案例分享丨如何建设学院综合管理服务平台？
学院综合管理服务平台建设以用户为核心，通过对用户展现数据和办理业务的画像式描述，实现学院平台管理办事一体化。
西安电子科技大学
目前，我国高校在开展教学管理工作时，普遍采用传统管理流程与模式，降低了教育管理的效果。根据时代发展要求，高校重新审视自身的教育管理流程，并在此基础上进行再造与优化。
在管理扁平化的发展趋势下，作为高校的重要组成部分，学院组织、监督、管理的工作内容范围和工作总量日益扩大化，除日常的教学性事务、学术性事务，学院内外部的行政性事务条目和数量也在逐步增加，学院的自主管理需求愈发强大。
一是高校教育管理流程再造使高校教育管理模式得到提升和优化，通过运用信息化管理手段 ， 建立开放式、研究型的管理模式 ， 进而显著提升高校管理的质量和效率。
二是高校教育管理流程再造便于发现现有模式的不足和问题，并在重塑过程中积累经验成果 ， 从而总结出一套较为符合高校自身实际情况和健全的理论成果，贯穿全局工作。
三是营造“服务型高校”的氛围，在学习、生活、活动和实践中，为学生提供科学化、个性化的服务，通过顺应时代对人才发展的需求，重视学生素质和能力的培养 ，为经济社会发展输送综合能力强、专业水平高、德才兼备的复合型人才。
而相较于部门及单位信息化的发展程度，学院信息化管理系统建设在很大程度上依赖于学校信息化的整体进程，院系内部的信息化程度明显滞后，已经不能满足各类大小事务协调开展的服务，对学院内部传统的管理机制及服务效率提出了重大考验。
建设思路
学校院系业务管理协同机制根据大学流程再造理论，从纵横向流程优化、建立院系管理的协同机制，调整相关部门职责、构建协同合作管理平台，完善网络信息平台、建立院系业务项目管理联动机制，完善院系管理制度、院系工作评估激励机制等维度入手，探讨构建基于流程再造的、横向管理部门和纵向校院系组纵横联动的网格式院系管理协同机制。
完善学校、院系、教师的责任分级及纵向协同机制
高校要在纵向层面完善学校、院系、教师的责任分级与流程再造，权力下放、重心下移，构建权责一致的纵向协同机制，充分调动和激发各级主体的积极性，更大激发管理人员创新创造活力。
以保障院系活动健康顺利开展为根本出发点和落脚点，防止重立项申请、轻过程管理，重考评管控、轻服务支撑，进一步健全过程管理制度，完善涵盖学校、院系、项目组的分级管理与纵向协同机制。
健全院系管理相关部门的职责及横向协同机制
统筹协调，院系管理相关部门分工合作，形成横向多部门协同、纵向分级管理的纵横交织的管理机制。在横向协同方面，要加强院系管理相关部门内部自身业务流程的优化，同时构建起其相互间及与项目组之间的沟通协作与流程再造，避免各项管理职能脱节，切实提高管理绩效。
要明确院系科研、财务、审计、设备、成果转化等业务和学校相关部门的权责，加强分工与合作，利用信息化手段，发挥各部门优势，实现信息共享。通过有效的考核机制，激发各方积极性，将责任落到实处，也将协同管理的成效合理共享，形成“统筹高效、互联互通、权责明晰、共享共治”的横向协同管理机制。
构建院系管理纵横联动的协同保障体系
通过制度规范、工作流程优化和信息化手段等有机联接，构建院系管理纵横联动的协同保障机制。在管理流程优化方面，全过程流程革新和分阶段评估修正相结合，既充分调动人员积极性，又有效约束违规行为，构建界限分明、简洁易行、程序规范、纵横交织的流程体系。
在信息化建设方面，充分借助现代信息技术的管理理念和先进方法，设计、监控、改进和创新科研管理流程，使横向管理职能和纵向管理业务纵横联动，保障院系管理流程再造取得最佳的管理效益。
充分实现横向管理部门和纵向校院系组纵横联动、协同共进的目标，切实解决院系管理中管理职能分立、考核评估乏力、过程管理滞后等问题，构建起立体化、全方位、无盲点的网格式院系项目协同管理新机制。
