排序整理:让工作总结更加清晰,一目了然
在写工作总结时,我们要对日常工作的内容和成果进行罗列,并进一步挖掘,同时还要按照开放式分类和封闭式分类的方法,对信息进行简单地划分,将属于同一范畴的信息分为同一组,使不同类别的信息之间形成清晰的边界,从而让读者看得更加清楚,也更容易理解。
分类对信息本身并没有任何影响,也不会因分类而删减信息。但仅仅对信息进行分类是远远不够的,特别是信息数量多时,还要对同一类信息按照一定的逻辑关系进行排序。
一、排序的重要性
在实际工作中,分类和排序往往是密不可分的。不仅在沟通表达时需要分类排序,在其他情况下也要进行分类和排序。
比如在写工作总结时,就涉及到分类和排序。读者在读工作总结时,一般都是从前往后按顺序看,哪些工作放在前面,哪些工作放到后面,就涉及到表达顺序的安排,也就是你最想让读者看到哪些工作。这是我们写作时应该思考的问题。
同样的内容,因为实际需求不同,其表达形式也会随之变化,但无论如何变化,都要做到表达清晰、准确和高效,都要符合四个核心原则。
二、排序常用的三种顺序
采用不同的顺序呈现同样的内容,会有不一样的感觉,关注和强调的侧重点也会不一样。
一般来说,我们可以采用时间顺序、结构顺序、重要顺序等对工作成果进行整理。这三种顺序也是我们在日常工作中进行沟通表达时最常使用的。
在写工作总结时,这三种顺序同样适用,我们可以根据表达内容的特点以及实际环境需要,选择最合适的顺序,对自己的工作成果进行总结整理。
1.时间顺序
时间顺序,就是按照事情发生的先后顺序进行排列,是能够从时间的维度分出先后关系的顺序。
工作总结如果按时间顺序展开,所写的工作成果就是按时间顺序排列,由远及近。
比如,年度工作总结,可以从年初写到年尾;某个项目的工作总结,可以按照项目的前期、中期和后期展开;产品研发的工作总结,可以按照产品研发的阶段展开,分为阶段一、阶段二和阶段三。
2.结构顺序
结构顺序,就是能够体现组成整体的各个部分,或者构成系统的各个要素之间的关系。
这些部分或要素之间,往往是平行和并列的关系。划分为部分的整体可以是实物,也可以是虚拟的概念。
比如,我们可以把一个大问题分解成四个小问题来阐述;可以把一头猪,按照各个部件来拆分。
这些分解和拆分的各个部分之间虽然是并列关系,而且符合MECE原则,但在表达时仍然要按照某些原则对各个部分进行排序。
我们想画一张人体结构图,虽然组成人体的各个器官之间是并列关系,但排列起来还是要按照人体的结构顺序来排列,画出来的人体结构图也必须和人体的实际情况一致才行。
排序的选择没有什么定式,主要取决于实际环境的需求和表达的需要。同样的对象,表达的重点不同,采取的顺序也可能不同。
比如,同样的电脑配置,商家在宣传时,如果想突出某一方面性能,就会把某种配置优先进行排列,而这些性能可能是用户最为关心的,也可能会成为电脑的卖点。
3.重要顺序
重要顺序,就是按照事物的轻重缓急进行排列。一般会用到“首先、其次、再次、最后”的表达方式。使用重要顺序,能让表达重点突出、主次分明。
在写工作总结时,我们可以把自己认为最重要的事放在前面,然后按照重要程度依次进行排列。越往前重要程度越高,越往后重要程度越低。这种排列方式就是按照重要顺序进行排列。
这种排列方式有个好处,就是能够让人第一眼就看到最重要的东西。
三、有关顺序的思考
时间顺序、结构顺序及重要顺序,体现的是处于“并列”关系的信息之间的关联。
在应用这三种顺序时需要注意,每一个分支中相同的层级,只能选择同一种排序方式,不能在同一层级中,前几条使用时间顺序,后面的几条使用结构顺序或重要顺序,这样容易造成交叉重复的现象。
另外,有的信息之间存在因果论证关系,比如现象或问题,原因分析,解决方案,这种顺序可以称为逻辑顺序。
无论采用哪种顺序,其本质都是要求我们必须关注事物的内在联系,并在表达时能够把这种联系体现出来,便于对方理解。
恰当准确的顺序,能够直接体现出信息之间的逻辑关系,而缺乏顺序或使用不恰当的顺序,则难以让读者理解内容,甚至产生误解。
很多人在写作时常常忽视对“顺序”的思考,而“顺序”恰恰是横向关系的重要体现。
因此,在写作时,我们一定要做到顺理而有序,和谐而不紊乱。