【学习参考】档案室必备锦囊之“档案索引”和“梦幻五件套”

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来源：万财会

作者：郑州区域王洁

大家好，今天给大家隆重的介绍一下郑州区域安阳商管的档案室，整篇文章分为三部分，分别是档案室概况、档案室管理（梦幻5件套）、档案查询与制作（内含档案索引的制作）。

一、档案室概况

1、 郑州区域安阳商管档案室有2个：1#档案室位于B1层，存放2013-2017年档案；2#档案室位于4层，存放2018年档案。今天着重讲解一下1#档案室。

2、我们选择的是集成密集柜，集成密集柜的好处：

预设可移动轨道，节省了传统档案架、人行通道的空间，增加档案的储存空间；

手摇机动装置，很方便的摇开每排；

双面放置，集中存放，人行动距离缩短。

二、档案室管理

对于档案室日常的管理我们陈列出了必备“梦幻五件套”：

档案室布局示意图

档案室管理规范

灭火器

灭鼠版

桌椅

1、档案室布局示意图

由于档案众多，如果没有示意图，我们进入档案室查询档案将会是一件极其困难的事，所以制作档案柜示意图尤为重要，将所有的柜号、方位依次陈列在示意图中，一目了然。

2、档案室管理规范

进入档案室之后，对于档案的登记管理与解决方案，我们设置陈列了档案管理规范的四宫格：应急预案、档案室盘点表、档案安全检查表、档案室出入库登记表；

这四个管理表格大大解决了我们对于档案的日常管理和监督，减少档案室的突发状况。以下是我们存放表格的截图，附件已上传，可以参考使用。

3、灭火器 4、灭鼠板  5、桌椅

三、档案查询与制作

1、制作档案柜牌、柜号，柜牌放置档案柜一侧，柜号放置档案柜中间，方便查询；

2、制作档案柜索引、档案索引，面对茫茫大海的档案，我们必须要制作档案索引目录，对于整个档案的梳理和查询很有帮助；

①档案室索引，放置档案柜上，按照档案柜的序号分类制作，分别列明档案年份、档案类别、档案层级、以及档案册数；附件已上传

②档案索引，按照档案年份分类制作，分别列明档案类别、档案册数、档案柜号；附件已上传

3、统一档案盒侧封，使档案美观整洁，方便查阅；

4、统一档案封皮、档案目录；

5、统一档案的目录，分类一级编码、二级编码、写清档案柜的存放地点。附件已上传

总结

1、档案工作是需要我们及时完成的，每月的档案每月完成，制作好目录放置档案盒；

2、对于业务部门移交的合同我们一定要审核完整，附件完整了我们再进行后续的工作；

3、档案索引的制作很有必要，需要全体小伙伴们的共同整理和清点；

4、只要前期的档案工作做到位，之后的档案工作会很顺利，工作路线会很清晰。

以上三大部分总结是对于档案室的管理和查询工作的梳理，希望能通过以上的分享，能给小伙伴们带来不同方面的收获~~~

编辑：SAN