越是忙,越应该反思自己是不是真的高效 —— 好的时间管理,应该是让自己越来越轻松

其实当我们一次次写下一排排的任务,最终一件件完成,或者荒废了一天的时候,我们就应该明白:我们从来都不能管理时间,我们只能管理自己,管理自己怎样把这些任务完成。
这个“管理自己去完成任务”的过程,就是时间管理的艺术的全部 —— 能够合理的分配任务,高效的完成,还能留出一些时间休闲和娱乐,你便学会了时间管理。而这,也是这篇文章想要完成的使命。

| 如何分配一天的任务

笔者在进行一天的任务安排的时候,总会遵循这几个简单的原则:
1.明确好具体的学习和工作任务
当你有多个学习方向,屯了很多书和课程资料的时候,这个安排是无比重要的。
比如,要准备看书,就要把书名,今天准备阅读的页数都规划好。
提前把这些决策做好,一旦有时间学习,我们就能迅速的拿起那本特定的书开始阅读和思考,而不是看着一堆书发呆,最终因为划了一下手机而沦陷。
2.设定优先级,优先完成重要的任务
具体要做什么列出来之后,就要按照重要性排出一个先后,优先完成那些重要的任务,在确定不会被打扰的时候先做重要的任务,这样能够保证我们至少每天都能在最重要的那成长方向上有所进步,即使被打断,总体损失也不会很大。
3.不同类型,不同强度的任务间隔安排
将不同的任务间隔安排,可以分时段调动大脑的不同的智能,让自己整体的精力始终保持在较好的状态:读了一两个小时的书,通过文字输入信息的大脑智能就应该就比较累了;这个时候,可以看视频,听音频来学习,通过图像和声音来输入信息;学习得差不多了,就先暂停一下输入,开始输出,就写点东西,整理自己的思路……
如果把你的大脑的不同智能比作不同的几个装备机枪的小分队的话,间隔安排任务就像是安排这些小分队间隔向敌人开火,发起冲锋,让所有的小队成员的武器始终保持最好的状态,不会过热,从而提高整个部队的战斗力水平。

4.在安排的过程中,留好充足的休息时间,留好冗余
笔者在安排任务的时候,一般会 30 - 40 分钟安排一次小休息(几分钟),两次小休息之后安排一次大休息(十几分钟到半个小时不等,这个时候一般会收拾一下房间,或者洗衣服),正如笔者前面讲的,不要在短时间内持续的逼着自己的部队持续冲锋,应该给他们分工,也要安排好足够的时间休息,毕竟咋们有整整一天要度过。
此外,笔者一般在安排的任务的时候,一般会在上午和下午分别留出一个小时不做安排,这主要是因为有的任务经常会超时,或者要处理学校里面的事情。
留冗余不仅仅是给你完成任务提供更多空间这么简单,它还能够倒逼你提高你的效率:因为要留冗余,能安排在一个任务上的时间变少了,这其实更能激发自己高效完成任务。

5.小任务批处理
一天当中,我们总会有很多琐碎的事情要做,比如回复QQ和微信,网购个什么东西,完成学校或者公司的形式化的任务……我们自己的学习和工作中,也有一些诸如整理文件、标注书本和电影、找书之类的小任务……
这些事情本身不需要花费多少时间,但是我们往往是想起来就做,最终在做这些小事的过程中把自己的大任务打乱,导致任务管理混乱。
为了解决这个问题,笔者一般会在手机上专门用一页便签来记录每天要完成的各种琐事,然后在真正合适的碎片时间时段解决(比如排队的时候),或者安排一个专门的时间段来做(比如已经学习得有点累了,可以做点其他的事情的时候)。
用好这个“批处理”工具,你的大块时间会被很好的利用起来。

| 建立好任务反馈系统

光是安排好任务,缺少反馈是不行的,笔者常用的任务安排的反馈工具主要有以下两个:
1.时间开销记录
在你进行任务规划的同时,还要开始自己的时间开销记录,如果你是在手机上列任务清单,可以就在这个笔记页面记录一天的时间开销;如果使用手账本列任务,可以在对页记录自己的时间开销。
这个记录主要是为了让你时时意识到自己在干什么,对自己一天的时间开销在那些事情上的比例有所警惕,如果你能真诚的记录,你会慢慢发现自己可能花了太多时间在聊天、游戏或者其它意义不大的事情上面……渐渐的,为了能完成自己规定的任务,你会开始试着减少自己花在这些事情上的时间。
2.时间节点设置
正常情况下,笔者在安排一天的日程的时候,一般会设置两个时间节点:上午 9点45 和 下午 2点45 —— 到这个时间点附近,笔者就会收拾好东西,离开当前的学习场所,去另外一个学习场所学习,比如从寝室搬到教室,从图书馆搬到咖啡厅。
这一方面能让笔者得到一定的新鲜感刺激,可以调节一下在同一个地方坐太久带来的无聊的心情;另一方面,在笔者离开原来的学习地点的时候,我会开始回顾自己在之前这段时间内到底收获了什么东西,以便于接下来调整状态。
此外,笔者在每周三和每周六会安排一次外出,带着相机街拍或者到一些景观点拍照,这不仅满足了我的摄影的学习的需要,也给了我的小结一个很好的仪式:我可以在外出乘车时,抽个空总结一下前几天的任务的完成情况,这可比要求自己每周三和周六找个地方坐下来总结好操作多了。

| 时间管理的终极奥义

笔者开篇就讲到,时间管理本质是自我管理,自我成长,所以说,你的时间管理最终只应该走向一个方向,那就是在完成自己给自己布置的任务的过程中,发现那些产出最强,效率最高,对自己成长最有效的事情,然后不断的增加在花在最重要的事情上的时间,提高完成这些重要的事情的效率,至于其他低产出的任务,该放弃的,就放弃。
这就是笔者所说的“越是忙,越应该反思自己是不是真的高效”的含义,越是累,越是应当检讨自己:我是不是没有安排合理安排任务?我的哪些工作可以简化?我今天做了哪些不必要的工作?
当你能够时常这样自我反省,不断明确自己的核心任务,越来越驾轻就熟,能力不断增长的时候,你才算真正学会了时间管理。
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