3张图理顺会议活动组织工作

筹划组织会议活动涉及很多方面,笔者通过实践总结认为,要组织好一场会议活动,可综合运用三种思维方法。

要素分析法

从要素出发梳理筹备工作,有利于在准备阶段“拆解”一场会议活动,从而由点及面地展开工作。基本思路是从要素去发散,以任务为线索,对细节作完善。不同的内容涉及不同要素,从共性来看,一般会有“人、材、物”几个方面,即参会的人、会议材料和会议所需物品、场地等。在图①中,笔者对于如何进行要素分析作了初步展示。

图①

首先应该将会议活动中涉及的要素列出并逐步细分。以“人”这一要素为例,主要包括参会领导(包括重要的特邀嘉宾等)、参会代表和筹备服务人员三大类。要明确谁来开会、来多少人、任务分别是什么、完成上述任务需要具备什么条件。例如,参会领导的任务是到会、主持会议或发表讲话、与参会代表合影。那么,我们一要通知参会领导会议时间地点等事项,准备好请柬、车证等必备物品,确保参会领导按时到会;二要起草报批主持词、讲话稿等会议材料,确保顺利开会;三要根据参会领导情况进行席次和合影次序安排等,确保圆满完成。

从整个会议筹备角度看,要素分析是基础,是一种网络状、多中心的分析方法,“人、材、物”等各种要素梳理过程中会有交叉和联系,有利于各要素互相查遗补缺,比较适用于筹备时间充足、较为复杂的大型会议活动。

在“人、材、物”等各要素中,要特别关注小众群体。大型会议活动,特别是全国性会议活动,往往涉及很多参会人员,分别具有不同特点和任务,需要我们予以关注。如,有具体任务的参会代表联系方式是否畅通,是否需要特别提醒。此外,在当前疫情防控常态化背景下,还应该关注疫情防控工作方案的制订,是否有与会人员来自中高风险地区等。

内容分析法

内容分析法是从呈现会议精神和主题这一目的出发进行梳理,是一种单中心的分析法。基本思路是确定会议活动主题、确定会议活动环节,进而分析每一环节的要素和注意事项,如图②。

图②

以常见的总结表彰会为例,当我们明确会议主题是对某项工作或某一时期的工作进行总结表彰,就要围绕这一主题谋划会议内容和环节,包括报名报到、颁奖仪式、典型发言、新闻报道等,进而分析会期几天、规模多大、谁来参加。大的框架和主要环节确定以后,再回到“要素分析法”中提到的思路,逐一分析这些环节涉及哪些“人、材、物”要素。如颁奖仪式涉及人的要素有颁奖(领导)嘉宾、领奖代表、引导和服务人员等。材料方面,颁奖环节涉及主持词、领奖代表简介、颁奖次序图等材料。物的方面,涉及会场、主席台、奖品等。

此方法要求所有“人、材、物”的设置都服务于会议内容和主题,对会议内容不断地进行思考,直到每一个环节所需的“人、材、物”齐备为止。

时间分析法

时间分析法是一种平推式的分析方法,比较适用于筹备时间较短、任务紧急的情况,或者用于会议活动即将开始时查遗补缺。简单来说,就是根据既定的会期,倒排工期,安排和检查工作任务。

以召开一个专题研讨会为例,在距离会议正式召开2至3天的时候,采用时间分析法安排筹备工作。如图③所示,首先分析每一天必须要完成的任务,列出任务清单和责任人,由任务铺开分析所需“人、材、物”,每天“销项”,推进工作。时间分析法其实是在每一个时间周期都进行内容分析和要素分析。

图③

要特别注意,会议活动中任一要素的改变,都可能导致整个会议活动安排的调整。如,与会领导的调整可能会带来主席台席次、颁奖对位、主持词、讲话及发言、车证请柬补发等一系列工作调整,需要各个点位的工作人员知悉。这就需要设置信息中枢,任一要素调整,都要通过信息中枢第一时间向各个点位发出通知。同时,要重新检查时间轴上各个点位的安排,确保不出纰漏。

(作者单位:全国总工会权益保障部)

来源:《秘书工作》2021年第7期
责任编辑:李梦雪
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