开工指南 | 疫情下,商贸公司如何安全复工?

新冠状病毒疫情确诊人数持续增长,全国各省有关部门依旧严阵以待,但是为了保障民生,不少城市的大型商超、药店依旧营业。同时疫情不严重的地区,随着返城高峰的到来也陆续的开始复工生产。
一些地区的商贸公司也陆陆续续的复工,但疫情形势依旧严峻,因此商贸公司一定要做好严格的防护指南,保障公司员工的健康。
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疫情期,经销商如何安全复工
无论经销商生意大小,只要有员工复工就必须制定相关的防护预案。
1. 成立应急小组,准备防护用品
1)为了使预案能够及时贯彻落实下去,商贸公司首先要成立应急小组,以公司法人为组长,各部门负责人为副组长,落实职责。24小时保持电话通畅,微信及时回复。
2)安排专人采购防护用品,例如口罩、消毒水、洗手液、红外线温度计、应急药品等。
2. 了解员工行踪,弹性工作
各部门负责人要及时与员工联系,了解其具体行踪。在外地的要及时联系,了解当地疫情情况和员工身体状况,有条件的可以延迟外地员工上班。对于本地员工,除了必要部门重要岗位外,原则上可以要求在家办公。
1)制定公司员工联络表
2)如果当地政府通知延期复工,商贸公司需要安排专人进行值班,并定期对办公场所进行消毒。
3)如果当地市场没有恢复营业,则可以安排业务人员继续休假,或者轮流上班。
4)业务人员走访市场时必须佩戴口罩,有条件的可以为业务员提供免洗消毒液。
3. 佩戴口罩,按时测温,定时消毒
1)对于行政、财务、库管等需要到公司上班的员工,必须按要求佩戴口罩,并在公司大门处设立体温检测点,凡进入公司和离开公司时必须进行体温检测并做好记录。如发现体温不正常的员工及时与当地疾控部门联系,并做好隔离。
2)安排专人对办公区域,库房区域进行消毒,重点对卫生间和茶水间,会议室进行消毒。
3)对于公司物流车辆需在早、中、晚三个时段进行定时消杀。对于外出返回的车辆需在既定区域进行消毒。
4)每天对办公室进行通风换气,保障空气流通。
4. 及时关注疫情动态,做好外来人员登记
及时关注疫情动态不仅可以了解局势,更能判断本地市场及行业动向,此外原则上不接受外部人员拜访,如确实有业务对接,必须安排专人做好外来人员登记工作,对外来人员进行体温检测和联系方式登记。
严禁员工进行聚餐、聚会,非工作时间必须返回居住地或员工宿舍,禁止参加大型集体活动和去人员密集的地方。
以上是经销商商贸公司复工后需要做的防护措施。对于经销商来说,经历了一个非常时期的春节后,很多经销商依旧处于迷茫状态,那么疫情期间经销商复工后该做哪些工作呢?
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疫情期,经销商复工后该做什么?
1.召开管理层会议
1)复工前,经销商要组织公司各管理层召开会议,了解在春节期间各部门遇见哪些问题,并及时制定复工期间安全防御细则。
2)集思广益,与管理人员共商未来发展方向,包括库存处理、终端门店货物处理、了解公司资金状况,未收账款数目。
3)制定上班时间和上班人员安排。
4)做好招聘准备。
2.盘点库存
1)安排库管人员对公司库存进行盘点,重点关注年货产品、礼盒、乳制品、短保食品,了解该类产品具体数量,生产批次。对于临期产品及时归类或单独存放。
2)鉴于不少地区终端营业未恢复正常上班,经销商可以根据终端门店年前备货订单了解各门店备货数量,统计高库存的门店,并及时和门店老板进行电话沟通,了解一月份出货情况,判断终端门店库存。
盘点库存能够让经销商更加清晰的了解目前状况,为日后促销和返厂提供依据。
3. 财务梳理
1)安排财务对公司账面金额进行统计,了解公司可流动现金资源;
2)统计厂家未发货订单数量;
3)了解与各厂家一季度销售任务,评判可完成程度;
4)了解各厂家2019年未兑付费用、返利情况;
非常时期,经销商财务梳理十分重要,因为在终端大面积暂停营业时候,经销商是没有或者是很少有销量的,这意味着经销商利润的丧失,但公司房租、水电、人员成本等各项费用依旧需要支付,及时了解公司账面资金可以预判公司承受能力,并及时制定相应方案。
此外了解厂家2019年未兑付费用和2020年一季度销售任务,是经销商在疫情过后与厂家协商的筹码,避免任务量过高而无法完成的情况出现。
4. 物流安排
疫情不严重地区,终端门店依旧营业,因此会产生补货订单,针对此情况经销商需要合理安排物流,分批次安排车辆。在满足配送订单的情况下采用弹性工作。
例如西安的嘉品云市,针对年前受疫情影响没有配送的订单,已经全部取消不再配送,如果门店要货需要重新下单。此外从初五开始调配车辆,初六按照订单先后次序进行配送。
5. 终端门店拜访
对于没有营业的终端门店,可以安排人员对其进行电话拜访,了解其营业动向和停止营业前产品销售数据。
对于正在营业的门店,安排业务人员进行上门拜访(必须对业务人员做好防护措施)。
终端拜访重点关注年货销售数据,礼盒销售数据,短保产品销售数据,并对各产品终端库存进行数量和日期盘点。
了解近期销售较好的产品(例如日化类、粮油类、卫生类产品),或者销售较好缺货且公司没有代理的产品。业务人员及时向公司反馈。对于公司没有代理,且门店有需求但没有货的产品,经销商可以通过关系进行调货或者直接和厂家联系。
6. 促销活动和价格问题
根据门店备货库存,经销商可以适时进行促销,原则上优先处理门店库存再处理自身库存,例如礼盒可以降价销售,乳品可以买一赠一。有实力的经销商可以适当对门店进行现金或者新日期货物补贴。有利于经销商维护客情。
7. 售后服务
春节过后,终端门店退换货也日渐增多,加上今年的疫情,经销商会遇见更多的退换货,这就考验经销商的售后能力。根据经销商与门店签订的合同,符合退换货的产品原则上都要执行。同时经销商要安排采购及时与厂家联系,了解厂家相关政策。在保证客户利益的同时,减小自身损失。
春节过后新的一年就要开始,虽然在困难时期但经销商一定要摆正心态,相信政府。此次疫情对快消行业影响巨大但不会太久,随着春暖花开,消费终将回暖。而我们要做的就是在困难的时期如何更好地坚持下去。
总结一下:
1. 制定制度做好全员防护
2. 合理安排工作计划
3. 了解现金流
4. 盘点库存包括终端门店的库存
6. 做好售后服务
7. 积极与厂家沟通,争取政策支持

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内容主题如下:

1.面对封城/封路,配送困难,如何应对?

2.员工因疫情缺勤/安全问题,如何应对?

3.因疫情导致库存不足/滞销,如何应对?

4.渠道压款重,现金流周转难,如何应对?

5.配送运力不够,如何应对?

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