志书编纂中应注意的细节
志书和年鉴（指地方志系统编纂的综合性年鉴）是全面、准确、翔实地记述一个地方（以行政区划为界限）的自然环境、人文社会历史与现状的资料性著述。编纂人员应本着尊重历史、尊重客观事实的原则，充分认识志鉴内容的科学性和知识性，这对发挥志书的“资治、存史、教化”作用有着十分重要的意义。志鉴内容要做到概念准确，应用词语要符合语法规范，标点符号、数字使用要符合国家标准，篇、章、节、目等层次要分明，做到结构合理，体例完备。现将志鉴稿中常见的问题归纳为6个方面，供志书编纂人员备考。
一、写凡例（编辑说明）时需特别注意的问题
“凡例”，也称为编辑说明、总例、志例、叙例、例言等等，是图书辅文的一种文体名称，多用于工具书类书籍。地方志和年鉴的前辅文中都有“编辑说明”，是说明其编纂体例的文字，包括志鉴的内容、编写原则、年限范围、组织形式、编写格式等等的说明，从指导思想、框架结构到局部细节，都周密地考虑到，并以“一、”、“二、”、“三、”……逐条叙述。它好似志鉴书籍的蓝图，既让各编纂者按其统一要求编写，也是读者阅读志鉴的指导。在送审稿的《编辑说明》中，也有不少疏忽之处，编撰者应予以注意。
（一）凡例中的规定不能与国家现行法律、法规及方针、政策相悖
志鉴编纂人员在撰写凡例时一定要有个前提条件，即不能与现行的国家有关法律、法规、方针、政策相悖，而且执行的必须是现行的国家有关法律、法规、方针、政策。例如：有的志稿在凡例中规定本书中仍使用非法定计量单位“亩”，读者可以按照国家有关规定自己换算。这样的规定显然是不符合国家有关出版规定的，是把该书凡例的适用效力高于国务院《关于在我国统一实行法定计量单位的命令》的法律效力，这样的内容是不应出现的。这类问题在志书的凡例特别是年鉴的编辑说明中屡见不鲜。
又如：某省志书2002年出版时，凡例第三条规定：“数字书写按1987年国家语言文字工作委员会公布的《关于出版物上数字用法的试行规定》执行；用字除引用古籍外，均采用1964年国务院公布的《简化汉字总表》的简化汉字》。”其中参照的两个国家标准均已为新的标准代替。1987年国家语言文字工作委员会公布的《关于出版物上数字用法的试行规定》，已经被GB/T15835-1995《出版物上数字用法的规定》所代替；1964年国务院公布的《简化汉字总表》，已经被1986年国务院批准经修订程序发表的《简化字总表》所代替（1988年3月又公布恢复使用15个汉字）。凡例中规定使用国家已经废止的国家标准，是不正确的。
（二）志鉴凡例或编辑说明中常见的违背科学性的规定
对凡例或编辑说明的规定既不能违背政治性和思想性，也不能违背知识性和科学性。志书凡例或编辑说明中最常见的问题之一是对书中引用来自不同部门提供的同一数字资料的规定。由于统计口径不同，这些数字往往绝对值各不相同，这就需要志鉴编纂人员进行科学的加工或必要的说明，不能信手拿来就用，从而造成同一指标在书中不同章节记述时前后矛盾。例如：有的年鉴编辑说明规定：“本刊年鉴所载资料均由全市各部门、各单位、各区县提供，并经撰稿单位领导审核，全市综合性统计数字由市统计局提供，各项事业数据由各部门提供。考虑到统计口径的不同，凡引用本刊数据的均以市统计局公布的数据为准。”这种规定有两个问题：一是书中并未说明哪些数据是统计局提供的，所以引用者无法准确地引用；二是对于统计数据，志鉴的编纂人员是第一引用者，所以在编纂志鉴时应该统一引用统计局的数字，志鉴编纂过程也是对引用数字进行核实、科学加工的过程，志鉴是工具书，又是历史资料，其数据应十分准确，不能将问题留给应用者或读者去甄别处理。
二、篇目设置归类常见的问题
