内审实务｜莫名其妙的业务招待费

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审计背景

近期，按集团审计工作计划，我们展开对下属一家生产性企业开展经营管理审计。

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审计过程

一、分析复核程序见异常

通过年度费用对比分析发现，该公司2019年列支招待费为64万元，2018年列支招待费为3万元，增幅已近翻倍。同时该公司2019年销售收入较2018年有一定程度的下滑，导致招待费费用率大幅升高。针对此异常情况，审计组进行了核查。

二、评价内控环境---高层工作基调。

通过与财务人员进行沟通，审计了解到公司招待费主要用于宴请外部关系单位，大部分的经手人为公司总经理。2018年时任总经理为范冰（女）（已晋升），2019年时任总经理为李先生（已调离）。范冰工作方面比较尽心尽力，对个人要求也较高。李先生工作中决策过程不够民主透明。涉及到费用报销环节，范冰经手的招待费一般都会有证明人或陪同人签字，李先生经手的招待费很多都是其一人签字，有时还会交给其他人代为报销。

三、汇总分析见分晓

审计组对2019年李先生经手和转嫁他人报销的所有招待费进行了逐笔核查。从财务凭证入手，重新审核报销单、发票等原始依据，并通过表格的形式进行了登记汇总，登记的主要信息包括：报销人、招待事由及对象、招待类型、参与人员、发票金额、发票日期、发票单位、凭证日期等。同时重点对异常情况进行了记录并拍照留档。通过梳理，审计组发现李先生经手的招待费占公司招待费总额的70%左右，异常表现如下：

①招待事由、招待对象、参与人员不明确，占绝大多数。

②XX饭店开具的发票最多。

③有XX张发票的开具日期在节假日或休息日。

④大部分报销仅有财务审核签字，并无证明人签字。

⑤个别发票存在跨年报销的情况。

⑥个别发票不合规。

四、追根究底，时间差异为哪般？真相大白

审计组决定兵分两路：

一路针对发现的异常情况，制作问询清单，内容包括：具体招待事由？招待对象与证明人是谁？为何由他人代报销？费用为何发生在节假日期间？跨期报销的原因？清单制作完成后，由审计部负责人亲自与其进行视频连线（因其已调往国外工作），告知招待费审计中发现了一些异常需对方配合厘清，本着相互负责的精神，请按规定时间对清单问题进行书面回复，如不配合，审计不得不对某些异常进行单方面确认。

另一路继续进行查证，因为财务凭证中的异常并不一定代表该笔费用是虚假的。为此，审计人员扩大了审计范围，从相关职能部门处取得了外部单位到访日程表，（因被审计单位主要接待验厂客人，而公司对验厂环节比较重视，相关记录比较完整），了解到一个重要信息是验厂客人不会在节假日和休息日到访公司。同时审计组也同部分核心骨干进行了交流，了解到几个重要信息，开具发票最多的XX饭店可以为熟客多开发票，甚至虚开发票。时任总经理进行招待时，公司内部对口职能部门很少参与。审计的怀疑又进一步加深了。

经进一步取证，书面证据和口头证据，基本确认总经理李先生虚报招待费为其报销总额的50%左右。

五、当事人理亏心虚套近乎

李先生在给审计组的回复中，均表示招待了XX验厂人员，但对某些异常采取了敷衍了事的态度。审计组为谨慎起见也再次进行了核实，结果显示仅部分异常可以排除嫌疑。同时李先生表示，他日常与审计部沟通较少，对公司制度流程不了解（已供职10年有余），希望日后有机会多多沟通请教（在套近乎）。审计部负责人回复，“大家都是同个公司的同事，虽然岗位不同，但今后一定会有机会交流，互相取长补短”......

六、处理处罚

审计部向集团董事会提交了专项审计报告，同时针对公司招待费管理现状出具了审计建议书。最终，集团发文对违规报销招待费事项进行通报批评，同时集团财务部根据审计建议书精神起草了相关管理制度，目前已经在审批过程中。

