三井住友海上（中国）：后疫情时代，迎接跨空间管理，保障业务持续开展
为了更好地应对疫情对企业管理带来的影响，了解人力资源管理视角下疫情对企业运营与增长的影响程度，剖析当下企业所面临的挑战与机遇，探寻可行的解决策略，HRoot旗下《人力资本管理》杂志邀请了数十位人力资源高管从人力资源管理的角度，谈谈HR的当务之急以及如何帮助企业转危为机。
三井住友海上火灾保险（中国）有限公司是由日本MS&AD保险集团旗下的核心企业——三井住友海上火灾保险株式会社全额出资成立，并于2007年成为中国独立法人。
目前，在华日资财产保险公司中，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司的保费收入及税后利润位居第一。同时，凭借稳健的经营以及母公司强大的资本后盾，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司已连续十二年获得美国标准普尔公司（S&P）“A”信用评级。
后疫情时代，为风险兜底的保险企业会如何应对挑战，迎接机遇？对此，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司人事行政部总经理邬情女士分享了她的心得。
模拟危机管理演习
保障业务持续开展
据邬情女士介绍，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司每年都会根据公司业务持续计划（Business Continue Plan，BCP）进行危机管理演习。过去的演习项目是：假如上海总部因突发事件无法正常运营，如何利用中国各地分公司保持业务开展。2019年，演习项目升级为：假如上海总部和中国各地分公司都因突发事件无法正常运营，在此情况下，公司应该如何应对。
2019年的这次演习正好帮助了三井住友海上火灾保险（中国）有限公司应对本次新冠肺炎疫情。在危机管理演习中，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司模拟了多个突发场景，解决了一系列问题：在危机中如何向当局汇报、如何沟通对外新闻、员工工资如何发放、员工安全如何确认、业务如何启动紧急机制……
经过演习，新冠肺炎疫情发生后，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司能够迅速行动，有条不紊地进行业务持续计划，一如既往为客户提供服务。
“业务持续计划只有在遭遇紧急情况下才会启动。大年初二（1月26日），我们管理层紧急召开远程会议，决定启动业务持续计划。一旦启动业务持续计划，员工安全始终放在第一位。在确保员工安全的基础上，进一步解决业务持续开展的问题，并积极响应中央及各地方政府的要求。”邬情女士说。
由于全国各地的政策不一样，人事行政部在制定HR政策时，需要全盘考虑上海总部和各地区的实际情况。在满足公司和员工利益的前提下，人事行政部发布工作公告时，措辞十分谨慎，尽量避免地区间差异。
邬情女士说：“前两天，我整理了一下疫情期间人事行政部发布的公告，有些吃惊这一段时间竟然发布了这么多公告，以前可能几个月才发布一份。从2月3日到3月23日全员恢复现场办公这近两个月的时间里，人事行政部每周都会发布出勤公告，告知员工下一周的工作方式。在多重因素的综合权衡下，我们决定保留极少数必须现场办公的岗位，约90%的员工采取在家办公的形式。”
“在家办公”不是单纯地意味着员工的办公形式发生变化了，这四个字的背后承载了很多信息。对企业而言，在家办公如何保障业务正常开展才是最关键的。
在危机管理演习中，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司假设发生了地震或火灾，员工们带着电脑，以上海总部所在地上海环球金融中心为起点离开。而在这次新冠肺炎疫情中，预想的情况没有发生，现实的情况是当疫情发生时，员工分散在家中，电脑没有带回家。因此，员工如何取电脑就成为了预料之外的问题。
对于这一问题，公司IT部门大年初三（1月27日）迅速采购了一批笔记本电脑，由IT部门为电脑配置好后台参数后，邮寄给分散在全国各地的员工，让员工可以便捷地进入公司的内部系统。此外，公司所有的对外办公电话都转接到员工个人手机上。基于以上措施，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司在远程办公期间，业务得以持续开展。
在这次疫情中，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司能够准备充分地应对远程办公带来的挑战，与其长期推行的无纸化办公文化是分不开的。
为了实现无纸化办公的目标，人事行政部从更新员工电脑开始着手。前几年，移动办公设备还是一个新鲜事物，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司就为所有员工配备了移动办公设备。邬情女士回忆说：“方案做了半年，人事行政部携手IT部门一起推广无纸化办公。我们给多个团队配备了不同的电脑设备进行测试，倾听员工的使用体验。我们发现，目前使用的设备具有轻薄、携带方便、兼容性好等多个优势，最终决定推广使用。”如今，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司开会不打印资料，全员都带着电脑开会。
