【微论坛】我们聊聊怎么办会务（第七期）
本期我们聊聊
怎么办会务（第7期）
灌南县政府办 王虹娈
两个会议接续召开是一项系统工程，只有环环相扣、首尾相连、闭环运行，才能保证任何环节都不会掉链子。
闭合式运行，在完善链条上做加法。两个会议接续召开，既要保证每个会议独立完成，又要做好与会人员、时间和过程衔接等工作。其中，人员衔接最为关键，我们解决这个问题的办法就是分区域排座次。结合会议主题和单位性质，划定一个区域安排两个会议都参加的人员，另一个区域安排仅参加其中一个会议的人员。针对可能出现的第一个会议超时的情况，提前打开相邻会议室，供只参加第二个会议的人员候会，避免会场外秩序混乱。对于两个会议之间的一系列会场调整工作，要加实责任主体的“担子”，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。
菜单式管理，在细节查验上做减法。办会是一项细致工作，必须强化问题导向，落实菜单式管理。两个大型会议接续召开，参会人员多、会议程序多，极易发生突发情况，古人告诫：“宜未雨而绸缪，毋临渴而掘井”。对于接续会议，要深入会场进行实地演练，对标“办会菜单”，逐一对照检查、逐一落实销号、逐一验收过关，不放过任何一个疑点、不遮掩任何一处盲区。演员表演时讲究“入戏”，会务人员也要讲究“入会”，在会前提前熟悉会务全部内容，包括会标内容、席卡、音响等，发现问题及时排除。同时，对可能出现的各种情况还要做好应对预案，以免遇到突发情况措手不及，造成工作被动。
赣榆区政府办 王琨济
会议与文字密不可分，文字工作贯穿办会始终。会务工作的水平体现在文字中，会议方案、会议通知、主持词是会议有序开展的关键，做好这三篇文章能够更好地统筹会务工作。
以会议方案统领会前筹备。会议方案是会务工作的总纲，从谋划到执行，关系整个会议的成败。详细的会议方案，应明确分工，责任到人，每一项布置、每一个环节、每一个细节都须考虑周全才能保障会议严谨有序运转。重要会议不但要分组落实，还要安排专门检查、督促，完善应急预案。话筒、音乐播放、发言席设置等重要敏感环节，要固定专人负责。这些都直观地反映在会议方案中。
以会议通知统筹会议服务。会议通知中明确的参会范围，不可遗漏、扩大、错误，有具体着装、发言、报道、保密等要求的须着重强调。细致汇总参会名单，详细标明请假情况。有颁奖活动、递交责任书等环节，要通知提前到场，预先彩排。通知不局限于发电通知、邀请函、会务手册等，如我区举办的第十一届徐福故里海洋文化节，根据出席活动的不同，为每位嘉宾量身制作了提示卡，精确到每一次的会议座次、乘车座位、具体活动议程。
以主持词引导议程衔接。会议的顺利进行与否和主持关联重大。上级的新指示、领导的新要求、突发的新情况都可能影响议程的变化，最终都体现在主持词中。主持词的事先及时沟通更改，才能保证议程的良好衔接，不出纰漏。如上台的次序、签约的轮次、发言的先后、摁动启动球的倒计时等都与会务工作密切相关，与主持词保持一致才能保证会议成功举行。
徐圩新区党政办 顾园
会议是行政机关开展工作的主要方式之一，是执行政策、布置工作、调查研究、统筹协调、解决问题的有效手段，按规模、规格、级别、性质、内容等又细分很多种，纷繁复杂，千头万绪。党政办公室作为机关的综合办事部门，应积极发挥职能作用，不断探索会务工作新模式，全力打好会务工作“组合拳”。
一要谋划早一点。会议的成败很大程度上取决于会前准备是否充分。会前考虑越充分越全面，会中、会后才会越主动。领导一经确定召开的会议，会务的各项筹备工作就应随之展开，涉及资料收集、议题把关、材料撰写、议程制定、会议通知、会场布置、食宿安排等多项工作，超前主动地明确工作重点和应对政策，做到早谋划、早安排、早准备，更好地掌握工作主动权、把握会议整体节奏。
二要安排细一点。在会务工作中有一项著名的定律，即“100-1=0”定律，形容整个会议中1%的疏忽就可能导致100%的失败，因此在筹备会议的各个环节都要坚持精益求精的工匠精神，时刻坚守“万无一失”的底线，切忌“粗”、“疏”、“错”、“漏”，做到严字当头、实字托底，任务清楚，责任到人，事有专人，人有专责，方方面面思虑周全，各个环节清晰可控，确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不落一人。
三要协调密一点。会务工作事项多、细节多、变化快、协调任务重，很多时候需要多部门、多人员协作配合，凝心聚力，才能保障会议顺利召开。因此承办部门、承办人要加强领导与领导之间、机关各职能部门之间的联系，要敢于协调、善于协调，多请示、多汇报、多沟通，既要做到各司其职、各负其责，又要做到分工不分家、相互协作，确保会务工作有条不紊，精准高效。
云台山景区管委会 徐海涵
会务工作看似简单，实则头绪众多、学问很深，需时刻保持如履薄冰的心态，通过精化方案、细化分工、提前考察，确保优质的保障工作为整个会议锦上添花。结合云台山景区会务工作实践，分享以下三点心得。