学习参考!企业档案分类的几点规则

企业档案是企业文件在完成现实执行效用以后,按照一定的要求,经过一定手续,整理转化成为企业档案。企业档案必须做到科学、有序的管理,才能发挥其在企业经营管理中的凭证依据和借鉴参考作用。

而为保证企业档案分类的科学性,必须遵循企业档案的分类规则。以下是小编收集整理的企业档案的分类规则,仅供学习参考,欢迎大家在底下留言探讨!

企业档案的分类规则

排他性

企业档案分类时,同位类目必须互相排斥而不能重合。这就要求同位类目的内涵清楚,类目外延界限分明,如果类目外延重合、跨越了两个类目,这就很难保证归类的一致性。

同一性

即保证类目排它性规则的贯彻。它要求针对同一上位类的划分必须使用同一个分类标准。因为类目的形成是运用分类标准去衡量某一个对象的结果。在每一层次的分类中,只有运用同一个标准去衡量或划分分类对象,形成的类目才能互相排斥;反之,用不同标准划分同一个上位类,必然造成类目之间的交叉或重合。

效用性

要求企业档案分类要适应企业档案及其管理特点,追求分类的整体适用效果。

灵活性

企业档案分类同一般的逻辑分类不完全相同,逻辑分类要求遵循“相应相称”规则和“不越级”规则;企业档案分类则必须考虑分类对象的数量,无法彻底实现“相称”和“不越级”划分的原则。相反,从便于管理的需要出发, 企业档案的分类层次并不是越多越细越好。层次越多,类目就越多,反而因增加了头绪而使管理变得复杂化。

因此,对企业档案分类的层次与类目设置可以灵活处理,不强求一致。企业档案分类的灵活性,在不影响分类科学的前提下,增加了分类的实用性,满足了企业档案科学管理的需要。

设置合理的档案类别,用以规范本企业档案的整理,达到对企业档案的科学管理和有效利用。

除以上四点分类原则以外,还需要把握以下几点情况:

(1)熟悉企业的经营性质,了解企业的管理模式,生产情况、营销方式以及内部机构设置情况。

(2)掌握本企业文件材料形成的来源和渠道熟悉文书工作和档案工作的一般规律。

由于文件材料是档案的前身,档案是文件材料办理完毕后的归宿,运用企业档案分类的原则和方法整理档案,是文件履行完现行领导、指导作用后成其为档案的一个重要环节,也是日后有效利用档案前提和基础。

(3)要具备档案管理的相关业务技能,将档案管理的原理与本企业综合档案实际相结合,从全局上去把握企业档案分类工作,制定出符合客观的企业档案类别设置合理的档案类别,用以规范本企业档案的整理,达到对企业档案的科学管理和有效利用。

编辑:蔡昀含
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