加班合规管理研究（六）——用人单位是劳动争议案件中的举证责任主要承担者

1周前

六、用人单位是劳动争议案件中的举证责任主要承担者

1、案情简介

案例6.处理加班费争议，如何分配举证责任。林某于2020年1月入职某教育咨询公司，月工资为6000元。2020年7月，林某因个人原因提出解除劳动合同，并向仲裁委申请仲裁。林某主张其工作期间每周工作6天，提交了打卡APP打卡记录（显示林某及某教育咨询公司均实名认证，林某每周一至周六打卡；每天打卡两次，第一次打卡时间为早9时左右，第二次打卡时间为下午6时左右；打卡地点均为某教育咨询公司所在位置，存在个别日期未打卡情形）、工资支付记录打印件（显示曾因事假扣发工资，扣发日期及天数与打卡记录一致，未显示加班费支付情况）。某教育咨询公司不认可上述证据的真实性，主张林某每周工作5天，但未提交考勤记录、工资支付记录。申请人请求裁决某教育咨询公司支付加班费10000元。

仲裁委裁决某教育咨询公司支付林某加班费10000元。

2、案例解读

本案的争议焦点也是重点是在加班费引起的纠纷中，如何分配劳动者与用人单位之间的举证责任。

首先，在劳动争议案件中，由用人单位承担举证责任是一个基本模式。在劳动者与用人单位之间，虽然是平等的民事主体关系，但是由于两者实际上处于一种地位上聘用与被聘用，工作上管理与被管理的关系，举证能力上存在很大的差异。比如劳动合同的签署、劳动报酬的发放、考勤记录的掌控等等，用人单位都处于一种主导性的地位。因此在这些方面有争议时，用人单位举证是一种原则。《劳动争议调解仲裁法》第6条规定，发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。

其次，劳动者对自己主张的事实有责任提供证据，但是如果这些证据如果是用人单位掌握的，也应当由用人单位提供。司法实践中，除了劳动者主张双方存在劳动关系的案件，需要劳动者负有提供诸如工资发放记录、上班的照片、员工门禁卡等证据证明为用人单位提供劳动、存在劳动关系以外，其他纠纷案件所需要的证据基本都是用人单位掌握的，用人单位很难推脱掉自己的举证责任。以未休年休假为例，虽然要求劳动者为自己未休年休假提供证据，但是这些事实的查明还是需要用人单位提供考勤记录，证实劳动者已经享受了带薪年休假，如果用人单位无法举证或者不举证，仍由用人单位承担举证不能的责任。

再次，加班费的举证责任分配也是如此，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕26号）第42条规定，劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。司法实践中证明加班的事实，只能依据考勤记录或者电子邮件、工作微信记录等证据证实。如果劳动者没有电子邮件、工作微信记录等证据，直接要求用人单位提供考勤记录证明加班情况的，用人单位有义务向仲裁委或者人民法院提供考勤记录。用人单位应当提供而不提供有关考勤记录等证据的，可以推定劳动者加班事实存在。

最后，很多用人单位认为法律已经规定谁主张、谁举证，劳动者仲裁或起诉时没有提供任何加班、未休假的证据，所以就不用担心败诉，结果出来之后还抱怨裁判不公。实际上就是对劳动争议这类案件没有一个宏观、整体的认识。用人单位作为劳动关系中主导的一方，应加强证据留存意识，即使劳动者提出诉请，承担主要举证责任者也是用人单位。

3、合规建议

由于劳资双方的天然不平等关系，《劳动法》、《劳动合同法》及司法实践中侧重于对劳动者合法权益的保护是应然状态，也是实然情况。体现在举证责任的分配上来讲，除了极个别的情况下，用人单位承担劳动争议案件的主要举证责任。

对于用人单位而言，应当自招聘员工之日起开始，就要做好员工信息留存、书面劳动合同签订、规章制度告知、工资待遇发放、业务考核管理、社会保险缴纳、考勤休假记录，以及劳动合同解除、经济补偿金发放、离职证明开具、档案转出备案等等所有程序性和实体性的证据留存和保管。这些义务都是用人单位的义务，一旦发生纠纷，都要求用人单位提供对应的证据材料。

对于上述证据留存的期限，目前没有比较明确的法律规定，但是《劳动合同法》第50条规定，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。《工资支付暂行规定》第6条规定，用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。一般来讲，像年休假、加班费等引起争议的，一般也只要求用人单位提供两年的相关记录，超过两年的由劳动者举证。因此，用人单位至少应当保存两年的员工档案材料，以免出现举证不能而担责的风险。