密，不该自己说的坚决不说。
4.在练肩膀上下功夫，做到勇担责任乐举贤。做好办公室工作离不开方方面面的配合与支持，办公室主任必须做到勇于揽过，乐于举贤。
一要勇于揽过。揽过是一种气质，更是一种工作艺术。办公室工作点多面广，在工作中顾此失彼、出现失误在所难免。但出了问题之后，是大发雷霆，当场斥责，还是冷静对待，善意指出，却很有讲究。一个成熟的办公室主任，在工作一旦失误后，必定是在第一时间将出现过错的责任“揽”到自己肩上，来接受领导或同事的批评，而不是对失误者吹胡子瞪眼。因为他懂得爱护了下属的脸面，也就调动了他们工作的积极性，更加增强了其认真工作的责任感。在以后的工作中，他们肯定会自加压力，更加努力工作，减少失误，从而推动办公室工作迈上新的台阶。
二要乐于举贤。办公室主任应虚怀若谷、宽厚待人。要“能容人胜己，不嫉贤妒能;能容人直言，不忌恨在心;能助人为乐，不袖手旁观”。只有这样，才能赢得更多同志的支持与配合，别人和社会就会抬举你，你工作的环境也才会更加宽松和谐。办公室主任必须淡泊名利，保持一颗平常心，努力做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑，经得住诱惑，守得住清贫，不把以权谋私看作本事，不把追求低级趣味视为潇洒，才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼，使自己的情操得到陶冶，心灵得到净化。
5.在练心胸上下功夫，做到善解矛盾多包容。办公室是机关事务与矛盾的集中地，办公室主任也经常站在机关事务与矛盾的风口浪尖上。必须虚怀若谷，胸襟博大，善于化解一切矛盾，包容一切是非面，才能保证机关各项工作的顺利开展。
一要及时化解矛盾。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎么办?一方面要有化解矛盾的信心。办公室主任必须相信自己有能力化干戈为玉帛、化尖锐为平和，不是特别棘手的难题，一般不要让矛盾走出办公室。那种碰到问题绕道走，遇上矛盾就上交的做法是办公室主任无能的表现。一方面要认真分析矛盾的性质。矛盾摆在面前，要分得清哪个是主要矛盾，哪个矛盾在现实的工作中带有普遍性等，从众多矛盾中分清轻重缓急，找出矛盾产生的根源，寻求解决的最佳办法。另一方面要用热心肠去化解矛盾的坚冰。在解决矛盾的过程中，办公室主任要学会换位思考，切中要害，把握根本，在心与心的沟通、情与理的交融中化矛盾于无形。
二要学会理解包容。拥有一颗包容之心对办公室主任来说十分重要。发生在办公室的是非曲直可谓是司空见惯，误解者有之，批评者有之，冷嘲热讽者有之，凡此种种，办公室主任都得无一例外地包容下来，切不可小肚鸡肠、斤斤计较。但也不可视而不见、充耳不闻。是误解的，交给时间去澄清;是批评的，其正确就认真地加以改进;对冷嘲热讽者，一个宽容的微笑远比针锋相对、反唇相讥更具威力。唯有这样，才不至于被这些扰乱自己的阵脚，才能够保持一种平和的心态来从事本职工作。
6.在练腰板上下功夫，做到敢于管理强督办。搞好日常事务管理和搞好工作督办，是办公室的重要职能。这两项工作都关系到整个机关的正常运行和工作落实到位，来不得半点马虎，不允许有一丝敷衍。然而在事务管理和工作督办中，往往会遇到很多矛盾和阻力，这就要求办公室主任要练就一副“硬腰杆”，敢于坚持原则，搞好协调配合，加强机关管理，强化工作督办。
