想要工作有效率？减少职场时间浪费的必知管理法则！
你是不是总觉得时间不够？恨不得一天能有48小时处理完所有工作？可试问自己一天“真正”用在工作上的时间有多少？这些浪费掉的时间真的有让你事业成功吗？其实不是工作永远做不完，而是你没有做好时间管理。本文与大家分享如何在有限时间内，让工作价值最大化。
本文两大重点：1.停止浪费时间的80／20法则。2.三个节省时间的地方。
1.停止浪费时间的80／20法则
80/20法则，又称为帕雷托法则（Pareto Principle），它指的是大多数的影响是由少数事件造成的，即80%的成功由20%的投入产生。这个法则在时间管理上也能够用到，大多数人并没有高效率的经营自己的事业，反而转向追求无数个无关紧要的目标，反而得不偿失。只有当我专注把时间花费在处理重要的事情上，这些成功才会有价值。
然而要如何运用80/20 法则，并妥善管理时间？著名广告公司Perry S. Marshall & Associates 执行长Perry Marshall 在知名商业媒体Entrepreneur 上分享，许多创业家总想尽早完成自己所有工作，不论是花六个小时装安全软件进行杀毒或是动手修漏水的水龙头，他们都觉得要亲自动手，但是完成这些零碎工作，顶多只能让你一个小时内产生几美元的效益，而忘记自己一小时可以更有价值的事情，像是带领团队完成设计或是改良公司网站等。
许多具有前景的新创事业，常被这些零碎的工作耽误，忽略了真正重要的工作，造成失败。许多人听到“时间管理”都会误以为是安排每日工作，但你不会因为按部就班的完成这些事而变得更好。企业会雇用专人负责较具有挑战的工作，例如需要高度技能的销售与公关等职位。然而，面对琐碎的工作时，公司会雇用人帮你洗衣服或是整理Email 吗？
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Perry Marshell 提出了以下三点，希望能帮助企业家停止浪费时间，并将这些节省下来的时间花费在更重要的事情上：
A.聘请帮佣与个人助理
当你的收入达到行业高水平时，你最重要的工作就是将时间尽可能多的留给你的核心事业，因此如果你只是安装软件、处理报账等工作，仅仅是浪费时间。或许你需要考虑雇佣专人负责这些杂事，除了为别人增加工作机会之外，他们的专业技能绝对比你自己还好。从宏观来看，如果全美的企业家都雇用人帮他们丢垃圾，或许还能降低5 ％的失业率。
除此之外，更应该雇用个人助理来处理电脑方面的工作。Marshell 自己也雇用需要工作的人担任助理。一开始助理只是做些简单的工作如更换暖炉芯，与将车子送修等等。在工作熟悉六个月后，助理已经有能力去处理较艰难的任务，像是有条理地整理出信箱中的重要邮件。这对企业家来说非常重要，省下来的时间可是比金子还要有价值。
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B.找出最重要的工作
雇佣别人为你做助理之前，自己也应该在所有工作中辨别出最重要的工作，许多人为了效率，认为自己做事比较快，琐事不占用太多时间，例如自己用吸尘器吸地毯或逐个聆听语音邮件，这对企业家来说是非常浪费时间，且没有运用到80/20 法则。在做工作时应该问问自己，我现在在做的事真的非我不可吗？这些是不是低技术性的工作，我可以聘用别人来完成呢？我是否要停止手头上挤在一起的工作？
除此之外，要让工作更有效率也该找出最适合自己工作的时间。大文豪海明威喜欢在早上时书写，而美国总统欧巴马则是个夜猫子，喜欢在晚上处理重要工作。找出自己工作效率最高的时间，并“固定”在此时间内工作，其他时间便能让脑袋透透气，自由运用。如此一来便不会花费大量时间，但工作成效却不彰。
有些重要工作需要花费大量心血，且充满风险，因此人们会因此选择拖延，跑去查看Email或是做其他的事情，迟迟不开始这些重要的工作。
然而面对重要工作，记得在最有效率的工作时间内，隔离手机、闹钟或任何会让你分心的东西，并限定时间，专心处理好重要的工作，务必在第一时间内完成！
