怎么做才能清楚地表达自己？

左手职场.右手采购

有故事.有方法.有工具

2021年3月23日

这是2021年第013篇原创文章

总第402篇原创文章

全文2135字，阅读时间约7分钟

节选自我的畅销书《每句话都值钱》

既然做沟通，肯定是想把事情说清楚，这是解决问题的第一步。
但无论是工作中还是生活中，有的人三言两语就能把一件事情说得清清楚楚。有的人长篇大论，口若悬河，听的人依然一头雾水，不知所云。分析一下，原因不外乎以下几种：
01
不了解沟通对象
你接到了一个任务，要给客户做一个公司简介。这方面你经验丰富，手里的那套中文版公司简介PPT也早已熟背于胸。
可是后来在客户现场的经历让你至今难忘：客户方不仅中方管理层出席了，外方管理层也出席了。看到你在演示中文版简介，客户方代表赶紧打圆场说“我们的外籍高管都是中文通”，同时他善意地提醒：如果能用英文做介绍更好。
你知道这个要求是合理的，但是它让你措手不及。结果证明，英语口语上的短板让你感觉很多事情说不清楚，于是不得不跳过了一些精彩部分，效果上也大打折扣。
假如你要做一个演讲。你对观众的背景有所了解吗？比如，他们所在的行业，从事的职业，工作环境，教育背景，语言偏好，对本次演讲的期望等等。如果不太了解就可能出现“鸡同鸭讲”的问题，比如，你讲的理论知识他们完全没概念，你引用的例子都是小众的，他们也没听过。他们期待的是大白话，而你讲的都是大道理。这种情况下即使再简单的事，你恐怕也很难说清楚。
所以要想把一件事情说清楚，首先要了解你的沟通对象，然后做到“见人说人话，见鬼说鬼话”。比如，你的老板喜欢以数字呈现的结果，那你就少讲过程精彩的故事。
02
不掌握沟通内容
D君是大区销售总监，在给公司管理团队汇报销售完成情况。不过这套PPT是团队成员做的，这次准备时间很紧张，他也没顾得上和团队成员过每一页的内容，更谈不上细节了。但是他这个人做事很认真，汇报的时候，努力想把每件事，每个项目，每个数字都说清楚。结果可想而知了，还没等高管们问问题，他已经自己把自己绕进去了。
不了解细节导致沟通不清楚是职场的大忌！
如果你是一线员工，老板会觉得你工作不踏实，结果不落地。
如果你是管理者，老板会觉得你不接地气，无法委以重任。总之，留下的都是不靠谱的印象。
03
描述过于笼统
有一个学员问我：“卢老师，有没有比较好的管理书籍或者在线精品课程推荐呢？”
我听完的第一感觉是：这个问题问得比较笼统。是什么类型，具体哪方面的管理？信手拈来，就有一大把的管理方向——企业管理、团队管理、人才管理、绩效管理、客户关系管理、供应商关系管理。
所以沟通之前，一定要界定好范围。范围规定的越具体，事情就越容易说明白。
每次我给学员辅导沟通课的时候，都会事先发给他们三个问题了解他们的具体需求：
【1】你在职场中，一般会有什么需要参与的沟通场景？比如主持会议、汇报工作、讨论项目、谈判、演讲、给别人做培训等等。
【2】列举出当前职场沟通中的三个痛点，越具体越好。比如，背景、你的表现、你的感受、别人的反馈、对你的实际影响等等。能有具体的例子就更好了。
【3】你想在本次沟通中解决的三个问题，越具体越好。比如不敢开口说话（怕说错话）、说话没有重点、不知道怎么表达、打开话匣子就收不住或者不知道怎么结束、不知道在谈话中扮演什么角色等等。
04
内容过于繁复
如果面试的时候，面试官请你做一个自我介绍，时间控制在3分钟，你准备怎么介绍？是把自己所有的工作经历、教育背景、重要项目、社会实践、优势劣势、兴趣爱好统统都说一遍吗？
我曾经面试过的一位候选人就是这样的。眼看着3分钟就要到了，他还在讲5段工作经历中的第2段...
你在路演上有15分钟介绍公司和产品。你试图把公司和产品的方方面面都“堆砌”到PPT上吗？就算介绍中没有专业术语，过于复杂的结构，冗余的内容，长篇大论的文字也足以让你演讲的时间捉襟见肘。结果就是：整个演讲像是在赶集，没有重点，缺乏亮点，关键点也没有说清楚。
吴军老师分享过一个原则：能讲清楚的讲，讲不清楚或者太花时间的不讲。他的导师是一个非常会口头交流的人，也是一个很能说服发放科研经费的机构给他巨额经费的人。
他的导师授教给学生们一个做学术报告的原则，永远不要试图在有限的时间里，讲那些需要花很长时间解释，而且容易引起大家疑问的结果，即使那个结果在你看来好得不得了。
05
缺乏结构化思维
有些人写作能力很强，但是说出来就不是那么回事了。归根结底，是说之前没有想明白。说的时候，没有表达清楚。而我们的大脑一次性接收的信息量有限，偏爱有规律的信息。因此，采用结构化的信息处理方式，在海量信息中识别筛选出关键信息，归纳，整理提炼出结论，更容易被大脑接受。
结构化思维和表达的工具有很多，常见的有“总分总”，“5W2H”，“结论、理由、事实”，“WSB——Work Structure Breakdown工作结构分解”，等等。
06
不能随机应变
一般来说，单向沟通的准备工作时可以做到很充分的。因为你想说的主题，使用的结构，具体的内容都是事先预设好的。别人没有机会给出反馈，或者提出质疑。比如，公司领导做年终总结报告。
但是更多场景里的沟通其实是双向的，这尤其体现在问答环节。比如，求职面试的时候，汇报工作的时候，公众演讲的时候，融资路演的时候，商务谈判的时候。
别小看这一问一答。如果别人问的问题你没有准备，但是又特别想说明一下，就很容易说不清楚。因为你不知道细节。所以越解释越多，越描越黑。
正确的做法是，能说清楚的就说，说不清楚的可以找时间再议。对于没有把握短时间内说清楚的问题，不要恋战。

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