对照这张清单，帮你准备好一场会议

大概是在5、6年前，我刚进从生产一线到职能部门以后，带我的前辈跟我讲过这样一个道理，职能部门的工作有时候很难衡量工作量，比如你写一篇文稿，可能你一个小时就写完了，但是不符合领导的预期，修改的时间可能需要2天、3天甚至更长；如果你要准备一场会议，可能你组织过一次之后，很快就能形成标准和流程，这个时候你就可以把工作流程制成一张表，然后每次到准备会议的时候，拿出这张表，就可以迅速地对照，按流程办就好了。

也就是那个时候，我明白了在职场上很多事情可以流程化，但凡你干过一次以后，就可以复盘总结，形成标准化的流程清单，当再遇到这样的时候，只需要to do list就可以了，毕竟职场工作中有一定的周期性，到一个周期的时候，可能固定就要干那么几件周而复始的工作。

在第一次完成会议组织之后，我就把会议组织整成了下面这个清单。

这个清单主要适用于内部日常性会议，一些大型会议的组织清单，之后我再推送给大家。

-长按图片可以保存-
在这个清单里面，我把会议分为了会前、会中、会后要做的事情。
组织会议，会前的工作重于会中与会后，会前主要是考验组织会议人，会开始以后，基本上就是领导的事情了，会后就是根据会议讨论的情况进行整理完善，查漏补缺。
我这个to do list里面，下面跟大家详细讲解一下。

会前要做的10件事情

  • [ ] 了解会议主题

  • [ ] 明确会议时间、地点

  • [ ] 拟定会议议程

  • [ ] 起草会议通知

  • [ ] 预定会议室和会务服务

  • [ ] 通知参会人

  • [ ] 收集并印制会议材料

  • [ ] 起草主持讲话

  • [ ] 布置会场，调试设备

  • [ ] 印制参会人员名单和签到表

会中要做的3件事情

  • [ ] 提前准备录音笔和记录本，看是否充电，本子是否够用

  • [ ] 做好会议记录，原原本本地记录，尤其是注意主持人的讲话和其他不同意见

  • [ ] 播放会议PPT或相应的会议资料

会后要做的5件事情

  • [ ] 收回会议资料，一些不适宜公开的资料，印制过程中，可以标注“会后收回”

  • [ ] 整理会议资料，将通知、议程等过程性资料保存完整

  • [ ] 起草会议纪要，完善会议记录

  • [ ] 会签会议纪要，请主持人审定签发

  • [ ] 分发会议纪要，督促议定事项落实

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