Excel小白的数据验证课①用下拉菜单录入的那些事儿

编按：哈喽！小伙伴们大家好！我们的工作表往往需要其他部门配合填写，但是因为不同人员录入习惯不同，会导致数据产生差异。就拿IT部而言，你录的是IT部，他录的是电脑部，她录的是信息技术部，同一个部门由于录入习惯不同，看起来好像有三个部门！作为最终负责统计的你，如果不提前做好数据录入规范，那么后续统计就会多花费五六倍的时间用于数据的校正、核对。利用数据有效性做一个下拉菜单可以完美地解决同一部门（产品）变成三个部门（产品）的问题。

为了更加规范地录入数据，我们今天要为大家介绍一位小帮手：数据验证（excel2016版），也叫数据有效性！

这是个啥？不急，听小编我给你们慢慢道来~（￣︶￣）↗

首先它是长这样的！！！点开数据选项卡，就可以看到啦～

数据验证作用：根据输入的规则，限制单元格中数据输入的类型。对于不符合规则的数据输入，会进行提示和警告。

不明白？没关系，我们实验一下就知道了！

一、生成下拉菜单，只能录入设定的部门

大家可以看到上图右侧，我已经提前录入了所有部门信息，现在要设法确保不论是谁录入，C列录入的信息都只能是这些部门。

步骤：

①      选择需要设置数据验证的区域，这里选择区域C2:C8

②      点击“数据验证”按钮，进入“设置”选卡

③      在“允许”下拉菜单中，选择“序列”

④      在“来源”一栏中，点击拾取按钮

选中区域H2:H8拾取事先录入的部门信息

最后点击确定。可以看到，在我们设置的区域内，每个单元格右下角都出现了一个下拉按钮。我们单击下拉按钮进行选择，需要输入哪个部门，就选哪个部门。

简单解释：

可能有的小伙伴会问，为什么在“允许”栏下选择“序列”呢？

“序列”就是一列数据的意思。选择“序列”，就是要求Excel在我们规定的这列数据里录入和选择！

另外在“来源”栏，我们除了可以选择一个区域的数据进行验证外，还可以自己输入数据。例如“性别”列也采用数据验证，可以直接在“来源”栏下输入“男,女”，同样能生成下拉菜单。（注意，“男,女”中间的逗号要用英文的，至于用中文会是什么结果，小伙伴们可以自己尝试下～）

如果部分人员忽视了下拉按钮，还是直接录入数据，并且录入的数据不规范会出现什么情况？

假设有员工，在部门列输入了“规划部”，当回车后，Ｅxcel会弹出一个警告框，“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配”。看到这个，员工Excel不熟练的话，肯定会慌神——这是什么呀？！

这里我们需要改用通俗的语言进行友好提示。

二、让错误信息友好警告，并且可以调整数据

1.让错误信息友好警告

步骤:

①      点击“数据验证”按钮，进入“出错警告”选卡

②      在“标题”和“错误信息”位置，输入你的友好提示

③      最后点击确认

我们来看看效果吧！

怎么样？是不是温和了不少，同时也说得很清楚呢？

2.允许调整数据

有时候我们的数据确实存在变动，尤其是商品进销，产品的变动比较频繁，不可能做到每次变动后都能及时制作新的数据验证模板发给各个人员使用。这时我们就可以在做模板的时候采用另一种出错样式，容许填表人调整数据。

步骤：

①      点击“数据验证”按钮，进入“出错警告”选卡

②      在“样式”一栏，点击下拉菜单，选择“警告”

③      在“标题”和“错误信息”位置，输入相关提示

④      最后点击确认

样式栏，如果选择“停止”，则只能按照预定的数据录入；如果选择“警告”，则允许录入新的数据。下面来看看“警告”的效果。

比如说新增了部门“规划部”，录入人员发现下拉菜单中没有这个部门，怎么办呢？他可以直接输入“规划部”，在回车后弹出预先设定的警告信息，如下：

如果录入人员确定输入的数据没有问题，点击“是”，“规划部”就录上啦～

怎么样？是不是很简单呢？快来动手操作一下吧！