电脑文件的5S管理
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长期以来，大部分5S实践发生在车间，仓库等现场。而在办公室的5S活动，大部分停留在办公室环境和工作台的整理整顿。电脑里面的5S活动就很少了，其原因之一，在于电脑属于个人，其他人即便看见也只是冰山一角。简单来说重视程度不够，个人电脑整理混乱的现象也没有被暴露出来。做为一名办公室人员，我们每天90%以上的时间都要借助电脑，个人电脑应该是这些人员做5S的对象。
个人电脑的整理整顿情况令人担忧
下面的电脑桌面是一位市场客服人员的办公桌面，大约有100个左右的文档放在电脑桌面上。我们不禁要问，这名同事需要多长的时间才能找到他想要的文件。
找不到文件带来的伤害，不仅仅只有时间上面的损失，还有我们会拖延甚至放弃我们的完美计划。当我们头脑中有个好点子，但是我找不到我们想要的文件，几分钟甚至更长的时间之后，挫败感会涌上心头，只好放弃这个想法。
我们应该使用什么样的方法来整理我们的电脑呢？也许我们应该先来看看我们现场的5S实践方法。
传统的5S做法
传统的5S方法，核心在于彻底的整理和整顿。整理就是区分必须品和非必需品。针对必需品再进行整顿，确保在使用时可以立即拿到。而非必须品则使用红单进行检讨和处理。
这种方法大多可以参考 门田安宏《新丰田生产方式》
然而在执行的过程中，对于必须品和非必须的判断以及采取的措施没有清晰的定义，在执行过程中容易因人而异；另外整个过程中，现场人员的思考机会不多。针对这些情况，一些咨询公司对该方法进行了改良。
改良之后的5S方法
在活动开始之前，按照使用频次事先定义必需品以及相应的处理方法。通过该方法来规避前面提到的判断问题。
对于必须品和非必须品引入了相应的清单。这样现场的员工在进行整理的过程中，有机会边填写边思考。（书写确实是一个让人慢下来，开启思考与学习的好方法）。
针对一些非必须品的检讨，甚至引入了5why的表单，让现场的员工在学习5S的同时，也能学习到5why。
第一次的5S活动之后，现场会有很大的改变。后续的5S活动，可改进的空间就很少了，于是进入了所谓的维持阶段，现场会时不时偏离，然后我们再次进行5S活动。5S带给我们的影响，停留在了工具的使用层面上。
借鉴丰田设定挑战与方向
最近反复又听了丰田吉永雅文师傅对5S的理解。实际上丰田在很久之前，就在思考为什么要做整理，做好整理的目的是让整顿的工作更容易，而整顿的目的是快速拿到我们想要的物品。
但是现场产生了不必要的东西，才要做整理，为什么会生产不必要的东西？
如果形成连续流，现场就没有库存，就没有必要做整理了。
参考 原田武彦《流的传承》
现场有垃圾，所以要做垃圾分类整理，为什么会产生垃圾？
垃圾大部分来自多余的包装，如果改变包装，就会减少甚至实现零垃圾。
参考 吉永课堂 立即行动的8大工作法则-整理
于是我们可以提出如下的挑战与方向：
1）寻找时间为零
2）库存为零
3）拿错几率为零
4）垃圾为零
5）信息停滞时间为零
个人电脑的整理整顿情况令人担忧
5S工具是我们达成这些挑战目标或者方向的一个工具而已，在某些时候我们需要5S工具，但5S工具仅仅是一个起点，我们追求的是解决背后的问题。
实际上，Jeffery liker博士把丰田套路放在4P的中间，指的就是这个道理。
丰田套路第一步明确方向和挑战，就是要确认上面的这些挑战和方向。然后我们了解现状，设定目标状态，如果现场很乱没有做过基本的整理整顿，这个时候我们使用5S工具，我们会达到我们设定的第一个目标状态。要想走得更远，离这些挑战和方向更近，我需要分析为上面会产生这些库存，为了减少库存，我们需要探索其他得方法。
电脑的整理整顿方法
电脑的整理整顿我们将借鉴上面的一些好的经验，而且已经经过了一些检验，是可行的方法。
第一步定义必需品和非必需品的频次和处理。我们建议以一个月为期。针对不同频次的文件，采取的策略则不相同，比如：
频次为一个月及以下的文件，采取的策略是能够快速找到（比如5~10秒内）；而一个月以上的文件，采取的策略则是可以找到（不走回头路）。
第二步按照该期限，使用必需品和非必需品清单进行表单登记与处理，下面的一些细节需要注意：
- 一些文件夹需要重新审视其命名，确保名字和文件夹里面的内容一致；
- 文件夹的名字尽量做到简洁且一目了然（如果是公用文件夹需要团队一起考虑）。
第三步 整顿
归为必需品的文件通常采用如下的规则进行整理：
1）对同层级的文件前面进行编号，确保使用频次最高的文件编号最小。
当需要使用时，可以马上看到排在最上面的这个文件夹。
2）同一层级的文件夹数量控制在7个左右。
古人说聪明的人可以一目十行，我想像我这样的普通人可以做到七行就不错了。
3）针对一些每天都用的文件，一些同事直接在桌面建立快捷方式也是一个好的方法。
第四步 反思与总结
在整个活动结束之后，进行反思，并记录到表格中。反思为什么会要做这次的整理整顿工作，本次活动哪些地方做的比较好需要保持，哪些可以再改进。下一次个人电脑的整理整顿工作计划。
这四个步骤是一个循环的过程，其中很重要的一点是思考与学习。通过表单记录自己的发现与思考与行动，通过PDCA循环不端提高自己整理电脑的水平。
形成信息的连续流
最后，我们会问一个问题，为什么产生那么多的文件需要整理。文件的一次存放意味着一次信息的停滞，为什么会产生停滞，因为工作没有形成连续流。实际上最高效的方式是一次做一件事情，并坚持把事情做完。