一要坚持原则，狠抓管理。管理工作的原则性很强，坚持原则是搞好管理的前提。办公室主任必须敢于坚持真理，严格按照机关各项制度进行管理，一项一项抓落实，必要时还要拉得下脸面，顶得住压力，对不服从管理、不按制度办事的人和事进行必要的行政和经济处理，增强管理的刚性。要更加重视工作的制度化、规范化、科学化。通过制度建设使办公室各项工作在科学的基础上有章法可循，有规则可依;各个环节有条不紊，环环相扣;各项任务善始善终，事事落实;每个人员立岗恰当，责任清楚，任务明确;各项考核有标准，奖罚有依据，从而形成团结、和谐、务实、进取的良性环境和规范、有序、高效、优质的运作机制。
二要令行禁止，加强督办。实际工作中，我们经常遇到工作雷声大，雨点小的尴尬局面。这其实是工作缺乏督办的后果。没有督办，领导集体就无权威，上下级就政令不畅，工作就会流于形式。因此，办公室主任要敢于出面，以大局为重，以工作为重，不当老好人，不怕得罪人，创新工作机制，搞好关系协调，狠抓跟踪督查，敢于借助领导的权威和“上方宝剑”，大胆揭露不落实的问题，大胆揭露妨碍决策的问题，确保决策和工作的全面贯彻落实。对落实中遇到的问题，应及时向领导提出建议，以消除矛盾，解决问题，完善决策。
7.在练手脚上下功夫，做到广泛调研多反馈。信息是领导开展决策推进工作的重要依据和手段，调查研究则是办公室发挥参谋助手作用的重要手段。办公室是领导决策的重要的“信息库”，采集高密度信息，撰写高质量文章，开发高质量调研，理应放在办公室工作的突出位置。作为办公室主任，更应做到手勤腿快，切实当好领导的参谋助手。
一是手要勤，广泛收集和精心整理。办公室是机关信息传递交流中心。面对纷繁复杂的信息，作为办公室主任必要掌握两点：一是领导想知道什么?二是领导该知道什么?搞清楚了这两点，就能从众多纷繁复杂的信息中筛选出最有参考价值的领导最感兴趣的信息，然后进行编辑整理，简明扼要地及时传递给领导。
二是腿要快，广泛调研及时反馈。办公室主任必须带头要求全体同志，深入基层，开展调研，捕捉信息，认真研究，仔细分析，及时反馈，让领导在最短的时间内取得更为详实的一手资料，减少决策的盲目性，增强针对性，提高准确性。
8.在练身板上下功夫，做到甘于奉献和爱岗敬业。办公室工作是一个付出多、回报少的工作;是一个埋头苦干、为人作嫁衣的工作;是一个需过十磨九难、默默耕耘才能赢得大家理解和信赖的工作，工作责任大，难度大，搞好办公室工作必须有一支精干的队伍。因此，作为办公室主任，必须树立起良好的自身形象，来带动和影响他人。
一要加强业务学习。办公室的职能决定了办公室主任既要通晓本单位的业务又要具备专长的写作能力，行政管理能力，综合协调能力。作为新时期的办公室主任，必须十分注重综合素质的培养，养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的良好学习习惯加强学习，多向书本学，向实践学，向领导和同事们学，不断充实和提高自己。
二要增强服务意识。办公室的工作就是为领导服务，为机关服务，为基层服务。办公室主任应该成为办公室一名最为出色的服务员，无论是对内对外，对上对下，办公室主任都要做到言语热情，态度和蔼，在服务中尽力解决工作生活中的困难，在全局上下营造一种和谐、有序、文明的工作生活环境。这样，办公室才能真正成为内外连结的纽带,上下沟通的桥梁。
(二)增强责任感和使命感，当好领导的参谋和助手
办公室的主要职责是“参与政务、管理事务、搞好服务”。办公室主任是一个单位的“总管家”，要充分发挥办公室的职能作用，办公室自然必须增强责任感和使命感，当好领导的参谋和助手。
1.增强做好办公室工作的责任感和使命感。必须树立办公室就是服务部、办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的新理念。怎样才能做好服务工作呢?
