3大实用高效清单,助你效率提升300%

主播:Bobo
这本书是效率和时间管理专家达蒙·扎哈里亚德斯所写。在以往的晨读中,曾分享过书中部分内容,这次我们继续分享3大实用高效清单。
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『日期清单』
日期型清单的格式非常简单,它由任务、开始时间和截止时间这三个要素共同构成。在你的清单上,只需要有三列信息,第一列是具体任务,第二列是起始时间,第三列是截止时间。从中你能看到,它包含了任务管理方法中最重要的要素之一:截止时间。
正如之前的分享,大多数待办事项清单都缺乏具体的截止日期。而日期型清单恰恰可以解决这一难题。
这种方法第二个关键要素是:开始时间。它提供了以下两个优势。首先,它能让你更聚焦。一个时间点对应一项任务,大脑会把注意力自动放在当下需要处理的任务上,不用你分神思考下一步该做什么。其次,开始时间会不断提示你尽早处理,因为一旦错过了,下一个时间节点还有别的事要做。
换句话说,日期型清单最大的好处,就是帮你安排好了一天的工作,不需要你挑选或者临时决定。事实表明,如果没有开始时间和截止时间来提示,你对待待办事项的态度会更随意。
 
『双子星式清单』
一般清单都是只针对当日或者几天内的短周期任务。清单制作高手都会用“主任务清单+每日任务清单”这种“双子星”式结构。
它可以说是清单届的进阶形态。它包含两大内容:主要任务和每日任务。
主任务是一个阶段内你要完成的项目。它需要记录跟任务有关的事项。具体我们在之前的晨读中已经分享过了,它是随着任务变化,而随时更新的。
每日清单是你一天内需要完成的工作。比如日常工作、临时任务等。
这两份清单怎么协同最高效呢?
第一步你要养成查看主清单的习惯。完成一半的、还没开始的、已经结束的、需要协同的,对于围绕主任务的零散事项,你要做到心中有数。下一步你要把可以和第二天日常任务放在一起做的事情,统一安排。这样你在职场成长的主线和分支,就非常清楚了。
合理选择才是高效的开始。双子星清单做起来虽然费时费力,但它能帮你轻易看出事物的优先级,不会把时间都浪费在那些低优先级的事情上。
 
『“3+2”清单』
“3+2”指的是“三项大任务+两项小任务”。也就是说,在你每天列出的清单中,你只需选出要处理的5项任务,然后把它们写下来就可以了。
在时间分配上,大任务的任务量控制在2小时以内,小任务30分钟也就够了。
你可能已经注意到了,和前面的任务清单不同,“3+2”清单的主要优势是:它限制了任务数量——5个。这个数量对一般人来说,不多不少,刚合适。
和“3+2”清单配套的是番茄工作法。比如,你安排四个番茄钟(每个番茄钟包含25分钟的工作时间和5分钟的休息时间),来完成你的一项大任务。对应的,一个小任务需要消耗掉一个番茄钟。这样,你就不用考虑时间节点,因为有番茄钟帮你管理,你可以在相对专注的状态下处理任务。
虽然这种方法很灵活,不受固定的时间节点限制,只要在一天内完成就可以了。但想把这种方法用好,你需要精挑细选,除了日常工作,选出那些对你发展方向或能力提升最有好处的事。
另外,对于预约、联系、沟通、确认这些小事,你可以把他们做归类,比如协调类小事、邮件类小事、简单处理类小事等。这能帮你最大程度发挥“3+2”清单的优势。
总结一下,这三大清单,是经过很多人验证后,留下的经典模板,可以说你拿来就能用。尝试一下,选择你完成度最高的,它就是最适合你的。
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