这 10 个被人忽略的文档技巧，你一定会用到

2020-04-01 11:01:11

如何高效办公是职场的一门必修课。但以编辑文档为例，总有些人长期陷入琐碎的循环，效率十分低下。

但事实上，很多操作都能快捷搞定。如果你想提升编辑文档的效率，那今天介绍的 10 个技巧就很适合你。

01

一键快速启动WPS

一般情况下，大家都通过「双击」桌面图标来启动 WPS。

但事实上，高效办公的人往往会设置快捷键，一键即可快速启动 WPS，整个过程十分方便。

我们需要做的，便是在桌面上的 WPS 图标上单击鼠标右键，在弹出的选项中选择「属性—快捷方式——快捷」即可。

以我为例，在快捷键设置中，设置为「F12」键，此后便能在桌面按下 F12 直接启动 WPS。

02

一键切换文字、表格

在编辑文档的时候，当数据内容较多时，用「表格」的形式表达绝对会比纯文本显得更加直观。

但每到这时，很多人往往会选择新建表格，并逐个复制粘贴，十分低效。而高效办公的人一键便能将纯文本切换为表格。

我们需要做的，仅是选中文本内容，点击选项卡的「插入—表格—文本转换成表格」即可。（分隔符号要求英文符号）

同理，如果想将表格切换为纯文本，只需选中表格，点击选项卡的「插入—表格—表格转换成文本」即可。

03

快速定位到上次编辑位置

在编辑文档时，有时候会因为遇到特殊情况，中断并保存正在进行的编辑。可下次打开文档时，却总是忘记上一次编辑到了哪里。

虽然说几页的文档翻一翻还是能看到，但一旦遇到几十页甚至几百页的长文档时，想想头都大了～

而高效办公的人，其实使用「Shift F5」就能一秒快速定位到上一次编辑的位置。

此外，你也能通过Ctrl End一秒定位到文档结尾，按下Ctrl Home则可定位到文档开头。

04

快速对齐段落

为了版面美观和排版需求，通常需要设置段落对齐，你会怎么操作？

低效操作：选择需要设置的文本，然后将鼠标移动的功能区中的对齐按钮上单击或是打开“段落'对话框进行设置。

高效操作：直接利用快捷键来完成，详情如下

• 左对齐：Ctrl L

• 右对齐：Ctrl R

• 居中对齐：Ctrl E

• 分散对齐：Ctrl Shift J

05

禁止首行出现标点符号

在 WPS 编辑文档时，有时会发现个别行首带有标点符号，如下图所示，

看上去十分别扭，且有违中文排版规范。那么，该怎么设置行首不出现标点符号呢？

选择段落文本，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择「段落」命令，在对话框中，选择「换行和分页」，勾选「按中文习惯控制首尾字符」和「允许标点溢出边界」复选框，最后单击确定即可。

06

取消自动添加的编号

在 WPS 编辑文档时，经常会遇到这样的情况：输入以序号作为开头的段落时，按下回车键后，那么第二段开始时段落会自动编号。

虽然感觉很智能，但有时也会给我们编排文档造成一些麻烦（因为有时候根本不需要它～

那么该如何快速取消这些自动添加的编号呢？

点击「文件—选项—编辑」，取消勾选下方两个选项即可。

07

快速调整行间距

在调整文档行距时，一般人会先全选文档，然后在工具栏上的「开始-段落」中找到「行距」的选项，再选择对应的行距值，效率非常慢。

那如何快速调整行间距呢？

高效技巧：

• Ctrl 1 设置当前段落行距为 1 倍

• Ctrl 2 设置当前段落行距为 2 倍

08

划选「纵向选区」

在处理 WPS 文档时，我们一般都是以「横向」的方向选择某句或某段文本。

那你有没有想过该如何处理纵向的文字排列呢？比如说下图，对这些人名进行选择，更改字体颜色。

这时候，其实可以用「Alt」键，便能直接框选纵向的文字。

你只需要按住「Alt」键，纵向拖动鼠标选择文档中的纵向文字区域，然后就可以复制、移动、删除或直接修改这部分文本内容。

09

生僻字一键生成拼音

编辑文档时，难免会遇到几个不认识的偏僻字，这时很多人总想着复制并粘贴到百度搜索，其实并不需要如此。

因为使用 WPS 自带的「拼音功能」就能轻松解决。

仅需要选中文本，单击「开始」选项卡中的拼音功能按钮，便可直接看到文本的拼音。

10

快速调整段落顺序

有时因为某些原因，我们经常需要对文档中某个段落的顺序上调或者下调。

一般情况下，我们会用鼠标拖拽框选，然后剪切—粘贴，过程稍显繁琐。

那么如何在 WPS 中快速调整段落的顺序呢？其实可以通过 Shift Alt 方向键（上下键）来快速调整。