项目感悟

1.数据背后有乾坤，要善于分析数据，发现异常数据，并持续深挖。

2.多渠道的了解信息和线索，大胆假设，小心求证，为提高审计结论的公允性，要兼听则明，也给被审计对象说话和主张的机会。

3.要善于利用环境因素，如果不是原任总经理离任，如果不是原任总经理工作不够民主，审计组有可能掌握不到很多有用的信息。

4.发现被审计单位的问题固然重要，但更为紧迫的是，后续要通过完善制度，扎紧制度的篱笆，严格执行来使想违规的人没有操作空间。

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付老师点评

一、分析性程序用的好。

将业务招待费与上年同期比、费用率比较。

二、审计调查抓要害。

高层工作风格调查，前任与现任工作风格或习惯，是审计项目应该关注的事项，因为企业风险之源头最重要的是人的不当行为造成的。

三、汇总分析不可少。

该审计项目中审计组并非浅尝则止，而是扩大程序，将业务招待费全部分门别类统计分析，从中找出规律是本案的关键。

四、追根究底显身手。

审计组兵分两路，外部求证，查到不能查为止。

时间异常为突破口，节假日？

五、管理建议增值高。

审计不在于打破和揭露，而在于建议和改善。

六、虚报费用已触犯刑法。

本案例中当事人如是国家工作人员构成贪污罪，如非国家工作人员则构成职务侵占罪。

《刑法》第二百七十一条第一款规定：“公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大，处五年以下有期徒刑或者是拘役；数额巨大的，处五年以上有期徒刑，可以并处没收财产。”职务侵占罪的犯罪主体是公司、企业或者其他单位的工作人员，是非国家工作人员。

《刑法》第382条规定：“国家工作人员利用职务上的便利，侵吞、窃取、骗取或者以其他手段非法占有公共财物的，是贪污罪。受国家机关、国有公司、企业、事业单位、人民团体委托管理、经营国有财产的人员，利用职务上的便利，侵吞、窃取、骗取或者以其他手段非法占有国有财物的，以贪污论。与前两款所列人员勾结，伙同贪污的，以共犯论处。”

《公司法》第一百四十七条 董事、监事、高级管理人员应当遵守法律、行政法规和公司章程，对公司负有忠实义务和勤勉义务。董事、监事、高级管理人员不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占公司的财产。作者：肇亮，资深内审总。目前任杭州某集团审计负责人。曾先后供职于伟星集团、德意控股集团等。

附：审计管理建议书

XX集团股份有限公司

审 计 建 议 书

关于业务招待费管理的建议

根据现行《2019年费用管理制度》、公司内控权限及审计部在审计项目中了解的实际情况，适当参考国家和行业内公司的通行做法，特针对本公司业务招待费管理提出如下建议，请相关职能部门在修订制度时酌情考虑：

1.业务招待费的定义：业务招待费是企业为生产、经营的合理需要而支付的应酬费用，是企业正常经营活动所必须的费用。一般有餐费、礼品费、其他费用等类别。业务招待费开支应遵循“非必要不招待和适度节约”的总原则。

2.公司在制订年度预算时，应对招待费预算金额加以控制，预算批准后，应严格按照限额使用，严禁超支，同时也要加强预算的执行分析，经授权对预算金额进行合理调整。

3.餐饮招待的建议

（1）餐饮招待的场所应首先选择公司内部食堂，各部门因实际工作需要在公司以外安排招待时，应严格按照招待对象等级和对应标准进行相应业务招待。下表为举例。

注1:严格执行分档次招待原则，基地层面的招待可按档次选择3家以内餐厅长期合作，控制可签单人员数量，最好采用月结或季结的方式结算。

注2：一般不使用现金支付招待费用，首选支付宝、微信、刷卡等支付方式，同时要保存支付记录，在报销时将支付凭据、发票、餐饮明细一并送交财务审核。

（2）接待用餐时，严格控制我方陪同用餐人数，实行对口接待。原则上陪同用餐人数不超过三人。

4.礼品招待的建议

首选我司自有产品，如礼盒袜、新款运动服饰等。其他礼品招待应结合招待对象和事由，进行合理选购。

5.其他管理建议

（1）所有招待事项必须写明招待事由和招待对象，经办人员对招待的真实性承担主要责任。

（2）所有招待事项必须有证明人签字，证明人对招待费的真实性承担连带责任。

（3）业务招待费报销遵循谁经手谁报销原则，严禁将个人费用转嫁他人。总裁助理级以上人员经手的业务招待费可以指定专人代为填单报销，但也必须按照审批权限的规定进行逐级审核与审批。

（4）具有最终审批权限人员的业务招待费须由指定人员进行单独签字确认。

（5）招待费发票日期和支付凭据日期应保持一致，对于后取得的发票应进行单独说明。对于发生在节假日、休息日期间的招待费也应进行单独说明。

（6）明确招待费报销时限，当月发生的招待费用尽量在当月报销，特殊情况下可以顺延一个月，不得跨年报销。

XX集团股份有限公司

审计部

2020年5月7日

注：

1.下期预告有望本周末呈现；

2.图片story：心中久恋格桑花，淡定娇妍绽霓霞。

摄影：付老师

地点：杭州

3.福利来了：

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