文件控制程序
1.0 目的
确保公司管理体系文件、有关法规、标准的审批、发布、保管、更改、收回和处理处于受控状态，防止误用失效或作废文件。
2.0 范围
质量、环境及职业健康管理体系实施中所涉及的有关文件和资料，包括管理体系文件、技术性文件、外来文件与顾客提供的文件等。
3.0 职责
3.1 公司主要负责：负责手册和程序文件的批准签发。
3.2 管理者代表：负责组织手册和程序文件的编写和审核。
3.3 体系管理部：
3.3.1 管理体系手册、程序文件、作业文件、记录的有效性控制；
3.3.2 其它有关文件和资料的归档保管工作；
3.3.3履行正常的借阅、归还文件、资料手续；
3.3.4对归档责任方的职责进行监督检查。
3.3.5负责组织作业指导书和记录表格的编制，各部门经理负责本部门相关作业指导书和记录表格的审核，管理者代表负责作业指导书和记录表格的批准。
4.0 工作程序
4.1 文件和资料的分类：
管理体系文件包括质量、环境、职业健康安全管理方针、目标、方案和管理手册等。
文件和资料分为三类，即管理体系文件、技术性文件和外来文件资料。
4.1.1 管理体系文件
4.1.1.1管理手册；
4.1.1.2程序文件；
4.1.1.3技术文件、作业文件；
4.1.1.4记录。
4.1.2外来文件、资料
4.1.2.1国家、行业、国际标准的最新版本，定期更新，在公司范围通报；
4.1.2.2顾客提供的文件资料。
4.2 外来文件、资料
综合管理部负责收集国家、行业、国际标准的最新版本，定期编制文件目录，在公司范围通报。电子
文档形式的文件，应及时上传公司内部网站供查阅。
4.3 文件和资料的管理
4.3.1 管理体系文件的编制
公司所有体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定制定：
|
序号 |
文件类别 |
制定 |
审核 |
批准 |
|
1 |
管理手册 |
体系管理部 |
管理者代表 |
总经理 |
|
2 |
程序文件 |
相关部门 |
管理者代表 |
总经理 |
|
3 |
作业指导书 |
相关部门 |
相关部门经理 |
管理者代表 |
|
4 |
记录表格 |
相关部门 |
相关部门经理 |
管理者代表 |
4.3.1.1管理手册、程序文件受控版本由综合管理部加盖“受控”印章予以标识，发放时持有人在《文件分发
缴回记录》签字备查。非受控文件加盖“非受控”印章进行标识，经管理者代表同意，方可对外提供；
4.3.1.2作业文件按需要，由体系管理部登记发放；
4.3.1.3有关管理体系的公文函件由体系管理部转发。
4.3.2顾客提供的文件资料，归档前由市场部登记管理。
4.4 文件的标识与有效版本
4.4.1 所有管理体系文件均按规定审定，以《文件管制总览表》予以记录，体系管理部下发使用。
4.4.2 过期作废文件要隔离存放，加盖“作废”章予以标识。为修订备查的目的而保留的作废文件应加
盖“作废留存”章，无保留价值的作废文件填写《文件修订、废止申请表》，经审批后销毁。
4.5 管理体系文件的更改
4.5.1 更改
管理体系文件需要更改时，由申请部门填写《文件修订、废止申请表》，经文件原审批人批准后
进行更改，文件更改程序原则上按文件编制程序进行。
4.5.2 受控与标识
管理体系文件更改后，填写《文件修订、废止申请表》，由体系管理部发放，持有人将其添加在“受控”
版本中。
4.6 管理体系文件的编码
4.6.1 一层文件——管理手册编号方法：
ZZ-SC — XXXX
XXXX- 发布年份
SC -管理手册代
ZZ-公司
4.6.2 二层文件——程序文件编号方法：
ZZ-CX - XX
XX - 顺序号
CX-程序文件代号
ZZ-公司
4.6.3 三层文件——作业类文件编号方法：
ZZ-ZY–XX —XXX
XXX- 顺序号
XX-制定部门代码
ZY-作业文件代号
ZZ-公司
4.6.4 四层文件——记录编号方法：
JL- XX — XX
XX- 顺序号
XX-部门号
JL- 记录代号
5.0 相关记录：
6.1 《受控文件清单》
6.2 《文件收发登记表》
6.3 《法律法规清单》
6.4 《文件修改申请单》