电话汇报,我被领导批评后,做了四点反思……

去汇报工作的时候,有位同事正好在领导办公室,因此我在门外等候。

其实很多时候,汇报工作的时间并不长,但是等待的时间非常长,因为你并不知道里面的同事要汇报多长时间,而这时你一旦离开,很快就会有别的同事见缝插针的汇报。

这样的事情多了之后,我总是忍不住的想,如果能在领导的办公室放一个呼叫器,就像医院看病排队的呼叫器一样,按键按下,呼叫开始,有序汇报。当然领导也可以根据事情的重要程度进行随机呼叫,但是呼叫器一定要把这样的信息反馈给等候者,为他智能安排时间。

想了很久,也还是只能想想。

于是,我就只能像这样在门外等候。

我并不想要偷听里面到底在汇报什么,但是因为门开着,我又仅仅只是站在门外不到两米的地方,因此听到里面的情绪发生了变化。

领导:这样的事情为什么不提前汇报?

同事:当时您在出差,汇报不是很方便,想等您回来再向您汇报。

领导:现在信息这么发达,即便我在国外,短信、电话都很方便,不要找借口。

然后听到一摞资料“啪”的一声,狠狠的摔在了办公桌上。

正在我准备走开之际,我忽然听到里面有了更多的情绪,但我还是走开了。

看起来这次事件影响了一些重要事情的推进,所以领导很生气,直到下午开会,还没有得到平息,于是在会上针对这种事情提出了批评。

“有的人,重要事情不跟领导汇报,电话、短信、邮件,这么多通道,自己却怡然自得的生活在上古时代,只能进行面对面汇报;有的人,给领导打了电话,领导没接,就没有然后了,能不能发个短信;有的人,就连个短信也发的不伦不类,短信整整占了一个屏幕,重点信息一个没有,到底在汇报什么?”

此刻会议室,能听到绣花针掉到地上的声音。

说实话,在远程汇报这件事情上,我们确实还可以做的更好。

无论是工作中,还是生活中,你会发现,即便我们和周围人身处同样的环境中,做着同样的事情,经历着同样的周遭,但就是有的人成长更快,效率更高,更得人心,为什么呢?

是他们比我们聪明吗?或许是或许不是,但他们一定是善于总结的人。

实际上,我们所遇到的很多问题和任务都是重复性的,想要加快执行任务的进程,要么通过物理学上的并联原理,类似计算机的多进程处理,还有一个更为重要的方法:先将这项重复性的工作一次性做完,然后马上复盘。

复盘的过程要进行深刻的梳理和总结,明确流程、梳理问题、管理改进、形成模板,直到这件事情成为我们闭着眼睛都能做好的事。

相信你一定有过这样的感受,刚开始在接触计算机的时候,对键盘的熟悉和掌握程度并不理想,一个指头敲击,后来双手也能操作,再后来可以进行盲打,如果这个时候看着键盘反而会觉得眼睛是进行捣乱的器官。

我们的思维训练帮助我们进行了肌肉训练,形成了惯常的应激反应,肌肉一旦做到记忆,这种记忆就会持续很久很久。

想到以前跟朋友聊天时的一句玩笑话“我手指头都想到了”,手指头都想到了,我对你的了解已经进入到了肌肉的应激反应。

在电话沟通过程中,是不是一样可以做到如此呢?

习惯是可以培养的。

01

打电话之前,确定对方方便接听

很多人,不管三七二十一,拿起电话就拨通了,根本还没了解对方到底忙不忙,方不方便接听电话。

我一般在跟领导打电话之前,都会先了解一下,领导正在做什么,他是在开会、处理文件、还是在访谈、在休息……

如果他在出差,我就会跟同行出差的同事了解一下他具体在做什么,如果方便,我就会拨打电话过去。

如果事情非常紧急,而他此刻又非常繁忙,不便于接听电话,那我就会给他发个短信,简明扼要说明事情的原由及需要他决策的点。

一般如果是决策,我会按照惯例拿出至少两套方案,给领导做选择题,而不是判断题,更不应该是简单题。

如果沟通对象不是特别熟悉的人,可以尝试先发条短信过去,告诉对方我们是谁,想要跟他沟通什么事情,问问他什么时间方便。有些事情恐怕对方还需要做一些准备呢。

02

打电话之前,明确自己想要说什么

好了,现在确定对方有时间接听我们的电话了,但我们还是不能立马就拨通电话。

我们要确保自己想要说的内容都了然于胸。

我曾经有过几次在电话汇报结束之后,又忽然想起还有一件事情,这个时候,就非常尴尬,我要再拨打过去吗?如果再拨打过去,会显得自己非常不专业,而且不靠谱。

靠不靠谱这种印象到底重不重要呢?实在是太重要了。

朋友说他有几次让同事安排会议,然后这个同事将会议时间弄错了,还有几次这样的小事,他就对这个同事做过的其他事情都抱有一定的怀疑态度,即使这位已经让自己看起来很专业了,但他还是要忍不住要对工作成果进行侦探式的排查,结果就是经常发现各种问题。