一要有责任意识。要做好办公室工作，必须有高度的责任心，树立“零距离服务”和“零差错服务”的理念。办公室工作无小事，如果哪一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响全局的工作。如编发信息、传阅文件、呈办文件、拟草公文等等，这些看起来都是小事，但件件事关全局，耽误了就是大事，就会贻误工作。高度的责任心是做好办公室工作的前提。作为办公室主任，必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风，认真对待和切实抓好每一项工作，以保证全局工作的正常运转。
二要有真诚情感。要牢固树立真诚服务的理念，对外要热诚，对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人，即 “一张笑脸相迎、一把椅子让座、一杯热茶暖心、一片赤诚待人”，杜绝“门难进、脸难看，话难听、事难办”的现象。对内要真诚，大家在一起共事,是事业的需要,也是一种难得的缘分,要互相关心,互相爱护, 互相帮助,互相理解,互相尊重。要在办公室着力营造一种团结和谐、温馨融洽的氛围，要加强品德修养，顾全大局，谦让包容。要多看他人之长,常思自己之短;以责人之心责己,以恕己之心恕人。充满真诚之心，满怀真挚情感是做好服务工作的关键，服务要热情诚恳、耐心细致，要多联系、多商量、多协调、多沟通，坚持以诚待人、以理服人、以情感人。
三要有效率观念。要树立时不我待、只争朝夕的理念，要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作过夜。要切实推行首问责任制和限时结办制，立说立行，急事急办，特事特办，要事快办，按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握办公室工作的特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。
2.当好领导的参谋和助手。办公室是参谋部、“智囊团”，是信息中心，是领导的左右手。作为办公室主任，必须找准自己的定位，当好领导的参谋和助手，这就是一个办公室主任的准确定位。如何当好参谋和助手，必须做好以下三个方面工作：
一是勤于调查研究，注重总结分析。要围绕中心工作，协调好各方面关系。在工作中注重把握分寸，做到责任到位不失职，工作主动不越位，这既是一条工作原则，也是一个工作方法问题。要学会在繁忙紧张的工作中调查研究，勤于资料积累，善于总结分析，及时准确地为领导决策提供各种信息、资料，充分发挥工作的主动性，多出点子、想办法。要深刻把握党和国家的方针政策，把握不断变化的国际国内形势，把握领导的工作思路，留心领导平时在不同场合的讲话和对一些具体问题的看法，善于将领导零散的思路进行系统总结和归纳，从中把握领导的思想脉搏和思维走向，从而有效地为领导决策提供针对性的服务，做到想领导之所想，急领导之所急，帮领导之所需，把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性的调查研究，及时、准确、全面地为领导提供有效信息，为领导正确决策提供科学的参考依据
二是善于管好事务，发挥协调作用。要始终站在全局的高度，坚定地贯彻上级精神，协助领导做好协调工作。首先，服务不添乱。要尽力为领导减少琐碎性事务，让领导集中更多的精力想大事抓大事。在处理日常事务中，要依法依理、中规中矩，揽事不揽权、到位不越位、补台不拆台、帮忙不添乱。其次，解难不添忧。注重增强工作的预见性，防范可能出现的问题，把矛盾控制和解决在萌芽状态，不能一有问题就上交，一有困难就绕道，要敢于面对矛盾，要善于化解矛盾，为领导遮风挡雨、分忧解愁。再次，成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发，学会“弹钢琴”，统筹兼顾，科学安排，致力办公室工作管理的规范化、制度化，切实做到忙而不乱，繁而有序，大事不误、小事不漏，各项工作井井有条，环环相扣。
