北大硕士给大脑植入Excel病毒，工作效率提升了好几倍

在工作中，我们经常会碰到这样的同事，他们是这样完成工作的：

先用计算器算好结果，甚者动用手指头在电脑屏幕上数数，然后把数据填写到Excel表格中。

结果可以预见，原本可以在上班时间完成的工作，愣是加班也完不成。

如果只是把Excel当作了记录工具，就好比把跑车开进了泥泞小路。不要抱怨Excel拖累了你，这纯粹是你的问题。

究竟应该如何使用Excel？有哪些操作技巧是需要掌握的？

今天就和大家分享下Excel中最常用的数据整理和分析技巧，让你快速“脱胎换骨”，工作高效准确，从此告别加班！

快捷键操作

技巧1：按住【CTRL】键，拖动实现表格复制

选中数据区域，复制-粘贴？不需要这么多步，选中数据区域，按住【CTRL】键，拖动即可复制。

操作详情：

技巧2：按住【SHIFT】键，拖动实现两列位置互换

告别复制-粘贴法。左手按住【SHIFT】键不放，右手按住鼠标左键不放拖动列边线到相应位置，即可实现两列互换。

操作详情：

技巧3: 【CTRL】+方向键，快速定位单元格位置

好几万行数据，利用鼠标翻滚多少次才能到。利用【CTRL】+方向键，快速定位单元格位置。

提示：【CTRL】+↑，↓，←，→，分别到达数据区域的最上、最下、最左、最右的单元格

操作详情：

技巧4:【CTRL】+【SHIFT】+方向键，快速选中数据区域

还用鼠标在一张庞大的Excel表格中拖来拖去选择数据？不酷不酷！【CTRL】+【SHIFT】+方向键帮你轻松选中数据区域。

操作详情：

技巧5:【ALT】+↓，实现菜单输入

【ALT】+↓，菜单输入即时呈现，省掉多少指间功夫。

操作详情：

技巧6:【CTRL】+G/F5快速定位，【CTRL】+【ENTER】批量填充

在数据规范处理中，我们经常需要给表格中的空白单元格输入0值。怎么批量处理呢？

用【CTRL】+G/F5快速定位，定位“空值”，找到所有空白单元格后，在特定的一个单元格中输入“0”，按住【CTRL】+【ENTER】批量填充。

操作详情：

技巧7: 【ALT】+【=】，实现批量求和

批量求和不用反复地书写SUM函数，【ALT】+【=】，正为此而来。

操作详情：

数据规范两大利器

利器一：数据有效性，我的地盘我做主

“发出去让别人填的表总是错漏百出，要么该填的单元格没有填写完毕，要么填写的都是一些错误的数据，弄得我回收回来还必须一个一个地进行修改。

填表规范和要求都写明了，难道都不看的嘛？”

面对这种囧境，使用数据有效性工具，就可以轻松解决！

应用1：变手动输入为菜单选择，杜绝输错

操作：数据-数据有效性-序列-选择或输入序列数据-设置完成

操作详情：

应用2：结合COUNTA函数，该填的想不填都没门

COUNTA函数的作用是返回列表中非空的单元格个数。如果数据区域需要输入5个有效信息，那COUNTA（数据区域）=5

操作：数据-数据有效性-序列-自定义-写入公式-设置完成

操作详情：

利器二：分列，不止拆分

记录人员信息时，没经验的员工总是把所有信息记录在同一个单元格中。

试想下，不同的字段信息放在了同一单元格中，还如何进行数据分析呢？

应用1：分列人员信息，规范输入（按分隔符号拆分）

可以使用“分列功能”对信息进行拆分。

注：在分列向导第三步中，要对拆分后的每一部分进行数据格式选择，同时将需要的拆分结果放到指定的单元格位置。

操作详情：

应用2：从身份证号中提取出生年月日信息（按固定宽度拆分）

身份证号中包含着众多的个人信息，比如7-14位为出生年月，最后第2位可用于判断性别。

那么，如何快速地从身份证号中提取出生年月日信息呢？使用分列按固定宽度拆分即可。

注：不要忘记在分列向导第三步中把数据设置为日期格式

操作详情：

应用3：分列一下，日期数据规范起来

面对大量格式不准确的日期，分列一下，马上规范起来。

操作详情：

函数好帮手

函数1：EDATE函数，计算合同到期日

合同期为36个月或3年，到期日期是哪天？在计算到期日时，可以使用EDATE函数。

EDATE函数结构：=EDATE(起始日期，月数)

注：EDATE中第二参数为月数，如果不是月数，要记得转化为月数。

合同到期日=EDATE(合同签订日期，以月计的合同期限)-1

操作详情：

函数2：DATEDIF函数，根据出生日期，计算年龄

DATEDIF函数结构：=DATEDIF(开始时间，结束时间，间隔时间参数)，间隔时间参数可为年（Y）、月(M)、日(D)

操作详情：

函数3：COUNTIFS函数，实现多条件计数

“小孙，咱们公司30-40岁的职工多少个？”

如何计算多条件下的计数问题呢？COUNTIFS函数手到擒来！

COUNTIFS函数结构：=COUNTIFS(条件判断区域1，条件1，条件判断区域2，条件2，......)

操作详情：

函数4：SUMIFS函数，多条件求和再简单不过！

“小张，尽快把今年营业额超过5000万，销量超过100万件的销售人员的工资总额给我计算一下。”

听到老板的吩咐，只会用SUM函数的小张脑袋顿时大了起来：筛选一次、筛选又一次、复制到新表、计算，结果到底准确不准确呢？

面对多条件求和，如果你学会了SUMIFS，岂不是再简单不过！

SUMIFS函数结构：=SUMIFS（求和范围，条件范围1，条件1，条件范围2，条件2，……）

操作详情：

函数5：VLOOKUP函数，查找匹配界一哥

对数据进行查询调用是职场一族在日常工作中经常要涉及到的内容，而VLOOKUP函数则是这项工作中使用率最高的函数，称之为查找匹配界一哥丝毫不过分。

VLOOKUP函数结构：=VLOOKUP(查找值，查找数据范围，要返回的数据所在的列数，精确匹配还是模糊匹配)

其中，查找值位于查找的数据范围的第一列，查找的数据范围需为绝对引用，从查找值所在的数据列开始计数要返回的数据所在的列数，精确匹配参数为0。

操作详情：

模糊匹配则可以实现多重IF函数嵌套的功能，诸如实现对应成绩与对应等级的匹配，奖金等级与奖金指数的匹配等。

操作详情：

函数6：MATCH函数，找到你的行列位置

要确定某一数据在行或列中的位置，找位置，就用MATCH函数。

MATCH函数结构：=MATCH（查找值，查找区域，查找类型）

操作详情：

函数7：VLOOKUP+MATCH，查找更智能

VLOOKUP函数中第三参数为要返回的数据所在的列数。要解决列数，除了一列一列地数，当然可以用MATCH函数来实现计算了。

操作详情：

马上操练起来吧！