聊一聊如何写电子邮件
在这个公众号中我很少写有关写作的文章，原因是一来我认为多数人除了考试之外并没有写作需求（就像是很多人没有写中文文章的需求一样）；二是写作这事的核心练习是不断地写和修改，有看“如何写”的功夫还不如去读一读好文字，练练笔。对于多数的英语学习者来说，能用英文写作业、发邮件、评论留言我认为就可以了。而且并不需要写得多好，写清楚、尽量不啰嗦即可。
今天和大家分享一下如何写电子邮件，希望对大家有所帮助。
1. 基本套路
一封邮件基本上可以分为三部分：
为啥写这封信，用简短的文字说明来意；
你要做什么或者想要对方做什么；
结语，提醒对方回复时间或者进一步的行动。
“为啥”这一部分要开门见山，一定不要刚开始就讲故事。在美国读书的时候刚考完试，室友觉得自己可能没考好，想和老师求个情通融一下。她的套路是一开始就夸自己多么喜欢这个专业这门课，老师讲地多好，但是自己由于语言和专业知识的障碍，尽管自己很努力但是还觉得有些吃力…结果老师给了她回了句：你想让我做些什么？
在电子邮件的第一段中我们需要表明身份，然后直接说明来意。我的朋友孟庆伟最近给雅思官方写了封信，第一段这样写：
Dear Sir/Madam,
I am an IELTS test researcher, and I have a few questions regarding examination papers in Cambridge IELTS 5. If this is not the correct email, could you please kindly inform me of the right one? Thank you in advance.
如果不知道对方的性别的话，用Dear Sir/Madam最为恰当。有时也会见到To Whom It May Concern的说法，但是给人的感觉有些冷淡，尽量不要用。正文40个字说了三件事：我是谁，为什么给你写信，如果我找错人了你能不能告诉我该找谁。这里提到的第三点是写邮件的人的预判，自己想得周到点，交流起来会悦己悦人。
最近有位同事收到了哈佛的录取通知书，她发到了朋友圈，上面第一段这样写：
Congratulations on your admission to Harvard Kennedy School! We hope you will accept our offer to become part of the HKS community and to pursue the challenges and benefits of our graduate programs.
33个字表明了“恭喜你被录取了，我们写信是想问问你来不来”。
在新闻写作中有句话叫Don't bury the lead，即不要卖关子。这样做可能和我们的中文相比有些过于直接，但是这是英文书信的特点。在写书信的时候，我们的主要目的是让对方理解我们的意思并予以回应，没有必要过分推敲用词把邮件写得像散文诗。不要用晦涩的词，能用一句话说明白的不要用两句。
在第一部分中我们已经说明了来意，接下来我们可以说的更具体一些，并且清楚的告知对方你想做什么。例如刚才写给雅思官方的邮件中，第二段这样写：
My main question is whether all the ansers provided in the Answer Key section at the end of the book are absolute. Here are a few examples.
一起看一下我之前收到的一封《经济学人》的邮件广告：
这封邮件很经济学人。第一段给我们一种“得之我幸失之我命”的诱惑，然后趁机说说自己有多好。如果看到这里还没有关的话那就乖乖地去做选择了。它自己也意识到了有人对它不满意，那就趁机寻求反馈。
结语部分一般是“提醒对方”下一步的行动，一般会说I look forward to your reply. If you have any questions, let me know as soon as possible.等“套话”。如果有更具体地要求的话，例如请在三天内回复我，那就在这里提醒收件人一下。
敬语部分一般Yours sincerely，sincerely就好了；稍微谦虚一点可以用Best wishes，Cordially；较私人的信件可以更随意一些。
A closing like Regards can be seen as maintaining a greater distance between the reader and the writer. Something like Sincerely Yours or Cordially may somewhat shorten the perceived distance between the reader and the letter writer, but are both still relatively neutral. Depending on the reason for writing, closings like Get Well Soon (if the recipient is not feeling well) or Happy Holidays (during the holiday season) may be more appropriated and may create a sense of closeness between the reader and the writer.
2. 现学现卖
上面和大家提到的是一般套路，重点内容其实就是6个字：说重点、别啰嗦。我们在写邮件的时候经常会碰到的问题是对语气（tone）的把握。给朋友写邮件和给老师写，语言和格式上会有不同，朋友之间就随意了很多，而对老师要表现出足够的尊重。
这个时候我们可以找一些“模版”来套就好了，Google一下就有好多。很多大学也都会给出写作指南，都很靠谱。自己动手整理一下的学习效果比买一本花里胡哨的“速成”书强多了。
再次强烈安利普渡大学的Online Writing Lab：
写作是语言学习进阶的必经之路，是创造的艺术。如果有兴趣的话，那就开始写点东西吧（语言不限）。
You need to get the clay on the potter's wheel before you can shape it into a bowl, and you need to shape the bowl before you can perfect it. So get your clay on the wheel, and work with it until it looks like a bowl. Then worry about correctness.