目前三级志书编目设置千差万别，存在着一些不够科学和不够严谨的地方。例如“水利”类，现在多数志书将其归纳在“农业”大类之下。“水利工程”（简称为“水利”或“水工”），《现代汉语词典》中解释为：“利用水力资源和防止水的灾害的工程，包括防洪、排洪、蓄洪、灌溉、航运和其他水力利用工程。”这里所说的“水利”不仅仅是指农业灌溉等问题，而且还涉及发电、航运、市政设施、环保等领域。例如：《固安县志》将“水利”设置在《基础设施》类下，充分体现水利作为国民经济基础设施组成部分的地位及其为经济发展所发挥的作用。
为了保证志鉴篇目设置归类上的科学性，可参见《中国图书分类法》的分类标准。
三、目录中常见的问题
（一）目录中的标题与正文中相应的标题不一致
这是一个责任心的问题，也是经常遇见的问题。这类问题主要是志鉴编纂人员和编校人员粗疏造成的。
例如：某年鉴送审稿正文中类目标题为《个体私营经济》，而目录中为《非公有制经济》。
又如：正文中条目标题为《改革案件管理审判旧模式》，而目录中为《改革案件审判旧模式》，等等。
（二）目录标题应该收录到哪一级
这是一个要视具体情况而定的问题，各书有所不同。一般分为：章、节，例如《某某省建筑材料工业志》（见后文）；章、节、目，例如《某某民俗志》（见后文）。有的还将各章节中的表格、插图也随章节列入目录中。采取哪种方式，应该以便于读者查阅、检索为标准，不可太过于简单。
四、机构名称使用的问题
志鉴是记述一个地区、一个部门的地（部门）情书，书中涉及的机构名称是方方面面的，不可避免要多次使用。
（一）志鉴中机构名称使用情况
1．书中使用的机构名称应一律用全称
旧志中机构少，机构名称简单，一般是使用全称。随着社会发展，社会分工越来越细化，各类机构逐渐增加。新编方志（包括年鉴）中，如果对各类的机构名称全文均应用全称，不仅占篇幅多，读起来也烦琐。所以一般采取两种处理方法：一是机构名称在书中第一次出现时用全称，然后括注简称，其下文可用简称叙述；二是编制一个“机构全称、简称对照表”作为附录，凡是表中收录的机构名称，在书中可直接使用简称。
2．机构名称的简称使用
书中涉及的各类机构名称，如果需要使用简称，应该在机构名称第一次出现时用全称，在其后括注简称，但要注意是通用的规范化简称，则以下可直接引用此简称。如：“全国人民代表大会常务委员会（以下简称人大常委）”、“工商行政管理局（以下简称工商局）”、“计划生育委员会（以下简称计生委）”等等。目前编纂的志鉴大多采用的是这种方式。
但是，应用这种方式有一个不便之处，即读者往往不是从第一页开始阅读，而是直接翻到要查资料的页面，如果书后无检索表，读者很难找到机构全称在书中第一次出现的地方，故不便于阅读。
3．不规范的用法
主要有4类：
（1）涉及的机构名称不用全称，也不括注简称，随意引用。
（2）前文已经使用机构简称，后文对出现的同一机构名称用全称再括注简称，不符合“第一次出现使用全称”的原则。
（3）对机构简称随意增减通用的规范用字，不同的章节对同一个机构名称采用不同的所谓简称且全书不统一。
例如：“某某市国土规划管理局”在有的章节中简称为“市国土局”，有的又简称为“市土地局”。
规范的用法应该是：“某某市国土规划管理局（以下简称'市国土局’）”。从括注之处往后，如果再使用该机构时，可用简称“市国土局”，并且全文只能用这个简称。
（4）机构简称不规范，从字面上使读者对机构的性质产生歧异。
例如：将“工商行政管理局”不规范地简化为“工商”，规范的简称应该是“工商局”。
又如：将“某某市人民医院”不规范地简称为“人医”，等等。
（二）志鉴中涉及的机构种类
1．国家和省级机构
例如：“国家工商行政管理总局”、“中华全国总工会”、“省国土资源管理局”等。这类机构一般在市、县级志书及其年鉴中重复出现的机会较少，所以在书中一律使用全称为妥。
2．企业名称
例如：“泸州老窖集团公司”、“马鞍山钢铁股份有限公司”等。由于企业名称一般是在特定章节或条目中出现，一般不会贯穿志鉴全书，使用全称并不会增加很多笔墨，所以用全称为妥。
3．志鉴记述的地区、部门所属各机构
