【好书推荐】如何做好时间管理——《搞定》精华分享

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冯雪松【好书推荐】

《搞定：无压工作的艺术》这本书，是一本时间管理指南，教你在繁重的工作压力之下，通过有效的时间管理技术解除精神负担，保持大脑的良好状态，从而轻松高效地完成工作。时间管理领域的经典名作，首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法，帮助你解除精神负担，保持大脑良好状态，轻松高效完成工作。本书作者戴维·艾伦，美国著名的管理思想家，时间管理领域的世界级权威，GTD 时间管理方法的创始人。

我们在工作中基本都会遇到工作量繁重，但是时间、精力又有限的情况，这给我们带来很大压力。你可能一天要写上百封电子邮件，也可能同时在几十个微信群里回复信息，在这种状态下，你的工作状态很难达到最好，还会影响生活的幸福感，所以，越来越多的职场人需要学会时间管理方法。

在社会运转速度越来越快的情况下，人们面临的工作压力越来越大，也越来越普遍，这才产生了对于时间管理技术的迫切需求。不过，人们进行时间管理的基本工具仍然是备忘录、时间表、日程表、工作计划这些东西，很多现代的时间管理学流派，也就将注意力集中在了工作计划上，将时间管理的目标设定为更好地制定工作计划，通过组织整理、统筹优化或是选择优先事项等具体方法，让你的日程变得条理清晰，然后妥善执行计划，达到避免遗漏、提高工作效率和质量的目标。

对于人类大脑的这个特性，用电脑来打个比方就更清楚了。电脑用于运算的核心部件是中央处理器，也就是 CPU，然后有个部件和 CPU 相连，叫做随机存储器。需要运算的数据在输入 CPU 之前，以及运算结果从 CPU 输出之后，都需要在随机存储器里短期存储一下。但是，随机存储器不能堆积太多的数据，如果它被填满了，CPU 的运算能力就会急剧下降。手机的情况和电脑是相似的，而人类大脑也是如此，昨天的任务没有处理完，明天的任务需要明确细节，这些占用记忆资源的内容如果堆积过多，就会严重影响大脑的思考能力。

戴维·艾伦最初提出 GTD 方法的时候，电脑技术和网络技术还不发达，所以他在建立工作计划系统的时候，主要还是依靠纸质文件夹或是小本本，如今技术日新月异，你可以用电脑软件、用 iPad 和手机的 App，更加方便地整理工作计划。不过，无论是小本本还是 App，它们承担的角色并没有发生本质变化。对于大脑来说，不同载体不同形式的工作计划系统，就相当于你的外脑，外脑承担记忆功能，就能将你的大脑解放出来，让你摆脱压力和焦虑，轻松而专注地处理眼前的工作。

衡量这样的一个工作计划系统是否成功，并不在于载体和形式，最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果，其中的关键是，将工作任务整理到这个系统里去之后，你是否真的可以在大脑里摆脱它们。如何才能摆脱呢？有两点要注意。

第一，昨天的工作任务一定要按计划完成，除了那些自己不能控制的特殊情况之外，不应该留下尾巴。昨天的工作留下尾巴，在脑海里挥之不去，就会影响今天的状态。而且，工作留尾巴还有另外一层危害：我们大脑的状态会受到情绪的影响，你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候，就相当于在做一个自我承诺，工作没有按计划完成，就相当于自我承诺没有实现，虽然没有外人来惩罚，但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感，这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担，影响你的大脑状态。

第二，明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候，一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能，就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘，意思就是说，你的大脑即使忘了也没关系，因为整理到外脑里的信息是充分的，等到需要的时候，看一眼就可以动手干活。但是很多时候，人们整理工作计划并不认真，甚至只是写一两个字，代表对某件工作的提示，结果时过境迁，再看到这一两个字的时候，并不能回忆起工作的完整内容。一旦这种情况成了习惯，大脑也会有所保留，即使整理出了工作计划，也不敢放心大胆地将工作任务从脑子里赶出去，结果也就始终不能摆脱紧张和焦虑了。整理妥当的工作计划一定要具体到行动，当你拿起计划，马上就可以执行。像“某某产品市场营销方案”这样的名词性表述，并不是合格的计划内容，只有“协同某某部门讨论确定某某产品市场营销方案”这样的动词性表述，才能说清楚你要采取行动的具体内容。

GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段，五个阶段循序渐进，构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。五个阶段的步骤依次包括：第一，收集，要收集一切与工作相关的事务与信息；第二，理清，要理清每个项目的意义和相关措施；第三，整理，要组织整理形成工作清单，提出选项；第四，回顾，要进行思考回顾，保障系统的有效运行；第五，执行，要着手行动，全身心地投入工作中。

这五个步骤并不复杂，你在每天日常的工作和生活中，可能已经不自觉地运用了这套方法。设想这样一种情形，朋友前来拜访，你准备给他做顿饭，而这个时候厨房里一团糟，你会怎么处理呢？首先，你要确定所有需要妥善放置的东西，食材、调料、厨具、垃圾，这一步是收集；然后，你决定哪些要扔掉，哪些要留在原处，哪些应当重新摆放，这一步是理清；接下来，你根据要做的菜，将不用的东西放回冰箱和柜子，要用的东西摆放在顺手的地方，青菜放在水池中清洗，垃圾扔进垃圾桶，这一步是整理；然后你核对一下准备的食谱，看看手头材料和工具是否齐备，这一步是回顾；最后，点火，起锅，开始做饭，这一步就是执行。

纵向管理方法也分为五个步骤，第一步是定义目标和原则，既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标，也要明确在处理这项工作项目的过程中，你所遵循的原则和价值观。

第二步是展望结果，描绘前景。工作项目成功之后，将会是一幅什么样的景象，你应当在大脑里清楚勾勒出来，而且能用语言清晰描述出来。

第三步是头脑风暴。有了目标，有了关于未来成功的景象，在足够放松的状态下，你的大脑就开始自动运转，产生一个一个的想法，这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具，帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果，比如这几年我们耳熟能详的思维导图。不过，比选择工具更重要的，是你在头脑风暴的过程中应当足够放松，给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量，不要太在意质量，不要对自己的想法过早给予评判和质疑，要努力打破常规和思维定式，至于对想法的评价、分析和组织，留给下一步就好了，也就是第四步，组织整理。

在第四步组织整理这个阶段，你要明确项目的关键，将推动项目成功所需的条件整理分类，然后上一阶段不是头脑风暴了吗？再把获得的成果分类填空，在每一类别内部进行评估，形成最佳方案。

最后一步，也就是第五步，采取行动。你要根据确定的方案，妥善分配资源，坚持不懈，直到成功。