类别清晰的表达之 分类数目5±2
上篇内容就具体的归类方法——MECE法则做介绍,目的在于系统的训练归类分组的能力,以利用且充分发挥大脑的归类分组机能,使得工作和生活中对信息的处理更加得心应手。
本篇内容在MECE法则基础上,介绍一下在工作和生活中我们分类的数目,即分成几个类,才更有利于实现类别清晰的表达,以及清晰记忆与理解接收到的信息,从而提升沟通的效率。
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利用MECE法则进行分类,分成的类别数量最好控制在 5±2 个以内。
5±2 这个数字确切地讲是 7±2,出自【美】认知心理学家乔治·A·米勒的论文《神奇的数字:7±2:我们信息加工能力的局限》(于1956年发表在《心理学评论》),他研究观察到“年轻人的记忆广度大约有7个单位(数字、字母、单词等),称为组块。并且记忆广度与组块的类别有关,例如数字为7个,字母为6个,单词为5个,而较长词汇的记忆广度低于较短词汇的记忆广度。”
经过持续研究观察,他发现“一般情况下,口头内容的记忆广度(数字、字母、单词等)强烈取决于朗读这些内容的时间。”我们可以理解为在相对固定的时间段内,需要记忆的信息越少,平均单个信息组块的记忆时间就越充分,则对它们的印象就越深刻、强烈。按照这个推理,7±2个组块中,较利于记忆和理解的是5个。
考虑到现实生活中的沟通,如果单个模块信息量比较大,1个时间段表达1个信息为好;如果单个模块信息量很小,比如记购物清单,5个以内基本上口头说说就可以记住,5个以上大脑会觉得多,需要用笔列出来。日常生活和工作中的沟通涉及的模块很少遇到极端(少/多)情况,所以把模块的数量控制在3个是比较合适的。
我们借助这个规律,在进行分类后,讲类别的数量控制在5±2个以内,以3个模块划分为最优,更有利于我们通过沟通来传递观点或想法。
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正好划分成3个模块(/类别)的例子在我们生活和工作中举不胜举。
比如,我们为了未来有更好的发展,现在需要做人生规划。那么面临的第一个问题就是:要如何规划?“根据自身现状来规划”自不必说,然而具体如何做呢?
这里会涉及到很多影响因素,但是最直接、也是最能起作用的就3个:我想做、我必须、我能做。
我想做。这个因素包含“三观”作用、使命的承担、抱负选择等;
我必须。这个因素在分析时主要涉及的是基础性建设,比如健康的身体、针对性积累、持续性训练等;
我能做。这个因素里面涉及到的是一个人现有的知识体系、实操技能、资源条件等。
关于未来发展规划,所要考虑的因素就能比较清晰的呈现出来。用结构图展示这些因素,如下——
再比如,工作中的沟通,要说清楚一件事,基本是观点-理由-事实3类信息的有机组合,其中支撑观点的理由一般会提供3个,支撑理由的事实也是3个为好。在企业制定战略方向时,考虑的因素,从大的方面归类,也是3类:公司-客户-竞争对手,所谓的“3C战略制定”。有智慧的领导讲话也是张口“我只说三点”……
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刚好能划分成3类的事情,组织表达内容时更容易。但是,现实生活中并不见得分类正好为3类,可能超过,也可能不足。如果是超过了,那么需要的是再次提炼进行归总,以缩减类别。
来看一个例子:工作了一下午,有点累,想活动一下去楼下的咖啡店买杯咖啡。顺便在办公室说了一句:“我去楼下点杯咖啡,有人需要带什么东西吗?”
这时A说到:“那就帮我带杯珍珠奶茶,大杯、加冰的,谢喽。”话音未落B接到:“太好了,顺便帮我在咖啡店旁边的水果店买盒现切的西瓜、和1斤美人蕉,谢谢亲。”C也按捺不住了说到:“帮我也带杯茉莉红茶呗,大杯、去冰的,亲,爱你哦。”想着就这些了吧,结果D喊道:“我想喝水果茶、大杯、去冰的,亲,辛苦咯,爱你哦。”好…吧…可以出发了,此时听到在办公室东北角传来E的声音:“兄弟,帮我带杯美式和拿铁,如果还能拿得上的话。”
只是…只是…听完这些犹豫着到底还要不要下去,或者悔恨当初自己多了句嘴。
如果不让大家再重复一遍,列个清单,刚刚提了几样东西,分别是什么还记得么?上述例子中,大脑识别所需要记忆的模块超过了3个,边对快速归类及记忆有点怠慢,有点乱了。想要理清并快速记住,大脑能做的就是把现有的信息模块再次提炼进行归总。
上面例子共计8个项目,分列如下:
咖啡——自己
奶茶——珍珠、大杯、加冰
西瓜——现切、1盒
美人蕉——1斤
红茶——茉莉、大杯、去冰
水果茶——大杯、去冰
拿铁——无
美式——无
根据它们各自之间所拥有的某种共性,进行归类:
咖啡:自己的、拿铁、美式
茶:奶茶、红茶、水果茶
水果:西瓜、美人蕉
其归类分组后的结构如图所示:
若将上述所有信息都归类到此结构中,其结构图示意为:
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对于基本的分类超过3类的情况,像上面提到的——再次提炼归总以减少类别,可以方便记忆与理解。那么基础分类不足3类的情况如何处理呢?
其实这个问题可以不是问题。如果最初分类是2类,正好涵盖了所有信息(即完全穷尽的),那么说了A,再说B,也可以达到条理清晰的表达,次序也不成问题。比如,我们两个人开始讨论一个问题,那么说出的所有观点/话语(以及引用),要么是你说的,要么是我说的,不会再有其他信息类别。
如果最初分类,核心——也是占绝大多数的信息——分成了2类,但还有一些信息占比非常小,而且无法归纳到同一个类别里面,这时就需要用“其他”来打包。比如我喜欢的食物:一类是面食、一类是米饭、还有其他。这个“其他”里面可能包括了美人香蕉、炒巴旦果、亲嘴辣条等具体的吃的。
另外,如果一看信息就只有1类,比如:核桃、板栗、松仁、花生、瓜子……看了之后的第一反应就是“坚果”,这样其实已经可以整体的表达出来了。但是,如果还有杏仁、腰果、榛子、开心果、夏威夷果时,便需要找个标准对其做个分类。比如它们所生长在植物的哪个部位——是树上结的果,还是植物地下的根。这样,即是把它们分成了便于记忆和理解的数目。
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以上,便是我们利用MECE法则进行分类时,对于分成的类别的最佳数量的讨论,以及如何在工作和生活中应用,以确保分类数目在合理范围内。
这种能力的掌握,不管是对于我们自己组织表达内容,还是接收别人的信息,沟通的过程都可以是便捷的、高效的。