在找错这件事情上,如果我们想,就一定不会失望的。

那就过一会再汇报吧,然后过了一会儿可能就忘记了。

有了这样捶胸顿足的惨痛经验之后,每次拨打电话之前,我都会把想要汇报的事情在本子上罗列出来。

然而,罗列出来也不会马上就打过去,我会起身倒杯水,或翻阅一下工作笔记,或上个厕所,为什么这样做呢?确保我没有遗忘掉一些重要的事情。

不止在工作上有这样的经历。有时候我去书房找个东西,但是当我到了书房之后却发现自己刚刚要来做什么呢?不记得了。有时候去超市买东西,但是回到家之后,恍然发现,自己要买的东西还差几样呢。

心理学上有个说法是我们当下的心智被其他东西占用了,一旦被占用,原有的那些计划就会被排挤在外。

这个时候,纸和笔就会帮助我们明确要点。

生活中在超市遗漏一件想要买的东西我们还可以再次前往超市,工作中遗漏一件重要的事情有可能会导致我们失业,进而甚至连续几个月都无法去超市买东西了。

03

如果对方没能接听电话,给他发个信息

有时候,我们拨通了对方的电话,但是对方如果正好在忙无法接听,我们只好作罢。

我们以为对方看到了就会立马回拨给我们,但是对方和我们一样健忘,可能等我们再次想起这件事情的时候,已经是隔天了,或者是几天以后了。

而对方可能隔天看到我们的电话时,会觉得我们要说的事情可能根本不重要,不然怎么会如此不了了之呢?这样我们就这么遗憾的错过了。

更何况我们有时候在办公场所会习惯性的用座机拨打电话。

换位思考一下,如果没有及时接听电话的人是我,事后看到的又是不知名的陌生电话,大概率事件上这件事情就过去了。

如果对方没有当下接听电话,最好给对方发个信息,简明扼要的说一下事由。

如果对方觉得必要,会在方便的时候进行回复,或者直接就进行短信回复了呢。

04

如果需要对方做记录,最好在电话汇报后,能给对方发送一条短信

如果需要对方做记录,那最好提示一下对方。

如果对方不很方便,最好给对方发送一条带有信息的短信。你知道的,我们有时候出门在外并不会带纸和笔,手机又被电话占用,极不方便。

当我在接听到一个电话:“我跟您先汇报一下,稍后我会将相关信息发送到您的手机上”。我就会感到对方对我的极大尊重,默默为对方加分那是一定的。

看看,仅仅只是拨打一个电话而已,就需要我们做多少这样的功课。

但奇怪的是,很多人一直在打电话,却一直不知道怎么打电话?

人与人之间的聪明极差可能会很大,但是在我们周围的这些人,或许他们比我们优秀的地方就在于,他们非常善于进行复盘。

就像写文章,有些思想在你的头脑里开始盘旋,但是一旦要下笔写进文章里,你就会发现思绪需要梳理、逻辑需要建立、论据需要支撑,还有很多东西需要撑起文章的灵魂。

复盘也是同样的道路,在复盘的过程中,我们会不由自主的启动我们的大脑进行思考,形成做事的流程和方法。

《原则》一书就是因为作者善于总结和复盘形成的,这些原则带给了瑞.达利奥以成功,与此同时它们还在影响着所有读过这本书的人。如果达芬奇、富兰克林、巴菲特都能将他们的原则公诸于众,对我们来说则会受益匪浅。而我们善于总结,对自己来说也是受益匪浅的。

好的习惯早点养成,过后就会一直享受习惯的红利,坏习惯也是同样的道理。

习惯一旦形成,它就会住在我们大脑的某间房子里,在既定的事情上,它们会积极主动的跳出来,帮助我们做出决定。

习惯做习惯的主人,尤其是我们尚未发现的那些坏习惯。

任何一件发生在我们身上的事情,都是来帮助我们进行自我完善的,我们怎么会错过这样的机会呢?

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遇见小云,陪你成长。

作者小云:

管理学硕士,企业中层。

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