想让导师愉快的修改你的 SCI 论文？请一定用好 Word 审阅
2024-05-09 21:29:25
如果你的导师能够在百忙之中抽空亲自帮你改论文，那他（她）一定是个为学生着想的好导师，请你一定要珍惜。 因此，我们作为学生，也要为导师着想，尽量让导师舒心省心的改论文，从而节约导师宝贵的时间。 Word 审阅是为修改 Word 文档量身打造的功能，可以大大提高修改文档的效率 ，因此，绝大多数导师也会在修改论文的时候使用 Word 审阅。笔者曾经因为不会使用 Word 审阅，在修改论文的时候给导师增添了很多不必要的麻烦。 所以，如果我们也能熟练掌握 Word 审阅，便可以在论文的反复修改过程中和导师保持顺畅对接。 导师就会更集中精力在修改论文内容上，而不会被软件使用等无关问题所叨扰，从而让论文改的又快又好，让导师和自己都舒心省心。 下面，笔者就来和大家分享一下如何在科研论文写作时应用 Word 审阅。 Word 的审阅选项卡里主要包括 5 个部分的内容，每一部分在我们写作和修改论文的过程中都十分实用。 如图 1 所示，第 1 部分可以用来检查 SCI 文章的拼写和语法，并可以统计文章的字数。第 2 部分是翻译功能，可以一键进行 Word 文档的中英文互译。第 3-5 部分则主要用于文章的修改。 我们以 SCI 文章写作和修改的具体场景为例，来分别介绍如何应用以上 5 个部分的功能。 审阅选项卡的第 1 部分 ，主要包括拼写和语法、同义词库和字数统计功能。我们重点认识一下字数统计功能（图 2-1）。直接点击该图标，会默认统计全文字数，如果先选中文本的某一部分，则会统计该选中部分的字数。很多期刊对文章摘要或全文有字数限制，我们就可以用这个功能进行快速检查。
图 2（图片来源：作者制作）
审阅选项卡的第 2 部分 提供的翻译功能也十分实用（图 2-2）。如果需要翻译的文本是 Word 文档，比如说，SCI 修回时审稿人意见就通常是以 Word 文档汇总发送给我们，这个时候，就可以直接使用翻译功能，而不需要再复制粘贴到其他翻译平台进行翻译了。 Word 审阅选项卡里最重要的功能，就是让文章在作者之间高效快捷的修改。 一篇 SCI 论文从成形到最终投稿，往往需要我们和导师的反复修改和精心打磨。在这个过程中，如图 3 所示，通常，我们把原始版本的文章发给导师（图 3-A）。 导师在 Word 审阅选项卡里的修订模式下做出修改（图 3-B）并回复我们，我们将导师修改的这一版处理好后，随后回复导师，导师再进行第二次修改。 如果我们能够熟练的掌握 Word 审阅，就可以正确的处理导师在文档中做出的修改标记，让导师修改的舒心省心，使整个修改的过程变得高效顺畅。 导师最常用的审阅功能有两个，第一个是注释功能（图 3-B1），第二个是修订功能（图 3-B2），分别对应着审阅选项卡里的第 3 和第 4 部分。 由于实际情况下，往往有不止一位审阅者对文章做出修改，因此，在做修订之前，我们需要先登录自己的 Microsoft 账户，让我们在文章中做出的修改署上自己的用户名。 比如说，我在一篇文章中做出的修改就会署名为「橙医生」。否则的话，Word 就会把审阅者用户名标记为「Microsoft 用户」。 Word 审阅选项卡的第 3 部分注释功能 的使用方法很简单。如图 3-B1 所示，选中想要添加注释的文本，这时文本右侧会出现审阅窗格，在里面添加批注的内容就可以。并且，你可以对批注进行回复，就像微信对话一样。比如说，你的导师在给你修改论文的时候做了某项注释，你就可以在下面进行回复，最简单的就是「谢谢老师」啦。 把文章返还给导师后，导师如果满意你的回复，一般就会处理掉。如果没有，我们也可以在修改完成后，点击「解决」或「删除」批注。 Word 审阅选项卡的第 4 部分修订功能 ，使用起来要复杂一些，这一部分也是 Word 审阅的核心功能，一定要熟练掌握。