任红瑛：福利费报销流程优化实战案例
一、背景
某公司为员工提供了相对完善的福利，也制定了相对健全的费用管理制度，包括根据员工职级、司龄等确定的报销标准，也制定了报销审批流。
随着公司人员增加和福利费用报销单据增多，我们发现当前福利费报销周期长，部分管理人员反映审核签批多余，偶有单据丢失情况，亟需优化。
二、优化前
福利费报销审批流如下：
三、流程分析
1. 分析控制点
我们与内部审计、财务、行政一起对福利费用报销审批过程需要控制和掌握的内容进行了分析，费用报销流程有以下几个控制点：
是否符合报销条件和额度规定；
票据真实性；
票据时效性，规定最迟次月5日前报销上月开具的票据费用；
总体报销情况，员工在一定周期内的报销总额，可以分析是否需要调整额度标准。
2. 每个控制点由谁来做？如何控制？
是否符合报销条件和额度规定：根据职能分配，行政部负责福利制度的制定和管控，由行政人员负责按照公司颁布的制度核实；
票据真实性：根据费用性质要求分别提供佐证单据，如通讯费需要打印个人手机号码的费用单；医疗费需要提供病历或入/出院证明，日常感冒等门诊低于一定额度（如100元以内）则可免于提供。发票真实性由会计复核，其他单据由行政复核，会计或行政复核后签字确认；
票据时效性：公司有明确制度，个人、行政、财务都可把控；
总体报销情况：各个部门的负责人、分管负责人和行政部门管理人员可以通过定期的福利费报销情况分析福利费用总额，以及是否要调整公司的福利政策等。
综合以上的分析，我们发现：在现行制度下，管理人员并不能否决员工合理的福利费用报销，在现行的审批流中，所有控制要素都可以由行政和会计根据制度进行管控。
因此，管理人员审核环节的冗余性就非常明显了，我们建议管理人员无需审批报销单，定期通过报表来知悉各项福利费用报销情况，必要时，调整相应的管理政策。
四、优化后的流程
根据流程分析及建议，我们与行政、财务充分沟通和说明后，拟定了优化后的流程：
五、优化效果
取消非增值的管理人员审核环节，审批效率大幅提高。流程优化后，取消了主管、部门负责人、分管负责人三个角色的审批，避免了管理人员签批时间的浪费，福利费报销审批周期由5-8天缩短为3天；
单据丢失率进一步降低。优化前一年发生5次丢单的情况，优化后半年内未发生过丢单情况；
事后定期统计分析，便于管理人员掌握整体情况。优化前管理人员审核每单福利报销，但没有每月、每季度、每年的整体数据，只有财务报表中所体现的福利费，并不能区分不同类别、不同部门、不同人员的福利成本，优化后管理人员不再单单审核，而是查阅由行政每季度按福利费类别、部门、人员等属性分别汇总和统计的报表，能更全面和系统掌握整体情况，也有了调整相关福利政策的依据。
六、对其他企业的启发点/亮点
审批流程一定要分析各个环节的风险点和控制点；
有些审批过程可以通过事前定规则、事中核实、事后统计分析来简化事中的审批流，如本案例中的费用报销事前制定了明确的规则，事中仅需行政人员和财务会计核实即可有效控制，事后再由行政人员定期统计费用情况给管理人员分析利用。
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