邬情女士分享道：“之前在开董事会下设委员会的时候，由于是重要会议，集团总部有书面记录的习惯，我们还是会打印资料。不过，今年2月初开会时，委员会成员主动提出这次会议不要打印，直接看电脑就可以了。在使用移动办公设备的初始阶段，我们是做不到这一点的。人力资源政策慢慢去做，改变会潜移默化地发生，而这也为下一步改革做好了铺垫。”
跨空间管理是未来的挑战
在家办公期间，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司的员工分布在全国各地或是海外，跨空间管理成为重要挑战。邬情女士认为，跨空间管理不仅是总部与分支机构之间的跨空间管理，也是公司与员工之间的跨空间管理。
邬情女士坦言，对签订全日制劳动合同的员工进行跨空间管理，让员工更自主地工作，实现工作效率最大化，达到生活与工作的平衡是她2020年工作的重心之一。
“北京要求到岗员工办公间距不小于1米，若办公室空间不足，部分员工就不得不选择在家办公或是在咖啡厅办公。其实，与在格子间办公相比，有的员工更喜欢在咖啡厅办公。如果遇上公务外出，员工就近找一家咖啡厅来办公，而不用折回办公室，这会更加方便。我猜想，疫情结束后，在家办公、在咖啡厅办公将会成为工作常态。”邬情女士说。
邬情女士大胆设想，未来办公室的座位不是固定的，谁先到谁先坐，完成工作后即可离开，空出座位让下一位同事使用，这样团队成员不用全员在办公室办公。本来办公室需要50个座位，使用共享座位的方式后，也许30个座位就够了，为企业节省下来20个座位的费用。企业可以将节省下来的钱投资到带来更多价值的事情上。
邬情女士强调，随着远程办公越来越普及，数据安全问题日益凸显：外网下的员工电脑防火墙薄弱，如何有效阻止黑客的攻击；在外网和外部，如何保证工作数据的安全性；这些都是推行在家办公的企业需要进一步考虑的。
作为保险企业，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司对数据安全的要求很高。在日本总部，邮箱管理非常严格，有附件的邮件发送管理更是受到监控。中国子公司正朝着这一目标进一步完善数据安全。
公司IT部门不断探讨如何在数据安全上进行创新和改革。“员工在家办公期间，我们的IT部门一直在维护数据安全。在未来跨空间管理中，业务数据和客户数据的安全性管理是极其重要的课题。”邬情女士表示。
在远程办公和数据安全之外，统一的文化是跨空间管理中的第三个关键点。三井住友海上火灾保险（中国）有限公司管理团队80%是外国人，而语言障碍会加剧文化差异带来的差异化思维。在邬情女士看来，大集团一定要有统一的文化才方便行动。当思维统一后，才能思考团队和个人的发展。在过去的数年里，邬情女士致力于在企业内塑造跨文化下统一的文化交流模式。
人事行政部邀请培训过外交官的大学教授来为员工培训以日本文化为中心的跨文化思维。邬情女士说：“在全球思维的课堂上，经常会听到学员不由自主地发出‘噢~’的恍然大悟的惊叹。经过跨文化思维培训，日本员工了解到自己在中国同事眼中的形象，中国员工也开始理解日本同事行为背后的原因，从高管到员工都发生了行为上的改变。比如，中国下属可以明显感受到日本高管的管理方式变得更友好了，员工的工作态度也发生了变化。跨文化思维培训的效果很好，员工因文化差异引起误解而产生的矛盾减少了，基于理解，公司处于统一的话语模式。”
近几年，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司员工的满意度和忠诚度水平持续提升，员工对企业文化的认同度超过全球平均水平。
真理就是HR政策必须匹配业务
谈到HR需要具备哪些能力才能更好地应对危机时，邬情女士说：“人力资源管理的工作目标是如何灵活地管理员工，让员工发挥出最高的效率来服务公司，实现个人与公司的共赢。我认为，HR不管何时都要站在管理团队的角度去思考问题，HR必须了解业务的形态和模式，发布与业务相匹配的HR政策。在疫情期间，我们人事行政部每个星期都会发布公告，这样做的主要目的就是为了保障员工在家办公期间，业务能够正常开展。”
如今，疫情席卷全球，全球的运营模式都将发生深刻的改变。三井住友海上火灾保险（中国）有限公司将跟随日本总部的战略规划，兼顾中国市场的实际情况，大胆探索业务的创新。在这之后，人事行政部才会根据业务的需求，发布匹配的人事计划。邬情女士深有感触地说：“这次疫情让我进一步意识到人力资源管理与业务紧密结合的重要性。”
整个2月份，三井住友海上火灾保险（中国）有限公司全员在家办公，若不发放交通补贴、餐费补贴也是合理的，但公司决定照旧发放。“企业节约成本是靠创新提效来实现，而不是靠不给补贴。交通补贴、餐补不给是正当的，可是给的话会大大增加员工的忠诚度。有人说，员工喜欢与公司斤斤计较，但我认为，这不是斤斤计较，这其实是员工在反映他们的需求。HR应当发挥同理心，触及员工的需求，通过点滴的暖心项目，让员工感受到公司的关怀，员工才会真诚对待公司。”
邬情女士解释道，简单地说，她心目中的人力资源管理分为客观和主观两个部分，一部分人力资源管理工作可以通过应用新工具、新技术等客观因素来实现管理目标，另一部分需要发挥人的主观因素，搭建公司与员工之间的沟通的桥梁，赢得员工对公司的信任。所以，HR看上去是一个人人都可以做的工作，但做得很出色还是需要下苦功夫。
在采访的最后，被问到对人力资源服务供应商期待的时候，邬情女士也表达了一些期望。在疫情期间，人力资源服务供应商持续为企业提供服务，这是对企业最大的支持和安慰。共享员工是一个很好的想法，如果人力资源服务供应商能够帮助企业解决法律、劳动用工环境等后顾之忧，为企业搭建招聘共享员工的平台，未来人事行政部也会很愿意尝试。
邬情女士简介
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