三是敢于抓好督查，推动工作落实。督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环，是办公室工作的一项重要职能，敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作，主要应做到以下几点：首先，要突出重点。围绕县委、政府和上级业务主管部门的工作部署，紧贴全局重点，工作方式应从被动性向主动性转变，工作重点应从重布置向重督查抓落实转变。不要不分轻重缓急，本未倒置，眉毛胡子一把抓。要善于抓住主要矛盾，找准关键环节，做到主次分明，条理清晰，提纲契领，带动全局。其次，要完善机制。没有规矩不成方圆。要建立健全各项工作制度，做到工作有规可依、有章可循，明确工作职责。要认真制定工作目标和计划，做到年初有方案，每月有安排，每季有通报，年终有总评。再次，要严格考核。按照人员分工，将每个人的工作目标进行量化考核，根据考核情况提出奖惩建议和完善机制、推进工作的意见。加强全局性工作的督查，做到事前有预案，事中有跟踪，事后有反馈。坚持不懈地抓好督查，抓好工作落实，针对工作落实中存在的问题，提出解决办法
(三)准确把握工作方法
1.在宏观上要做到“五个必须”
一是必须始终把讲政治放在工作的首位。讲政治是办公室工作的灵魂。办公室直接为各级服务,工作的政治性很强。作为办公室主任,首要的是必须讲政治,善于从政治上观察、思考和处理问题。哪怕是再小的事情,也要用政治的眼光去审视。否则,自以为做得很好,但从政治角度去观察,也可能有问题。因此,在讲政治的问题上,态度必须坚决。尤其是在大是大非面前,一定要始终保持清醒的头脑,不能有丝毫含糊。
二是必须始终把服务大局作为工作的主题。办公室的工作千头万绪,纷繁复杂,大事小事交织在一起,事事都牵涉大局,关系全局。因此,办公室主任就要时刻关注大局,认真研究大局,准确把握大局。眼界要宽，站位要高,登高才能望远。想问题,办事情,当参谋,提建议,都要站在大局的高度,把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远利益的大事上,放在情况复杂、矛盾突出的热点难点问题上。为领导服务要考虑大局,为部门和基层服务也要考虑大局;抓事务要考虑大局,抓政务更要考虑大局;处理重大问题要考虑大局,处理细节问题还要考虑大局。总之,要一切着眼大局,一切立足大局,围绕大局思考,围绕大局行动。
三是必须始终把围绕中心作为工作的根本。发展是第一要务,是一切工作的中心,也是办公室工作的中心。发展是解决一切问题的关键。大发展,小困难;小发展,大困难;不发展,更困难。作为办公室主任,在协助领导谋划思路,提供决策参考时,要始终突出发展这个主题,一切围绕发展,一切为了发展,一切服从于发展,一切服务于发展。无论做任何工作,遇到任何事情,都要用发展的眼光、发展的视角,去观察分析问题;用发展的思路、发展的办法,去谋划解决问题。
四是必须始终把为主要领导服务作为突出责任。我们无论做任何工作,都要积极主动地领会主要领导的思想,体现主要领导意图。只有这样,当参谋,才能真正谋准、谋到位;干工作,才能真正事半而功倍。同时,还要注意树立主要领导威信,增强主要领导权威,多补台,不拆台。
五是必须始终把创新作为工作的动力。在社会飞速发展的今天,办公室的工作,不创新就难以适应,不创新就难以发展。为此,必须适应形势发展的需要,认真研究新情况、新问题,探索新思路、新办法。要有意识地把创新的意识融入工作的全过程,用创新的精神要求干部,用创新的目标激励干部,用创新的方法考核干部,努力在全局办公室系统营造勇于创新的浓厚氛围。通过各项工作的不断创新,确保办公室工作始终充满生机和活力。
2.在具体工作中要做到“五求”
