如何避免多任务频繁切换，减少“注意力残留”让工作更高效
上周二，设计师阿亮工作十分忙碌。除了日常琐事，他接到了额外两项重要工作：
制作一个简单的宣传海报
完成上周设计方案的复盘报告
这两项工作都得当天完成，时间挺紧张。不过按照阿亮的正常工作效率，大概5个小时左右就能完成。
但万万没想到的是，阿亮忙到晚上十点，也没有完成其中一项。
原因是，阿亮为了更快地完成工作任务，他将制作海报、写报告和日常琐事这三件事频繁切换，交替地进行。也就是：
海报制作1小时——写报告1小时——日常琐事1小时——海报制作1小时——写报告1小时——日常琐事1小时……
如此频繁地切换工作，非但没有提高阿亮的工作效率，反而延长了完成的时间。
阿亮的工作效率之所以会降低，主要是因为他多任务频繁切换，造成“注意力残留”的结果。
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注意力残留：多项工作频繁切换，会拖垮工作效率
大家可能听得比较多的是“注意力分散”，很少听到“注意力残留”一词。
那么，这个“注意力残留”到底是什么意思呢？
明尼苏达大学商业学索菲勒鲁瓦教授在《为什么完成工作那么难?》中解释到：
注意力残留，是指当人从任务1切换到任务2时，注意力无法完全被转移，部分注意力会残留在原始的任务中。
注意力的残留量越大，进行下一项任务的状态就会越糟糕。因为切换任务会消耗大量的心力和时间，不停被切断的注意力想要再次集中，就会变得很难。
大量的时间和精力都耗费在切换任务的过程上，整体工作效率当然就会变得越来越低。
拿设计师阿亮的例子来说，他在制作海报和写报告之间频繁切换，以此更新每项工作的进度。
按照正常工作速度，5个小时他能完成工作，但由于大量时间和精力耗在切换的过程上，持续地自我干扰，给他造成明显的效能损耗，无法集中注意力工作，这正是阿亮工作效率降低的原因。
为了赶时间，我们时常频繁切换任务，以为这样能提高工作效率，但事实上会引发注意力残留，造成效能耗损。大量时间和心力耗费在无价值的事情上，导致工作效率降低。
那么，注意力残留是如何降低我们工作效率的？
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注意力残留，是如何降低工作效率的？
多任务频繁切换，会将部分注意力转移到一些无价值的事情上，导致工作效率降低，其中的原因是什么呢？
第一、工作记忆空间超载，拖慢大脑运转能力
当人频繁切换工作任务时，大脑会对接收的新信息进行暂时存储，存储的位置就是“工作记忆”。
先给大家解释一下，什么是工作记忆？
工作记忆，是指一种对信息暂时加工和贮存的记忆系统，在这里会对接收的各项信息，进行记忆、重整和评估。
工作记忆就相当于一个存储信息的“容器”，它的存储空间狭小有限。
频繁切换工作任务时，哪怕只是短暂几秒，大脑也会对新信息进行处理，占据工作记忆的空间。注意力被分割，造成大脑的处理能力下降，导致工作效率降低。
举一个简单的例子。
我们的大脑就相当于20年前的电脑，工作记忆如同电脑的内存。
同时打开三个软件时，电脑的运行速度就会变慢，如果此时继续再打开一个软件，很有可能会死机。
这就如同我们的大脑，同时处理多项任务。这些临时接收的新任务，会占据有限的工作记忆空间。
工作记忆超载，导致大脑处理信息的速度变慢。
本来完成一个任务只需半小时，在工作记忆过载的情况下，有可能会花上几个小时，甚至一天以上的时间来完成。
多任务频繁切换，涌入的新信息会占据工作记忆，注意力被分割，造成大脑对信息的处理能力下降，导致工作效率大幅度降低。
第二、阻碍人们进入“心流”状态
在心理学中，“心流”指的是人们在工作时，全神贯注、忘我投入的一种状态。而进入“心流”的条件之一，是全心投入专注。
克里斯·贝利在《专注力：心流的惊人力量》一书中提到：
处于高度专注模式时，会比平时工作时感觉更轻松，工作效率也越高。相反，处于非高度专注模式时，人工作起来，就会感到疲惫、压力重重，从而导致工作效率下降。
我们在对多任务频繁切换时，会无意识地分隔注意力，造成部分注意力残留在原始任务中，导致无法将所有注意力投入到当前的工作上，如此一来，工作状态也会随之变差。
朋友阿宇是个自由职业者，最近他接到了一个新项目。刚开始他信心满满的，因为他有过类似经验，所以他在做这个项目时，并没有特别投入。
朋友打电话过来，一聊就是半小时。
微信来消息了，本想查看信息，谁知一刷手机就是半小时。
家人找他聊天，他就停下手头的工作，跟家人聊上几句。
几乎每天都是如此，阿宇频繁切换任务，工作进度随之变慢。时间一天天过去，结果逾期2天，阿宇也没能完成此项目，还因此支付了不少逾期违约金。
阿宇频繁切断工作，使得注意力从工作分散到其他事情上，未能全情投入工作，自然很难进入到“心流”的轻松状态。
随着截止日期的临近，工作给他带来的压力越来越大，工作慌乱无序，从而无法按时完成工作。
注意力残留，会使人无法全情投入工作，难以进入心流状态，工作压力变大，从而导致工作效率降低。
那么，我们应该如何避免“注意力残留”对工作造成的影响，从而提高工作效率呢？