如图 4 所示，点击「修订」图标，我们首先要选择开启或关闭修订模式（图 4-1, 2）。 开启修订模式后，你对文档内容作出的修改，比如说插入、删除和移动，就会被作上用于显示这些修改的标记，比如不同的字体颜色、删除线和下划线等。 通过右边两个复选框「所有标记」和「标记选项」，我们可以自定义选择显示哪些修改标记，以及用什么样式显示这些修改标记。 右上方的复选框提供了四种显示修改标记的方式，比如，默认的「所有标记」方式，就会显示出做出的所有修改，一般我们都会使用这种显示方式（图 4-1）。 右下方的标记选项则要复杂一些，如果在复选框里选项的左边打上勾，这条选项就会在文中显示标记（图 4-2）。如果文章有多个审阅者，还可以选择性的显示哪些审阅者的修改标记。 当然，我们还可以设置标记的样式，比如说，如果在文档中插入了一段内容，你可以选择仅仅用不同颜色显示，还是同时用不同颜色 +下划线显示，这取决于你的使用偏好（图 4-3）。
图 4（图片来源：作者制作）
在实际应用中，导师回复我们的文章，往往就包含了密密麻麻的修订标记。 我们在处理导师的修改时，首先，打开「修订模式」，点击导师做出的修改，你可以选择「接受」或「拒绝」该修订，也可以全部接受或拒绝所有的修订，并退出修订模式（图 5）。 我们来看一下具体的使用场景。比如说，图 6 中导师针对原文档做了两处修改（图 6-A 和 6-B），第一处是删除了「这个趋势仍将持续」这句话（图 6-B1, 2）。 我们点击选中此处修订，如果我们认同导师的修改，点击「接受并移到下一处」，这条修订就会消失，然后自动跳转到第二处修订，以此类推。 建议大家在处理导师修订的时候，都选择「移到下一处」，这样就不会遗漏任何一条修订标记。按照这样的方式处理完所有修订，整个文章就会重新变得清爽（图 6-C）。 针对导师的批注，我们也可以回复后，用修订模式在文章中相应的地方进行修改。这样的文档再返还给老师进行第二次修改，就会让导师觉得十分舒适。 我们来说一下 Word 审阅选项卡的第 5 部分「比较与合并文档」 ，这个功能也非常实用。 我们有时候会遇到这样的情况：如果有人帮我们修改了文章，但是没有使用修订模式，我们就无法一眼辨认出究竟是哪些地方进行了修改。 这个时候，如果完全逐字逐句的比较修改前后文章的不同，是很费时费力的。而比较与合并文档这个功能，就是用来帮助我们快速精确的比较或者合并同一个文档的两个版本。 如图 7 所示，文档版本 2 是在版本 1 基础上进行了修改的新文档，我们现在想要知道版本 2 究竟修改了哪些地方，并决定保留哪些修改，就可以这样操作：点击「比较文档」（图 7-1）。 将文档版本 1 设置为「原文档」，将文档版本 2 设置为「修订的文档」，并标记一下修订者的名字（图 7-2 和 3）。 比较设置选项（图 7-4）提供了比较的范围，是只标记内容修改呢，还是也标记大小写、格式等修改。 最后，显示位置（图 7-5）提供了三个选项：如果选择「原文档」，则是在原文档版本 1 中显示修改标记，选择「修订的文档」则是在文档版本 2 中显示修改标记。 点击「确定」后，Word 就会自动创建一个新文档，Word 自动命名为「文档 1」。 在这个文档里，很清晰的显示了审阅者对文档做的每一处修改，随后，我们就可以选择接受或者拒绝这些修改，避免手动一个个的「找不同」（图 8）。合并文档和比较文档类似，大家可以自己摸索一下。
图 8（图片来源：作者制作）
以上，笔者结合 SCI 和毕业论文写作修改过程中的实际应用场景，系统的介绍了 Word 审阅的主要功能及使用方法。 相信我，无论是 SCI 论文的修改和修回，还是毕业论文的修改，还是后面当童鞋们自己当了导师修改学生的文章，Word 审阅都是伴随科研工作者一辈子的必备工具。 因此，熟练掌握 Word 审阅，一定会让你受益无穷。