建设目标
实现基于学校共享数据库的学院数据应用
基于学校已有数据交换平台，完成各类数据在学院综合管理服务平台的汇集与整合，为学院的行政工作、管理工作、考核工作提供全方位数据指标，通过功能模块的扩展逐步完善对学院信息化工作的管理；为学院教职工提供个性化、可定制的综合服务平台，使学院各职能部处间的信息交流快捷畅通，为领导督办、辅助决策提供最大限度的支持。
实现学院一体化协同服务
该系统平台未来将实现学院行政管理、教务教学管理、学院财务管理、科研项目及成果管理、学生事务管理、校友关系维护、信息推送、电子档案管理八个事务办理模块，并建立学生库、教师库、学院库三个数据库 , 实现学院学术性事务、教学性事务和行政性事务一体化协同服务，提升学院管理机制及服务效率。
实现学院业务整合及个性化配置
整合学校各业务系统，以各个学院的特殊化需求开发定制模块，实现不同院系的差异化及个性化特色管理 , 利用学院综合管理服务平台盘活数据资产 , 为学院领导提供全院宏观性数据分析展示。
实现学院宏观数据的整合展示
学院综合管理服务平台利用大数据技术对全校的各类数据进行综合分析、挖掘再利用 , 发现问题并采取相应处理措施，包括对教师基本信息、科研信息汇总；教师考核信息、会议信息等数据进行统计分析，同时为学院行政事务和整体发展提供辅助决策。
建设内容与平台架构
学院综合管理服务平台采用的设计核心为分角色界面设计，完成用户画像式综合管理服务平台。即平台以数据整合为基础，打造场景式业务流程办理，以学院教师、教职工、学院领导为核心，平台设计采用个人画像概念，实现教师办事、行政人员管理、领导决策一体化的综合管理服务平台（如下图所示）。
学院综合管理服务平台架构
通过数据交互、数据共享将建立教师数据库；实现学院行政事务管理、信息推送管理、电子档案管理等相关事务。
建立学院统一通讯平台。秉承“学院办大学”的管理理念，对学校数据资源进行整合，建设统一的沟通、协作平台，打破“信息孤岛”，降低重复投资，为学校的信息化发展提供平台支撑。
建设效果与典型应用
学院综合管理服务平台建设以用户为核心，通过对用户展现数据和办理业务的画像式描述，实现学院平台管理办事一体化。
学院行政管理事务应以学院自主化管理为建设目标，实现包括各个学院的人员考核（如年底考核，聘期考核，中期考核等），行政会议的安排、记录，学院通知，教学新闻等各类大小事务的展示，学院开展的讲座及活动通知；在学院行政管理事务的监视中，本次项目应嵌入考核功能模块和活动管理功能模块，让学院在一个平台即可完成日常考核、年终考核、会议发布、学院事务通知等功能，缩短学院行政管理事务工作周期，努力完成“学院办大学”的长期规划。
实现各个学院行政会议的安排、记录，学院通知、教学新闻等各类大小事务的展示，学院开展的讲座通知。
院系考核作为管理平台的核心功能，旨在解决年度考核工作量大的问题，并完成学院工作一体化、信息化、自主化，通过大数据整合实现全年数据表单生成，为各院系提供科学有效的年终考核指标，从德、能、勤、绩、廉五个方面完成对教师全年工作的考察评价。
信息时代，构建协同式、扁平化的结构体制成为当务之急，因此，学校全力推行管理方式变革。在纵向层面完善学校、院系、教师的责任分级与流程再造，权力下放、重心下移，构建权责一致的纵向协同机制。
提升服务师生效能，把服务成效和师生满意度作为衡量管理工作的重要标准，面向师生需求，通过业务重组和流程再造，利用信息化手段，统筹、优化目前相对分散的服务职能，逐步形成一站式、扁平化的管理服务模式，为学院和师生提供更加高效、便捷和专业的服务，旨在完成学院对本院事务的高效管理，提高办事效率，也为学院信息化发展打好基础。
作者：吴琳 、 鄢然（西安电子科技大学信息网络技术中心） ；赵静 （西安电子科技大学信息化推进办公室）