如何做一个时间管理达人

有很多人问我是如何管理时间的，工作之外还有那么多时间来写文章讲网课。今天就以一个典型职场人的一个典型案例，与大家剖析一下，谈谈时间管理的一点心得。

年初的时候，有一位A女士找我咨询，如何提升自己的时间管理效率。A女士是个单亲妈妈，有一个14岁读初中的女儿，职业上与另一个合伙人一起经营一家律师事务所。团队十来个人，很多事情客户都要求A女士亲力亲为。女儿还未成年，虽说功课不用自己辅导，但很挑食，为保证其青春期的成长营养，A女士还要花相当多的时间给女儿做爱心营养餐。

听了她的情况，我大致有数，但为了更好帮她聚焦问题源头，我用一个ATM工具帮她做了一番解析。

• A， Activities，作业，活动，让她将占据时间比较多的事务一一写下来。

• T，Time，时间，以一周为单位，一周的有效时间以每天16小时计，就是100个小时，比如通勤每天2小时，一周10小时，那么占比就是10%。
• M，Merits，价值系数，为各项事务作重要性打分，5颗星为价值系数最多的，比如写作；1颗星为最低的，比如上班通勤的时间。

一番讨论之后，A女士画出了下面这张ATM工作价值打分表。

Activities	Time（%）	Merits
家务，做饭，洗衣服	20%	☆☆
通勤，开车上下班	10%	☆
拜访客户，谈业务	10%	☆☆☆☆☆
内部开会	15%	☆☆☆
合伙人争议协调	5%	☆☆
案卷整理跟踪	10%	☆☆
写作	2%	☆☆☆☆☆
审阅下属工作	20%	☆☆
持续学习，阅读	3%	☆☆☆☆☆
其他	5%	☆☆
加权累计分		2.30

这张表虽然花了些时间整理，但十分有价值，整理完A女士自己也吃了一惊，发现在家务、通勤、审阅下属工作这三项就占了自己一半的时间，而这些工作都是价值系数不高的工作，而自己在再学习、写作等十分看重的事上，只有可怜的5%的时间，显然，现在的时间安排让自己陷入了一个低效能沼泽之中。

然后，我让她按自己的理想意愿，重新分配上面的时间百分比，很快A女士形成了下面这张新的ATM表。最后的加权价值系数，一下子从2.3分提升到了3.7分。（五星级等于5分，乘上%的系数加权计算总得分）

Activities	Time（%）	Merits
家务，做饭，洗衣服	10%	☆☆
通勤，开车上下班	10%	☆☆☆
拜访客户，谈业务	10%	☆☆☆☆☆
内部开会	10%	☆☆☆
合伙人争议协调	5%	☆☆
案卷整理跟踪	5%	☆☆
写作	10%	☆☆☆☆☆
辅导下属	15%	☆☆☆☆
持续学习，阅读	20%	☆☆☆☆☆
其他	5%	☆☆
加权累计分		3.70

下一步，最关键的是，如何做到呢？

在展开具体的方案之前，我让A女士用一个自上而下的顶层设计重新审视自己的时间安排。我用这样的一个问题启发她：你认为有哪些方法上的改进可以提升自己的时间价值系数？

在经过一番点拨与思考之后，我和她一起共创了下面的六个方面。

• 赋能：审核下属工作，占20%，要将2星级提升成4星级，方法是变审核为辅导，将自己的经验心得写成控制清单，手把手教会下属，以提升下属工作质量。

• 效率：提升开会工作效率，时间从15%降到10%，用3O法则来开会。每次要以目的（Outcome）做先导，引出会议的目标（Objective），最后强调离开会议室必须达成的Output，行动计划输出。每次开会都要指定一人做会议主持。
• 授权：女儿既然挑食，就要让她学习承担，让她学着做菜。第一个月教会炒素菜，第二个月教做荤菜。周末由女儿做一半的菜。
• 流程：改变与合伙人的沟通方式。将很多事后解释前置，接每个案子前先与合伙人花半个小时讨论接案的策略以及内部资源的分配方案。合伙人之间不合拍，会造成团队成员的低效率协作。
• 技术：重复性的卷宗管理可以引入RPA办公机器人，提升效率。
• 自律：每周一上班先做20分钟“大石头”规划，比如每周二、周四下午各花1小时辅导下属，每周五下午做案例回顾总结，将这些“大石头”先锚定在每周的Calender里，并严格照此执行。

通过赋能和授权，挖掘身边人的价值资源，然后在流程与效率上深耕，提升时间效率，并用技术工具等外部资源提升组织效能，最后一条是对自己的自律要求，以确保定下的方案得以落地执行。

一个好的变革方案一定要落到日常行为的改变上，比如开会增设主持人，上班改坐地铁进行听书与阅读，教女儿做菜等，这些细节上的改变，假以时日，一定会带来质变的效果。

上周与A女士见面，她向我反馈最近的时间效率有了大幅提升，以前不敢约稿出版社的一部作品，现在已经有条不紊地完成了四分之一。

让她特别开心的是，女儿对做饭产生了兴趣，甚至扬言要自己开餐馆，不经意间还开发了女儿的一项才艺。由于沟通方式的改变，她与合伙人的关系也得到了很大改善。另外，在辅导下属的备课过程中，自己对专业细节的把控也更上一个台阶。

时间管理本质上是做对的事，然后用意志力坚决贯彻。如果你对自己的时间管理也不满意，不妨用这个ATM工具做个自我诊断，然后做出一些行为上的改变。让时间来改变时间，坚持做高效能的事，你的时间质量一定会有质的飞跃。