办公室主任既当主角,又当配角,如何掌握适度,扮好“角色”,履行职责中,应在五个方面下功夫:
一是定位上求准。必须科学选位,准确站位,切实做到揽事不揽权,参与不拍板,到位不越位。特别是办公室主任的参谋服务多为幕后工作,登台亮相、出头露面的机会较少,这就要求我们时刻保持任劳任怨的心态,不争位次,不抢镜头,多干事、少表现。如果定位不当,不该讲的话讲了,不该办的事办了,不该出面的出面了,就叫越位;反之,该说的话不说,该办的事不办,该出面的不出面,就是失职。
二是谋划上求早。就其参谋服务工作的性质讲,具有从属性和被动性,但在具体工作中,绝不能被动应付,必须被动中求主动。想问题、办事情,尽可能早半拍、快半拍。凡事越早越主动,越晚越被动。工作中,办公室主任要带领办公室一班人,发挥主观能动性,增强工作预见性,既想领导之所想,又谋领导之未谋。一个时期、一个阶段,应抓哪些大事,该解决哪些问题,都要主动考虑,及早提出意见和建议,供办公室决策参考。切实做到多未雨绸缪,少亡羊补牢;多当事前“诸葛亮”,少放事后“马后炮”。总之,凡事往前赶,宁可人等事,不让事等人。
三是步调上求快。办公室的工作,往往时效性很强,必须加快工作节奏。工作一旦部署,要迅速行动,不拖拉,不延误。一是遇事反应要快。特别是对一些紧急情况,要立即反应,马上行动,不能有丝毫的拖延,否则就可能误大事、出大问题。二是工作节奏要快。当今社会,各方面的节奏都在加快,作为办公室主任既要自己加快节奏,又要带动干部职工加快节奏,并且做到快而有序,忙而不乱。加快工作节奏,最主要的是跟上领导,特别是主要领导的节奏。另外,为加快工作节奏,要在保证质量的前提下,尽量减少环节,简化程序,提高效率。
四是方法上求活。我们常说,碰到大事要冷静,碰到难事要思考,碰到敏感性问题一定要讲政治。这既是对不同问题的态度,其中又隐含着处理问题的方法。办公室主任所处的特殊位置,决定了我们遇到的问题多种多样。这就要求我们要讲求工作方法,什么问题,怎样处理,不能一成不变,要保持灵活。急事就要急办、快办,缓事则可稳办、妥办;大事就要保持冷静,慎重处理,小事则要认真办、细致办。另外,办公室主任事情多,工作量大,既不能当“甩手掌柜”,又不能事无巨细,事必躬亲,要舍得“分权”,大事管住,小事放手,做到精心理事而不拘泥于事,管而不死,放而不乱。
五是作风上求实。办公室的作风如何,直接影响服务质量,影响工作效率,影响办公室形象。作为办公室主任,要起好表率作用,带头树立正气,转变作风。首先，要务实。就是要带头树立重实际、说实话、务实事、求实效的作风,反对和克服形式主义和官僚主义。汇报工作、反映问题,要言之有物,言之有据;做每件事情,要有始有终,确保落实;贯彻上级指示,要从实际出发,求实务实,真抓实干。特别是要大力端正文风、会风,把办公室领导从文山会海和迎来送往中解脱出来。其次，要扎实。就是工作要扎扎实实,认真细致,严谨周密。我们常说,办公室工作无小事。哪一件工作出现疏漏都可能捅漏子、误大事,哪怕是一条信息一个数字出了问题,都可能造成不可挽回的政治影响和经济损失。这方面的教训有很多。当办公室主任,时时都要有“战战兢兢,如履薄冰”的感觉。再次，要为民。就是做工作要始终体现职工利益。在为办公室决策当参谋时,要把对上负责与对下负责结合起来,紧紧围绕职工利益,充分考虑职工意愿。要经常深入基层,深入职工,倾听职工意见,集中职工智慧。凡关系职工利益的事,都作为大事、要事,凡职工需要解决的问题,都尽快办,马上办。
总之，要提高办公室的服务水平，一是要通过“八练”、“六要”等措施，不断加强自身修养，努力提高综合素质;二是在“三办”、“三服务”中当好参谋和助手，宏观上做到“五个必须”，具体工作中做到“五求”;三是在处理各种关系中做好优质服务。《办公室显规则》一书对办公室服务工作的要求概括得很好，有两句话让我久久难忘：“办文、办会、办事办中有诀窍;领导、同事、下属关系大关系”。在此，特用以和大家共勉。
谢谢!