秘书工作程序——如何组织好调查会

开调查会是一种常见的调查方法，可以在较短的时间内直接获得较为丰富的信息。调查会通常与问卷调查法或现场观察法等一起使用，以提高调查的科学性。那么，怎样开好调查会呢？我们可以遵循以下步骤：

一、会前准备

1.拟好调查纲目

秘书在调查会前应提前拟定好调查会纲目，纲目包括开调查会的目的、调查会的内容、参会人员类型等。确定调查会的时间，地点等。拟好以后，检查校对错别字和格式，并打印出来。

2.物色调查人员

开调查会，选好调查人员很关键。一般来说，调查对象主要有三类：一是知情者，二是当事人，三是领导者。需要开调查会了解的，一般是知情人。知情人的选择有五个原则：一是选敢于当众讲话者，即被调查人员能够尽量客观地表达调查内容者；二是选有代表性的，能代表一部分被调查对象的心声者；三是不选表达能力太强者，以免出现一两人“垄断”调查会的现象；四是不选与调查课题相关的权威人士，如专家或领导等，以免影响其他人员的发言；五是尽可能避免观点有明显冲突的被调查者在一起开会，以免双方产生激烈冲突，如果必要，可以把这部分人分开调查。参加调查会的人数以三五人到七八人为宜。人太多，发言者难以尽言，过少则失去会议的性质，达不到调查会效果。

3.通知相关事项

调查会一般以座谈形式进行，秘书在物色好调查人员后，在开调查会前要事先通知与会人员，让参加调查座谈会的人明确调查目的和调查内容，以便有所准备。

4.秘书人员分工合作

开调查会需要团队合作。秘书们应做好分工，谁负责会前发出通知、联系调查人员和场地，谁负责现场主持，谁负责会议记录，谁负责会场服务。确保每项事务都有专人负责。

二、会中工作

1.现场服务

秘书在会议开始前应准备好茶水，一般事先将饮料摆在参会者的桌子上，准备好黑色水笔、记录用纸、录音笔等，保证有足够的工具做好会议记录。

2.做好主持工作

主持一般在调查会开始前5分钟左右到达会场。临近开会，招呼大家入座，准备开会。开会前要做一段简短的开场白，如“非常感谢各位同事能够在百忙之中受邀参加这次调查会”，然后陈述这次调查会的目的和内容，而后听取调查人员的发言。调查会期间，作为主持一般不表态，也不要随便打断调查对象的发言，以免发言者偏离自己的想法。但是，如果出现某一位发言时间过长或者发言偏离主题，主持人就要巧妙地打断。

3.做好会中记录

调查会的会议记录要尽可能详细，留下希望得到的相关信息。会议开始前，调查会的基本情况，比如与会人员、开会时间、地点、调查主题等要先准确记下。记录要快速准确，不想当然，不杜撰，要将发言者的言论尽可能详细地记下来，必要时可使用录音笔。不清楚的地方不要打断发言者，要在与会者发言结束，进行补充提问。对个别有思想顾虑或者言而未尽者，可以在会后再进行个别交谈，作为调查会调查的补充记录。

三、会后整理

会后秘书要将调查会中的会议记录进行整理。需要补充调查的，要重新约定时间进行个别访谈，作为调查会的补充记录。

只要会前做好准备，会中做好服务和记录，会后及时整理，就一定能开好调查会，得到需要的信息。

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