例如：“市科学技术委员会”、“市工商行政管理局”这类机构名称贯穿全书，经常出现。解决这类问题可采取是编制“部分组织机构全称、简称对照表”方法，一方面可以减少正文中括注简称的麻烦，另一方面也方便读者对照阅读。该表在书中的位置，可放在凡例（或编辑说明）之后，也可放在书后作为附录的组成部分。
例如：《威海市城区环境卫生管理志》在凡例后设置了一个“部分组织机构简称、全称对照表”，该书行文中涉及机构名称时，就直接使用表中相应机构的简称，不必先用全长再括注简称了。……
《中国地方志年鉴（2002）》（创刊号）在编辑说明之后设置了一个“有关组织机构全称、简称对照表”，对书中涉及的一些常用机构名称的简称进行了规定。见下表：
有关组织机构全称、简称对照表
中国共产党中央委员会 中共中央
中华人民共和国全国人民代表大会 全国人大
中华人民共和国国务院办公厅 国务院办公厅
中华人民共和国国家发展计划委员会 国家计委
中华人民共和国国家民族事务委员会 国家民委
中华人民共和国财政部 财政部
中华人民共和国人事部 人事部
中华人民共和国教育部 教育部
中华人民共和国国土资源部 国土资源部
中华人民共和国新闻出版总署 新闻出版总署
中国民航总局 民航
中国共产党中央军事委员会 中央军委
中国人民解放军 解放军
中国人民解放军某某军区 某某军区
兵团
中国人民政治协商会议 政协
中国地方志指导小组 中指组或指导小组
地方志编纂委员 方志编委会
地方史志办公室 史志办
人民政府 政府
计划生育委员会 计生委
社会科学联合会 社科联
教育委员会 教委
地质矿产厅 地矿厅
外事办公室 外事办
体育委员会 体委
城市建设局 城建局
五、资料不翔实的问题
这是志鉴中应避免的最主要的问题之一，也是最应该引起编纂人员，特别是总纂者注意的问题。编纂志鉴一般是集体活动，不是一个人、也不是一个部门参与，所以资料来源是多头的，难免出现同一事件不同部门提供的资料相互矛盾的情况。志鉴成稿后，一定要进行统稿。一般志鉴中都有“概述”、“大事记”和“附录”，“概述”一般介绍志鉴所记述的本地区或本部门基本概况。其中“大事记”一般记述书中重要事件及发生时间，“附录”中一般有本地区或本部门的统计资料等，统稿者可以以此为参照，对各章节记述的内容进行核对，其效果是比较好的。经过核对，常见的问题主要有以下几类：
（一）地名不翔实
同一地方的名称，在全书前后记述不相符。
例如：某志稿概述中记述地名为“大黄岭”，而特载中记述为“大王岭”，不知哪个正确。
（二）时间不翔实
例如：某年鉴稿关于某一次会议召开时间，书中第60页记述时间为“6月22日至26日召开”，而书中第253页“大事记”中同一会议召开时间为“6月23日至26日召开”，前后矛盾。
志书一般记述的是某段时间内的事情，所以在书中应用资料时一定要注意记述时间背景。
例如：某区志稿第107页记述，“解放后店址卖给'军直合作社’”。此处“解放后”三个字，根据上下文判断应该是指新疆解放，但是该书凡例中记述：“'解放’是找某某地区解放。”如果此处是指新疆解放，一定要注意是“新疆解放后店址卖给'军直合作社’”。
（三）引用数据不翔实的问题
1．计算错误
志鉴编纂人员对各部门报送的资料要逐一进行核实，这是个责任心的问题。在志鉴稿中，各分项数据相加不等于合计之数是常见的问题。
例如：某志稿在介绍某单位人员情况时，记述“具有专业技术职务人员337名，其中：具有初级专业技术职务人员186人；中级专业技术职务人员138人；具有高级专业技术职务人员9人”。而3个分项指标相加之和为333名，显然合计数或者分项指标中某一数据是错误的。
2．比率错误
例如：某年鉴稿第142页中记述2001年全市自营企业出口产品营业总额为“2100万美元，增长90％”。对照该市上一年已出版的年鉴，2000年全市自营企业产品出口额为“1172万美元”。经计算，2001年增长率不是90％，而是79％。
