不要把简洁的拜访函写的冗长

工作中，一些朋友时不时会和拜访函打交道，不仅会代表单位接收拜访函，同时也会应领导要求拟定拜访函。

整体来说，拜访函的主题聚焦、内容简洁，写起来难度不是很大，大体原则就是把事情说清楚、把信息表达准确即可。

对于经验还不是很足的朋友来说，拟定拜访函前会寻找相关参考模板，但网络以及经验人士提供的资料五花八门，各种写法都有，反而不知道该借鉴哪一种。今天，我根据自己的实践认知，以企业对政府部门的拜访函为例说一说写作过程需要注意哪些。

版头部分

企业行文并不像政府部门那样严格，版头部分用较大的红色字体写上名称即“某某某公司”即可，至于名称的字号字体，公司一般会有固定格式要求。

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标题

有的参考资料中说要把标题拟定为“关于xxx的拜访函”“致某某的拜访函”，其实在实际操作中，这种写法和直接写“拜访函”三个字的区别不大。因为政府部门收到企业的拜访函之后肯定要往后看，不是只看一个标题，所以，朋友写的时候，最终要看公司及领导的具体要求，如果你只写“拜访函”三个字也是可以的，不用太纠结和担心。

02

内容

在各种参考资料中都有提到，内容可以包括两大块组成部分，一个是公司简介，一个是拜访的相关事项。

其实在实际操作中，公司简介这块并不十分必要，原因在于：（1）篇幅长。这类简介往往是把已有的公司简介简单改改粘上去，但是拜访函篇幅很短，往往只有一页纸，简介过多，会影响拜访事项说明，显得头重脚轻。（2）你要拜访的某位政府领导往往与你们集团公司有一定联系，例如你们的业务属于该领导分管范围，所以大概知晓你们企业，故不需要介绍太多，直接切入整体就好。

处理好企业自我介绍之后，接下去就是整个拜访函的核心内容，即要说明谁来拜访（拜访主体）、要拜访谁（拜访客体）、什么时候来拜访（拜访时间）、为了什么事情（拜访事由）。

在拟写过程中需要注意几点：

（1）明确写出拜访人员有哪些、拜访人员的称职务等，好让政府部门安排接待工作。

（2）明确写出你们要拜访谁，比如要拜访某某某，写出领导的名字和职务，不能只写某某某政府、某某某办公室。

（3）明确写出拜访时间。在实际中，有些企业非常诚恳，只要领导有时间什么时候拜访都可以，但在拟定拜访函时，还是要有一个明确日期，例如就4月3日，避免写成4月1日-4月9日期间均可。政府部门收到拜访函后，就会征求领导意见，并且统筹时间，如果有困难，工作人员也会向企业反馈并给出一个领导初步认可的时间，所以不用太过担心。如果时间跨度写的过长，反而不利于整体安排，拜访事宜会被慢慢往后推。

（4）拜访事由。一定要凝练出一个明确的说法，例如关于XX项目审批、关于XX三期工程扩建等，如果写的太多太散，很可能领导会觉得你们还没明确好拜访事项，目的不明确，拜访效果不会很大，以至于不安排拜访。

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版记部分

也就是落款的地方，除了公司名称和时间之外，还有再后面写上联系人及联系方式，便于及时沟通情况。

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一个例子

最后，给出一个具体例子让朋友们直观了解一下，这是企业写给政府的拜访函，言简意赅，篇幅简短。

总之，拜访函看着较为简单，但是实际操作中还有不少东西要注意，最终成文力求简明，避免冗长。

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