掌握这4步，让工作效率翻倍提升
工作中，你是否遇到过这样的问题：
▪平时交代的事情没有反馈，出现问题得不到解决…
▪团队工作流于形式，规划仅仅是走过场，没有任何进展…
▪项目过后，复盘时间冗长，分析问题却不深入，仍有漏洞…
为了跟上飞速发展的时代，我们常常会陷入繁忙的状态。
而这种繁忙会让你感觉在快速前进，但事实上并非如此。
那我们该如何拒绝那些低效或者无效的“繁忙”呢？
今天就给大家分享一套切实可行的工作方法——PDCA。
别看只有简单4步，却能产生巨大的“规模效应”。
01
什么是PDCA
PDCA是一种企业常见的管理模式，最早是由美国质量管理专家戴明提出来的，又叫“戴明环”或“PDCA循环”。
PDCA主要分为4步，分别是计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和行动（Action）。
按照P、D、C、A这样的顺序进行质量管理，且不断循环。
这就很像我们小时候读书，老师布置作业要背课文，说明天要默写，这就是Plan（计划）。
接到计划之后，晚上在家努力背书，这就是Do（执行）。
第二天到学校来默写，Check（检查）。
默写没通过，老师让你罚抄几遍，Action（行动）对检查结果进行处理。
这种循环看起来很简单，实则层层嵌套，“大环套小环”。
但PDCA循环应用是一个永无止境的过程。
在个人的目标管理上，无论是年度、月度，还是某一事项，PDCA循环工作法都适用。
02
什么是高效PDCA？
我们大脑里通常并行着两套运行系统。
一套是快速、自动并且基本无意识的“自动驾驶系统”，一套是缓慢、刻意和深思熟虑的“主动控制系统”。
通常所说的“普通”的PDCA 循环是这样的：
但事实上，对于自己制定的计划，我们通常都会有计划（Plan）和执行（Do）的部分。
当我们的思维，习惯将自己熟练的事情交给“自动驾驶系统”后，就可能会丢失检查（Check）和行动（Action）两个环节，而被忽视的这部分，往往具有决定性作用。
这个时候，我们就需要用到新的PDCA循环（高效PDCA）：
计划（Plan）
设定目标，提出课题，制定KPI指标，找出解决方案。
实施（Do）
将解决方案具体转换为行动措施，制订KDI指标，将行动措施进一步落实为具体任务（ToDo）并予以执行。
验证（Check）
对KGI指标、KPI指标及KDI指标进行验证，找出失败的原因和成功的经验。
调整（Adjust）
根据验证结果找出调整方案，为下一个循环做准备（或者终止循环）。
03
如何使用高效PDCA循环，实现效率翻倍？
知是行之始，行是知之成。我们只有在应用过程中才能够熟悉应用，并从中获利。
每一项工作，都是一个PDCA循环。
因此也都需要计划、实施、检查结果，让正确的结果不断重复，错误的事情尽量避免，形成一种良性循环。
因此，掌握好以下4步，至关重要：
第一步：计划（Plan）
顾名思义，在计划阶段，首先需要确定所要达到的目标，而且这个目标必须详尽。
只有与目标的距离明确了，达成目标的路径也就明确了，目标不确定，任何事情也都无从谈起。
那我们该如何制定适合自己的计划呢？
定量化目标管理
设定目标的截止日期，尽可能将目标数据化，理想的目标值通常为1~3个月，具体可以参考OKR模式。
找出目标与现状之间的差距
根据问题的特征，设计出几个可行方案，每一个方案对应一个最终结果。
按照轻重缓急排序
按照优先顺序排列，锁定三个主要课题，在决定“暂时搁置”事项的同时突出重点，将“务必实施”的课题排列出优先顺序。
问题指标化
简单来说就是将问题转化成可衡量的KPI，该KPI指标能够得到反复的验证。
比如，拜访顾客没有合理规划，那么根据此项，KPI就可以定为预约走访客户一天3家/6家等以此类推。
将计划可视化
利用各种手段让设定的目标强制进入自己的视野。
因式分解
要尽可能详细地罗列出构成“目标”与“现状”之间的各种因素。