3．同一数据在书稿中前后记述不一致
这类问题在年鉴送审稿中尤为突出，在志书中也屡见不鲜。
例1：某市2002年的年鉴送审稿中有许多经济指标，如国内生产总值、工业总产值、农业总产值、出口创汇额、财政收入、年末人口数、旅客周转量、货物周转量等，与2001年该市已出版的年鉴相比较，增减值不符。一般记述上一年度事项的年鉴是本年年中出版，上一年资料对本年度来讲是基期数据，而不是计划期数据，所以不应该再有水分。如果每年的年鉴与上一年的年鉴数据都无法进行比较，那么该地区的年鉴就失去了科学性、真实性和可读性，续修志书时，编纂人员参考这些年鉴时就会遇到很大的麻烦。
例2：某年鉴送审稿第109页中的“2001年主要出口商品表”，其外贸出口额合计数为“4335.62万美元”，在同页的“2001年主要出口贸易国家和地区表中”，外贸出口额合计数为“4335.74万美元”；第108页表中同一指标为“4335.69万美元”。同一指标在3个表中各不相同。
例3：某志稿第395页记述“某某集团公司下设11个分公司和1个厂”。而第203页中记述为“某某集团公司下设8个分公司和厂”。该集团公司究竟下设了几个分公司和厂，书中记述前后矛盾。
例4：某年鉴送审稿第163页中记述“某某路全长173公里”，书中第16页记述该来全长为“188公里”。同书稿第41页记述“辖15个镇、14个乡”，而第22友中又记述为“辖镇14个，乡15个”。
例5：某区志稿第498页记述“大专学历的1384人”，而表12～19中同指标的数据是“大、中专学历人数1348人”。
在志鉴编纂中，资料往往来自不同部门，而不同部门对同一数据的统计口径往往不统一，志鉴编纂人员需要对这些数据进行加工处理，不能拿来就用，在全书中同一数据必须是一致的，从而保证志鉴引用资料的真实性和科学性。
（四）史料不翔实的问题
这类问题的出现，主要是编纂志书或年鉴时，对资料的整理、选用工作不到位造成的。
例1：某志稿记述抗日战争时期的史实，当时该地区国民政府、日伪政府及共产党领导的抗日民主政府并存，书中在记述某支队伍开进该地区时，对这支部队是谁领导的未作交代，使读者无法准确了解这段史实。
例2：某年鉴送审稿记述撤乡建镇的事情，第7页中记述为省人民政府批准，而第2页记述为市人民政府批准的。前后矛盾。
（五）人员身份不翔实
例如：某志稿中记述政府机构人员任职情况时，其中有一项“党派”。在第308页表6～5“党派”一栏中，有的领导人身份为“无党派”。然而，“无党派”一词使用必须准确，“无党派人士”是统战对象，只有称得上是“社会贤达”的人士才被统战部门称为“无党派人士”，否则只能称为“群众”。
六、表格常见的问题
（一）表格种类
表格种类主要有：全线表（繁表）、有线表（简表）、挂线表（系统表）、框线表（流程表）、卡线表、套线表、无线表等。
志鉴中常用的表格多属于书刊表格，一般由四部分组成，即表题、表头（项目栏）、表身和表注。根据其结构形式不同，表可分为卡线表、套线表和无线表3类。
“表”是志鉴类书籍常用的七种主要体裁之一，特别是年鉴中多用表格来说明的工作情况。志鉴中各章、节、目应用的表多是来自不同部门，同一指标往往统计口径不统一，有的编纂人员对表格的编制或缺乏严谨性、或缺乏专业统计知识，不注意将各表中的指标进行科学的调整，所以一些表不但缺乏科学性，甚至使读者对志鉴的客观性、真实性产生怀疑。
（二）常见的问题
1．同一指标，表中数据与志稿的行文对应之处记载的数据不符。例如：某年鉴送审稿在“概述”行文中介绍乡镇时记述“有57个镇，57个乡”。而在《镇乡》一章的“2002年镇乡一览表”中，所列举镇乡数相加却分别为“54个镇”和“60个乡”。
2．分项相加不等于合计。编纂人员对于有关部门提供的表格，应注意核对，其中各项数据要逐一计算，应加强这方面的责任心。