向三星学会议管理
向三星学会议管理
信息来源：宝钢日报
【摘要】：学习+不实践=零；开会+不落实=零；布置工作+不检查=零；抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。
有人说，最快速度了解一个公司最有效的方法，就是参加这个公司的会议。因为，在召开会议的方式和水平中，融入了该公司一切外显和内涵的东西。会议最大的成 本是时间成本，而降低工作效率的最大原因是冗长的、反复的、没有结果的会议，这样的会议，越开越让人怀疑，越开越让人泄气。因此高效率地运用时间资源交流 信息并作出决定，才是会议的最终目标。
韩国三星公司在上世纪90年代的崛起，首先以李健熙发起公司“会议文化”改良，建立起了良好的企业会议文化，使企业管理水平达到了一个前所未有的高度。在 《开会就要学三星》一书中，三星认为经营良好的企业将会议用作如下功能：交流广场和问题解决之所、思想之源和调整方向之所、集体协作的实践之所、变化的熔 炉和变通艺术之所。在三星，永远不开没有准备的会议，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。在会议前，主持者必须把会议材料 提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好询问、讨论准备，不能进了会议室才开始思考。三星把培训看成是节约时间成本的投资，培养员工，提升技能，让 员工少犯错，本质上提高了时间价值。三星有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而许多企业缺乏这样的培训：如何开会、如何 主持、如何记录、如何追踪、如何对待分歧、如何汇报等。这些必要的训练，让三星的会议变得高效。三星还建立起了会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟 踪、稽核检查，如有意外可及时发现、适时调整，确保各项会议决议都能完成。还有，三星的会议文化特征之一就是记录文化。资料的记录和收集是为了不重复相同 的失误。记录文化是应对知识创造型时代的捷径。所以只有以记录形式保存，才能够容易地交换很多想法，进化出更先进的知识。
宝钢发展置业公司领导积极推行会议管理制度，努力提升会议管理效率。在学习、消化三星会议文化的基础上，逐渐形成了有自己特色的、适合公司实际情况的会议 管理体系。如利用公司内部共享平台、置业季刊，及时做好宣贯工作，确定了公司的会议准则：凡是会议，必有准备；凡是会议，必有主题；凡是会议，必有纪律； 凡是会议，必有议程；凡是会议，必须守时；凡是会议，必有记录；凡是会议，必有跟踪；凡是会议，必有结果；凡有结果，必有责任；凡有责任，必有奖罚，并制 作成统一展板，在公司所有会议室里上墙，时刻提醒与会人员。有数据显示，会议时间最好控制在1.5至2小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。另外，我 们可以认为，会议的时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者旅行时间+会议秘书工作时间+会议服务工作时间），转换成金钱成本=开会的时间 ×与会人员平均每小时的薪水，与会人员级别越高会议成本越高。为了控制会议时间，我们首先在各部门长参加的行政例会上，拟定了座位顺序表、确定了发言顺序 以及每个人的发言时间，并建议领导将含提问、讨论的总时长控制在了1至1.5小时之间。
我们还通过抓会前准备、会中控制、会后督办等三个关键点，以“PDCA+认真”的工作态度，提出逐步推行会议管理的体系化、制度化变革，使改革后新的会议 运作方式具有可持续生命力。我们梳理了置业公司的会议管理体系，将会议划分为四大类别：公司经营管理会议、专题专业会议、党群工作会议以及部门、项目组会 议，将公司全年的常项会议全部纳入其中，并以公司管理文件《会议管理办法》的形式固化。该办法明确了会议组织的原则、程序、要求和标准等，各环节、各类会 议的责任单位以及管理职责等以及会后督办、落实情况、奖惩措施等，逐步实现痕迹管理、闭环管理。经过反复修订、试行大半年后，于8月1日起正式实施。在会 前准备环节，我们要求至少提前一至两天完成会议材料的收集，按统一格式以协同网联络件方式分发至各与会者。需总裁参加的临时会议，应事先填写《会议任务 书》、《会议拟提议事项表》等，将会议名称、议题、目的、会议材料、提议表决事项、参会范围等予以明确。我们坚持每次会议前对上次会后督办事项进行反馈， 会议记录里要求反映会后安排、重要工作提示等。通过公司所有成员的坚持和努力，目前公司内部已逐步接受了相关理念、认可了这种管理变革，提高会议实效，努 力做到开短会、讲短话，力戒空话、套话；发挥了民主集中制的作用，既维护了正常、公平竞争，做到有据可查、实现痕迹管理，也充分发挥了民主集中制的作用， 提升了公司整体的管理水平。下一阶段我们的工作重点是致力于逐步提高会议组织的各环节质量，建立起完整的评价体系，实现与部门绩效指标、个人KPI指标挂 钩，促成员工的满足感、成就感、使命感，最终提升公司整体管理水平。
总结前期的工作，我们认识到：学习+不实践=零。最后，也请各位记住三个简单却很有意义的公式：
一是，开会+不落实=零；二是，布置工作+不检查=零；三是，抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。