全年Excel数据汇总，你用透视表了吗？ / 开普饭

作者：王忠超今天的文章是由我们的新伙伴「Office职场训练营」带来的，一起来看看他都有哪些Excel技巧吧。数据透视表是Excel提供的一种交互式的强大数据分析和汇总工具，可以把一个明细表进行分类汇总，而且可以随意改变汇总模式。我总对学员说，经常用Excel的人不熟悉数据透视表，这个软件的价值能减少三分之一。关于数据透视表，你要掌握这七个功能要求。01 数据源要求数据透视表这么强大，并不是什么表格都能做出数据透视表。在制作数据透视表时，需要注意源表要具备以下特点。项目特点表格结构表格结构是一维表不能包含多层表头无空行空列字段名称字段名不能为空字段所在行无合并单元格数据日期是规范格式文本型数字要转换为数值格式我们看下表格结构，一维表和二维表工作中都很常见，两者有什么不同呢。

从数据关系上来说，二维表有一个很明显的特征，就是列字段中有一部分是相同性质的字段。而一维表没有任何两个字段是相同性质的。左侧的二维表，它的1月、2月、3月属于一组性质相同的“月份”参数。而右侧的一维表，它的城市、月份和销售额是不同的列参数。所以数据透视表要求源表是一维、无空字段以及无合并字段的数据列表。02 开始创建再来看下数据透视表命令位置。

[推荐的数据透视表命令]也是从Excel 2013版本开始出现的，能根据数据特点为用户推荐可能出现的数据透视表。

在数据表中点击任一单元格，[插入]--[数据透视表]，会出现“创建数据透视表对话框”，主要用于选择要透视的数据表范围和透视表存放的位置。

03 布局结构右侧会出现[数据透视表字段]的设置小窗口，从字段列表中勾选需要的字段名称，或拖动字段名称到不同区间，就会快速生成数据透视表。透视表共四个区间：筛选、行、列和数值，这四个区间在透视表上的对应关系见下图。

数据透视表最强大也是最灵活的功能就是“拖动即所得”，在右下角的四个区间拖动字段，数据透视区域可以立即显示对应的透视结构和统计结果。而且同一个区域内的顺序不同，在数据透视表内汇总的先后层次也会不同。

04 汇总方式数据透视表对文本格式内容会自动计数，对于数值格式内容会自动求和。如果要更改某字段数据汇总依据，可以在透视表数值区域中该字段任一数据上，点击[右键]，选择[值汇总依据]来设置。

比如，按年计算运货费合计要改成按年统计发货单数，可以将汇总依据更改成[计数]。

有的读者可能遇到过这种情形，明细数据是数字，汇总后默认的就是计数，总是要手工将其改为求和。这需要你检查明细数据，看下该字段数据是否符合以下特点：· 以文本形式存储的数字· 字段中有空单元格· 选择数据范围时整列选取05 数据刷新做好的数据透视表和明细数据之间不是同步的关系，即明细数据发生更改，透视表不会立即更改统计结果，需要用到[刷新]功能。手动刷新可以通过右键菜单和选项卡命令两种方式操作。