C.适时放松
许多非常有生产力的人都会适度放松，他们会规划时间让自己休息。假如一天内只用几小时完成有价值的工作，剩下时间不工作的话，一切都会搞砸吗？结果其实并不然，除了在时间内完成工作之外，你可以在夜幕来临时，让自己的思绪沉静下来，去思考自己从早忙到晚的整个过程，然后重新调整自己的工作步调。并且留一些时间给自己思考，订定策略，让自己在做下一个决策时，思绪能更敏锐。
2.三个节省时间的地方
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除了运用80/20 法则，将琐碎的工作分给专人运作，停止浪费时间之外。全球最大的房地产投资网BiggerPockets.com营运副总裁Brandon Turner 分享，在企业家每天工作中，有三处特别需要注意的地方，避免花费过多时间：
A.检查Email
管理者的日常工作之一就是查看Email。根据华盛顿邮报调查指出，美国人每周花费个人28 ％时间在检查邮件，也就是一周11 小时，一年则多达500 小时。电邮固然重要，但是每周11小时真的适合所有人吗？同样的，检查Email 也可以运用在80/20 法则之上，邮件所带来80 ％的益处，其实是由20 ％你所收到的邮件决定。也因此，该如何减少整理邮件的时间？
第一、取消订阅你平常没在看的新闻电子报，让你的信箱不会随时充斥着你不想看的垃圾邮件。
第二、假如真的有什么紧急事项的话，基本上对方会用电话联络你。因此你只需要每天在固定时间检查邮件，不要浪费时间随时点开信箱来查看邮件。
第三、可以运用网页的内建插件，例如Auto Text Expander，来建立常用回覆。在回覆信件时，便能运用这些回覆，快速完成邮件往来，节省时间。
B.阅读网路文章
美国第33 任总统杜鲁门（Harry S. Truman ）曾说：“并非所有读书人都是领导者，但所有领导者都是读书人”(“Not all readers are leaders, but all leaders are readers.” ) 许多成功的企业家如扎克伯格、马斯克、比尔盖茨等都有阅读的习惯，而现今网络发达，网路文章与博客文章更是唾手可得。企业家喜欢阅读相关产业的文章，除了增进知识之外，在了解产业趋势上也有帮助。
但是如果阅读话费太多时间，甚至让你停止手头工作，这反而造成分心。好的阅读习惯应该是选择固定阅读时间及地点，如果在一天中想要阅读特定的文章，你可以先用书签标记，或是使用有先储存后浏览功能的App像Pocket，先存起来，等到完成工作之后再把读文章当成奖励，好好阅读。
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C.发想点子
发想点子（Brainstorming ）是一件非常棒的事情，能够让企业家想出决胜妙招。然而想出点子容易，实行却非常困难。你随时都可以坐下想数百个你认为能做出百万生意的好点子，然而在想点子的时候，你可以先问自己，你的工作都已经做完了吗？是不是因为发想点子比较有趣，所以选择停摆或逃避一些较困难的工作？
发想点子就如同阅读博客文章性质一样，但同时也应该要限制时间。如果脑海中突然蹦出好点子，可以先用记事App如Evernote记下来，之后再拿出来与伙伴一起讨论，而不是当下就打断团队进度。
当然，你也可以在时间表上空出“发想点子”的专属时间，在开始前也要问自己，团队真的需要发想点子吗，或是我们其实只要照原先的点子运作即可？藉由这样的过程，可以节省出更多时间，去做真正重要的工作。
一天只有24 小时，该如何好好运用时间，是每个人都该面对的课题。既然时间无法变得更多，那就应该进行妥善管理，运用80/20 法则，专注于目前重要的工作，并将琐碎工作交由专人处理。如此一来不仅能将时间价值最大化，也能让团队及事业持续进步！
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