具体来说，就是将一个问题先进行抽象化，然后将其分解，并深度挖掘，追究原因。
很多人在进行因式分解时总是浅尝辄止，分解到逻辑树的第三层，便不再继续往下进行。
这样只能接触到皮毛，因此深入因式分解的标准至少应当至少挖到第五层原因。
例如，当一个项目未能达到预期，我们可以这样拆解：
因式分解
为什么目标未能完成？因为运营方法出了问题。
为什么运营方法会出问题？因为缺少了一个环节。
为什么缺少了一个环节？因为某细节被忽视了。
为什么细节会被忽视？因为突发性事件。
如何处理好突发事件？……
这样找到了具体的问题，也就容易找到解决方案。
第二步：实施（Do）
所谓实施阶段，从公司角度来说就是将解决方案落实到日常工作当中。
从团队角度来说就是把任务分配给团队的每一位成员。
根据已知的信息，设计具体的方法、方案和计划布局。
再根据设计和布局，进行具体运作，实现计划中的内容。
将行动措施“Do”落实为具体任务“ToDo”。
以客户聚餐为例：
“Do”：每月与客户聚餐一次
具体任务“ToDo”：
（今天）发邮件确认对方日程。
（确定日期后）上网物色餐馆。
（确定日期后）电话预约餐桌。
（确定日期后）锁定自己的日程。
（预约后）发邮件通知对方安排。
（预约后）向上级汇报请客计划。
通常我们只停留在行动措施“Do”阶段。但具体任务，是明确了什么时候做什么。
团队中，若想将“ToDo”同步给每一位团队成员，这里推荐6W3H法则。
6W：who（关联对象）、when（何时）、what（做什么）、where（场景）、why（为什么）、which（备选方案）。
3H：how（怎样）、how many（多少个）、how much（多大程度）。
这里需要注意的是，我们在确认落实的同时，切忌“贪大求全”，始终保持最重要的事项安排在最前面。
第三步：验证（Check）
根据措施计划的要求，检查、验证实际执行的结果，看是否达到了预期的效果。
检查效果要对照措施计划中规定的目标进行，将采取的对策进行确认后，对采集到的数据进行总结分析。
把完成情况同目标值进行比较，看是否达到了预定的目标。
如果没有出现预期的结果时，应该确认是否严格按照计划实施对策。
如果是，就意味着对策失败，那就要重新进行最佳方案的确定。
第四步：调整（Action）
对总体目标进行调整有三个方式：“终止”、“变更”和“追加”。
每一件事情，通常我们会先做计划（P），计划完了以后去执行（D），执行的过程中进行反复检查（C）。
检查执行结果是否达到了预期，分析影响的因素、出现问题的原因，并提出解决的措施。
然后再把检查的结果进行改进、实施、改善，做出最终的总结（A）。
对已被证明的有成效的措施，要进行标准化，制定成工作标准，便于以后的执行和推广。
在涉及更改标准、程序、制度时需要慎重，必要时还要进行多次PDCA循环加以验证。
对于方案效果不显著的或者实施过程中出现的问题，进行总结，为开展新一轮的PDCA循环提供依据。
04
总结
PDCA四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始的进行。
一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，这样阶梯式上升的。
就像翟老师曾提到过，“疯子”与“傻子”的背后，其实代表了成功最需要的两种特质，狂热和专注。
只有狂热的兴趣，才能挖掘出人最大的潜力。
只有专注，才能摒除各种杂念和诱惑，一心追逐成功的方向。
一块玉被挖出来之后，需要不断地打磨，才能成为有用的“器”，这个打磨的过程叫“琢”。
只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，人也是如此。
一分耕耘，一分收获，人生有无限的可能，只要保持每天学习、每天进步，一切都会变得不一样。
Reference：
《高效PDCA工作术》by 富田和成