拒绝无效开会!做到这7点让会议更高效

如果做一次“职场中浪费时间的事”投票的话,我相信“开会”这件事一定高居榜首。职场人士经常会参与或组织一些会议,很多人对会议的感受就是:纯粹在浪费时间。为什么会造成这种情况呢?因为他们经历的会议大多没有明确主题或是没有决策,一场会议下来没有得到该有的结果,非常的低效。

那怎么才能解决会议低效,进行高效的会议呢?我们今天来一探究竟。
01
会议低效的原因
本该是一场高效的会议,为什么会变的低效?会议低效的因素有哪些呢?我们一起来看一下
1. 主题不明确
没有核心主题,或主题不明确,或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。
2. 议程不明确
没有明确的会议议程及时间分配规则,导致会议的进展和时间很难把控。
3. 参会人不明确
参加人数众多,无多大关系的“陪绑”的现象严重,或该到的人未到。
4. 没有主持人
未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议,被参会者牵着鼻子跑。
5. 缺少会议记录
思想火花及最终决策未做记录,白开或记录发放不及时,精神未能及时传达。
6. 时间不恰当
时间选择不恰当,比如安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。
7. 地点不合适
地点选择不合适,比如设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。
综上所述,会议低效的第一个原因是会议前缺乏准备。
没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等;开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习;没有提前准备好会场、开会设施、会议讨论材料、会议签到表等。会议是否能够成功,有80%的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议,即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备。
会议低效的二个原因是会议中缺乏控制。
如主持人没有严格按照会议的议程进行;未能很好地鼓励大家积极发言;或领导者一言堂,没有发掘出全体与会人员的智慧;与会者相互间争吵,未能很好地尊重相互的意见,甚至出现人身攻击的现象;未能很好地围绕主题进行讨论或发言,出现闲谈或跑题现象;议而不决,没有形成有效的决策。
会议低效的第三个原因是会议后缺乏跟踪。
会议结束后,未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪,这样的会议也几乎是无任何意义的!
02
如何提高会议效能
 
1.明确议题
一次会议只有一个主题。可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题为好。议题越多,参加人员越多,陪绑的也越多,效率也就越低下,成本也就越高。

会议主题

会议主题就是贯穿会议的主线,可概括为6种:

集思广益、头脑风暴

问题讨论、产生决策

听取汇报、分配任务

融合意见、达成共识

资讯分享、政策宣传

表彰先进、鼓舞士气

会议类型

根据会议主题我们可以把会议分为6种类型:

1. 总结会议

如全体会议;年中、年终小组会;述职会议等

2. 管理会议

如总经理办公会、部门计划会、跨部门协调会等

3. 业务会议

如研讨会、论坛会、专题会、听证会等

4. 培训会议

如技能培训会、管理培训会、拓展训练会、学习分享会等

5. 告知会议

如表彰会、纪念会、庆功会、命名会等

6. 其他特殊会议

如见面会、茶话会、团拜会、报告会等

2.清晰议程
有明确的议程及时间分配规则。有效控制会议的进程和时间使用,确保会议高效。注意:议程安排上,不要领导先讲话,先表态,避免有的人“话里听音”拍马屁,从而失去民主按领导意见办,或不能集思广益,积极发掘更多创意。
3.精选参会人
会议的召开,并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本,延长会议时间,也会增加扯皮的可能性,不容易形成一致的会议结论,也不利于会议控制。因此,精选参加会议的人员,不要让不相关的人参加,避免“陪绑”的现象。
4.指定主持人
无论是何种形式的会议,必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。主持人需要营造活跃的讨论气氛,维持开放平等的会议环境,给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言,同时要控制会议秩序,避免过度争吵或题外话,如发现跑题,应立即予以制止,以及对讨论的结果及时进行汇总,并形成会议结论。
5.做好会议记录
要把思想火花、最终决策、待完成事项清晰地保留下来。会议记录的主要内容包括会议的全部要素(议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件)等。同时,会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。
6.选择合适的时间
上午8-9点:心绪尚且混乱,还需一段时间才能进入工作状态。不太合适开会。上午9-10点:员工进入工作状态。最适合进行一对一的会谈,也是进行业务会谈的最佳时机。上午10-12点或下午1-3点之间:最适合调动员工集思广益、头脑风暴,不断想出新点子、新方法。下午3-5点:员工进入一天中的倦怠期,这时会议往往会事倍功半。
7.选择合适的地点
会议室大小要适当。不宜过大或过小。桌椅摆放要符合会议讨论的要求。要选择安静的会议场所,同时,要选择隔音好的房间,避免影响他人或泄密。
做好以上7点,相信你也可以拥有高效的会议。赶快实操起来吧!

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