如何构建采购信息管理SRM系统（纯干货）

在采购管理咨询项目中，很多客户经常问，怎样搭建合理的采购信息系统，采购信息系统应该具备哪些功能才能满足当前的业务需求？

01  SRM是什么?

我们也经常帮助客户规划采购信息系统功能，在回答怎样搭建采购信息系统之前，首先需要明白采购信息系统是什么，它与企业其他系统有什么关系。业界普遍的采购信息系统叫SRM系统，SRM即Supplier Relationship Management, 供应商关系管理的简称。

可见，此类系统的起源是为了与供应商交互而建立的。企业的其他系统通常包括ERP系统、MES系统（生产过程执行系统）、CRM系统（客户关系管理系统）、OA系统（日常管理系统）、BPM系统（审批系统）等，SRM与这些系统又有什么关系呢？

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02 寻源方式有哪些？

我们先来讲讲传统的SRM系统，通常和供应商交互的活动主要为寻源活动，虽然现在改进的SRM系统的功能不仅仅是寻源活动，但我们先来讲讲寻源活动，寻源都有哪些活动呢？

1.供应商的准入，有供应商注册，供应商资质审核及评估，生成合格供应商清单；

2.供应商选择，即我们常说的招标，询比价，定向谈判，逆向竞标等等，当然还包括评标，定标，中标通知等；

3.合同管理，拟定合同，合同审批，合同签订，合同存档等；

4.供应商日常管理，供应商信息变更，供应商冻结、黑名单等；

5.供应商绩效管理，定期的跨部门协作进行供应商绩效考评、发布、反馈、改进等；

6.非生产采购的目录管理，目录的生成、目录维护等；

7.非生产采购需求提报及订单执行，此类采购订单的下发等，在此需要特别注意的是，生产类采购订单一般在ERP系统里执行；

8.供应商门户，与供应商信息交互的信息平台，前述的招标、合同、绩效、订单等都可以在此与供应商进行信息交互；

目前很多SRM系统也具备支出分析功能（Spending Analysis），分析历史的采购支出数据，供应商支出份额，采购价格趋势等，实现了部分采购行为可视化。

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03 企业常用系统？

下面再粗略地介绍一下企业经常用的系统。

1.ERP系统，广义的ERP几乎包括企业的所有系统，但目前企业的ERP主要以财务为核心的物料、订单、计划、信息、库存等企业运营管理系统，很多其他功能都有独立的系统来承担，并进行接口管理和协同，包括MES系统，TMS系统（运输管理系统），WMS系统（仓储管理系统）等；

2.MES系统（生产过程执行管理系统），是面向生产线的信息化管理系统，把MRP计划通过执行系统同车间作业现场控制系统联系起来；

3.CRM系统，即客户管理关系系统，用来管理企业的销售机会至客户订单及客户合同的动态管理系统，目前的CRM系统可以通过数据挖掘，来分析预测销售机会和客户行为，增加销售机会转化为实际合同及订单的比率，同时通过改善用户体验，保留老客户及提升老客户忠诚度；

4.OA系统，即办公自动化系统，主要是协同办公功能，包括会议管理、沟通工具、通讯录、文档管理等。很多企业的OA系统增加了很多功能，如集成了人力资源管理、审批等功能。

5.BPM系统，即Business Process Management 业务流程系统，可以整合企业各个环节流程的全面管理模式，实现信息传递、数据同步、业务监控和企业业务流程的持续升级优化，实现跨部门的高效协同；

6.研发系统，该系统专门为研发活动设计的管理系统，涵盖研发活动的全生命周期管理，从概念设计、研发计划、开发设计、测试验证、变更管理等功能，不同行业的特点决定了研发系统的不同设计概念，比如汽车行业与电子行业的研发系统就有着非常大的不同；

7.QMS系统，质量管理系统，实现企业质量管理的持续改进，分为前期、中间、售后的质量控制（供应商质量管理、企业内部质量管理、售后质量管理），先进的质量管理将质量管理活动尽可能前移，在供应商处加强质量控制，尽量减少质量问题对后端的影响，质量成本越往后越高。还有其他的一些系统，如HRMS（人力资源管理系统）、IFS系统（集成财务管理系统）等。

这些系统和SRM有什么关系，用一张粗略的示意图来表示一下：

上面大概介绍了采购信息系统和企业其他系统的关系，相信大家心里已经有一个大概的印象了，下一步我们该规划如何大家采购信息系统了，但在此之前，仍需思考一个问题，到底建设采购信息系统的意义在哪里？仅仅是为了纸质操作转变为信息化，追赶时髦吗？

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04 SRM系统目的？

归纳起来，建设采购信息系统的目的有三点：

1.固化采购流程，如果要使采购行为规范化，需要建立相应的采购流程规范，建立采购管理系统则可以使采购流程固化，达到管控的目的；

2.协同供应链上下游，采购系统是链接内部供应链与外部供应商的桥梁，内部需求的传递，采购与内部的协同，采购与供应商的协同等，采购管理系统可以有效协同内外部的供应链，使得供应链有效运转；

3使采购信息可视化，采购信息系统另外一个意义就是可以使采购信息得到可视化，挖掘改善机会，给企业带来价值。

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05 总结

回答完这个问题后，我们再回到如何搭建采购信息系统上来，前面讲到传统的采购信息系统已经具备了一些比较不错的功能，那么我们如何才能知道这些功能适不适合企业，并且该怎样规划呢？这里有两个选择，第一是选择业界已经比较成熟的SRM软件包，如Ariba，Oracle的采购SRM云产品，选择这种方案就会有适应性的问题，可能需要削足适履，改变企业的采购流程来适应软件包的流程；第二是进行定制化，根据业务需求定制开发，SAP SRM， Oracle SRM等都可实现。

如果选择第二种，需要进行采购业务梳理，根据业务梳理建立相应的流程，流程颗粒度要尽量的细，才能满足系统建设的需要，然后根据流程来创建系统功能规划，形成系统需求说明，这可能需要采购业务部门和IT信息化部门的同事一起来合作，最后由IT信息化内部开发或外包开发。当然前面的业务梳理和流程规划也通常需要借助咨询公司外力，可能才更具有前瞻性。

前面描述的SRM具备的功能已经能满足大部分企业的大部分采购功能需求，个性化的需求需要根据上面的业务梳理重新定制化。目前的一些先进的采购信息系统已经着手开始利用大数据分析功能，在企业内部采购数据完备的情况下，实时抓取网络信息，包括社交媒体信息、供应商的更新信息、价格趋势信息等，来分析供应链风险，辅助采购业务决策。

转载：王章文 | 资深采购与供应链管理咨询顾问