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如何避免“注意力残留”，对工作造成的负面影响？
多任务频繁切换，引起的“注意力残留”导致工作效率降低，当我们弄明白其中的原因后，可通过以下三个方法来避免，从而提高工作效率。
第一、运用“抽离-觉察-控制”工具箱，审视自己的行为
如果人们频繁切换工作，却未能及时发现工作方式上存在的问题，那么很难提高工作效率。只有意识到自身的问题，才能找到有效的方式控制并解决。
想要集中注意力工作，可运用【抽离-觉察-控制】工具箱来解决：
【抽离-觉察-控制】分为以下三个步骤：
抽离：从混乱的情境和状态中跳脱出来，将自己当做旁观者，来观察自己的行为和状态。
觉察：意识到自己当前的状态：正在做什么、情绪如何、对外界的反应又是怎样。
控制：下意识地对当前的状态进行控制，约束注意力，重新调整自己的行为。
如何运用【抽离-觉察-控制】呢？举个简单的例子。
公司周例会进行到一半时，你发现自己分心了，那么赶紧从这个分心的情境跳出来（抽离）。
站在第三方角度来观察自己状态，你觉察到：虽然自己坐在会议室，但脑子却不停地在想开会前与客户对接的事情，以及会后马上要处理的工作。（觉察）
为了专心开会，你中止刚才的思考，将思绪重新调整到会议内容上。（控制）
如此，人便下意识地重新集中注意力，专注到一项工作上。
运用【抽离-觉察-控制】能让人清楚地觉察到，行为状态是如何产生的，并下意识地规范、控制它们，让注意力重新聚焦。
用GTD工作法，让工作任务井井有条
工作繁多，大脑堆放的任务过多，很容易出现丢三落四的状态，不仅让人处于分心且忙碌状态，还会遗漏重要信息。
想要让工作变得井井有条，并且高效完成，可利用GTD工作法，来清空大脑内的任务，从而集中精力做好眼前的事情。
GTD工作法，是Getting Things Done的缩写，直译为“把事情处理完”。是指将待办的工作记录下来，整理组织后，督促自己执行。
GTD工作法
GTD工作法包括5个原则：收集、整理、组织、回顾、执行。
第一步（收集）：将大脑中所有的工作任务等逐一记录下来，形成具体的待办列表。
第二步（整理）：整理并分类待办任务，需遵循“1秒+2分钟”原则。该原则是指用1秒时间评估，这项任务能否在2分钟内完成；在2分钟内能完成的任务，马上解决。完成时间超过2分钟，进入下一步处理。
第三步（组织）：组织是GTD最关键的一步，主要是对下一步行动和备份资料的组织。它分为以下4个列表：
“下一步行动”列表：完成当前工作，下一步就得完成的事项，比如半小时后，给经理汇报今天例会的情况。
项目列表：记录具有周期性，需要定期跟踪过程的任务。比如每月需对客户公司，进行一次催款。
“等待处理”列表：记录需委派他人去做的工作。比如开展线下活动，需要策划部、行政部、运营部的人员配合。
“将来需处理”列表：记录那些已延迟处理，且没有具体完成时限的未来计划。比如报名C语言学习。
第四步（回顾）：对之前工作进行每日/周/月的总结。通过定期回顾找出不足、总结经验，并制定一次行动的计划。
第五步（执行）：将整理、组织后的任务，集中精力去完成。
避免大脑存放太多任务，占用大脑空间。可通过GTD工作法将大脑清空，提高大脑的处理能力，高效完成工作任务。
第三、找到“峰值区间”，优先完成核心工作
如果将核心工作和日常工作交替进行，势必会耗费我们大量的时间和精力，不仅分散注意力，还会造成核心工作难以高效完成。
我们可以通过找到自己的工作“峰值区间”，在此时间段优先完成核心工作，如此也能大大提高工作效率。
峰值区间，是指人处于精力最佳、注意力最集中状态的某个时间段。
每个人24小时的经历状况并不是恒定的。
拿我跟同事阿欢来说，我的峰值区间在早上9-10点这个时间段，而阿欢早上总是处于“未睡醒状态”，反而是下午2-3点时精神最佳。
因此重要的工作我会安排在早上9-10点这个时间段完成，而阿欢则是留到下午2-3点完成，这样就是利用最佳的工作状态，来最大化地提高专注力和工作效率。
那么，如何找到自己的“峰值区间”呢？
第一步：记录。将自己每天的工作状态记录下来。
第二步：总结。通过复盘一天的工作状态，找出精力最佳、效率最高的时间段，然后对第二天的工作节奏进行调整，将重要的工作放在这个时间段完成。
以上两个步骤需要持续循环地进行1-2周，这样就能找到自己最佳工作状态的“峰值区间”了。
在“峰值区间”工作，能最大化地利用高度专注力，完成核心工作，从而有效地提高工作效率。
注意力残留
结语
工作任务繁多时，为了更快地赶进度，我们时常多任务频繁切换，以为这样做能够更快速地完成所有的任务，但却造成了“注意力残留”的结果。
将大量时间和精力耗费在“切换”的过程上，导致注意力分散，难以专注地完成工作，使得工作效率大大降低。
为了避免“注意力残留”对工作造成的负面影响，可通过以下3个方法来提高工作效率：
第一、运用“抽离-觉察-控制”工具箱，审视自己的行为。
第二、利用GTD工作法，让工作任务井井有条。
第三、找到“峰值区间”，优先完成核心工作。
利用以上三个办法，有效地避免“注意力残留”，降低注意力分散的可能性，保持良好的精神状态，专注地完成工作任务。