上海居住证积分、居转户办理过程中档案问题解答（2）

十一、调档流程是什么？

1.公司或个人出面到人才中心开具调档函 （落户时涉及调档人才会主动给你开）

• 个人委托存档：身份证、辞职、辞退或解除劳动合同手续原件或复印件（离职证明或解除劳动关系证明）

• 单位委托存档：单位介绍信、劳动合同（聘用合同）或录用证明。提示：调档函2联，都要送到原档案保管地

2.自己带着身份证原件和复印件将调档函送到原档案保管地，可以找人代交，一般提供身份证复印件即可，交过之后会给你一个《档案转出通知单》

3.原档案保管地会将档案通过机要方式寄到上海，一般需要5-10天。提示：档案不能个人寄送，也不能通过普通快递寄送，只能是机要方式（机要方式是邮局寄送文件的一种方式）

4.上海区人才收到档案会检查档案材料是否完整，需要补的会通知你。提示：

• 档案不在上海和户籍地的应先将档案调回户籍地，再从上海人才中心开具调档函。

• 如果在2015年全国取消档案保管费之前有欠缴的情况，建议送调档函（或调令）时核实下并补缴。

十二、职称和档案的关系？

1.职称评选（聘用）必须在档案所在的城市，而且必在所在的城市须归档一年以上；

2.职称评选（聘用）后需将职称评选和聘用材料（专业技术职务任职资格评审表）入档。

3.以考代评的职称，需将成绩合格证书和聘用材料（专业技术职务任职资格评审表）入档。

十三、档案应该包括哪些材料？

正常档案是从小学入学就开始有了，上海落户对档案的要求是高中开始档案材料齐全，档案遗失也是从高中开始补。

1.高中阶段：高中毕业生登记表【必须】、学生（学员、学籍）登记表【必须】、学业水平考试(会考)成绩卡、高考志愿表、高考政审表(诚信诚诺书)、奖励/惩罚(优秀毕业生才)。可能含有入团（入党）申请书、入团（入党）志愿书。

提示：上海要求必须有的是《高中毕业生登记表》和学生（学员、学籍）登记表，补档也是补这2个。

2.大学本（专）科阶段：高校毕业生登记表【必须】、高校学生成绩单（无单独成绩单，成绩应在其他材料中体现）【必须】、授予学士学位决定（通知）（无单独授予学士学位的材料，应在其他材料中体现；若无任何记载，应有加盖学校公章的学位证书复印件）【学士学位必须】、三方就业协议、派遣证（报到证）。可能含有入党申请书、入党志愿书、党员登记表。居转户要求必须有的是、《高校毕业生登记表》和高校学生成绩单。其他非必须。

提示：

• 上海要求必须有的是《高校毕业生登记表》和《高校学生成绩单》，有学士学位还必须有《授予学士学位决定（通知）》，补档也是补这3个。

• 成人高等教育（电大（开放大学）、成教）、网络教育专升本以及高等教育自学考试独立本科阶段的学历，档案内还应有大学专科学历材料。

3.工作阶段：各工作单位离职证明/上海为退工单/解除劳动关系证明【必须】、转正定级表，可能含有评定专业技术职务申报表（评审职称）、资格考试合格人员登记表（职业资格考试）、事业单位其他考核表。

提示：

• 上海要求必须有：外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》以及上海工作期间的全部《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》；

• 以职称和国家职业资格证书（技师）申报的还必须有《评定专业技术职务申报表》（评审职称）或《资格考试合格人员登记表》（职业资格考试）；

• 特别注意：外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》 上面反映的离职日期不能早于在上海首次办理社保（招工）的日期。

4、其他情况必要材料：

• 硕士研究生学历：报考硕士学位研究生登记表【必须】、成绩单【必须】、硕士研究生登记表【必须】、授予硕士学位决定（通知）【必须】。 提示：参加硕士研究生单独考试的，还应该有专家推荐表。

• 博士研究生学历：专家推荐书【必须】、报考博士学位研究生登记表【必须】、成绩单【必须】、博士研究生登记表【必须】、授予学士学位决定（通知）【必须】、授予博士学位决定（通知）【必须】。

• 国外（含港澳台、国外合作办学）：教育部留学服务中心出具的学历学位认证书原件（盖红章的归档，盖钢印的本人持有无需归档）【必须】、学历学位证书复印件和中文翻译件原件（加盖现单位公章）【必须】、成绩单复印件（加盖现单位公章）【必须】、学历学位证书的中文翻译件原件（必须经过正规翻译机构（公司）翻译）【必须】、成绩单的中文翻译件原件（必须经过正规翻译机构（公司）翻译）【必须】。

提示：

学历学位材料一般由学校机要转递，特殊情况下自带的，应密封后加盖学校公章，并提供教育部学信网《教育部学历证书电子注册备案表》（有效期内）或《中国高等教育学历认证报告》。

十四、离职、退工证明材料包括哪些？

1.最常见的是《离职证明》，这个一般就是A4纸打印，注明离职人（注明身份证）、公司和具体入职离职时间即可；

2.最正规的是开具《外来从业人员退工备案登记表》（退工单），这个一般是一式三份；

3.特殊情况（非主动离职：合同到期不续签和辞退），出具解除劳动关系证明材料。

提示：

• 离职、退工证明材料很可能会被下家单位收走，但无论如何要确保人事档案里面要有一份。

• 政府和事业单位（劳务派遣关系的除外）离职，需要提供本单位或上级主管部门的离职批复（离职批复单位应当与入职批复单位一致）。

十五、档案遗失怎么处理？

上海落户要求必须有档案，且档案应从高中阶段开始完整，因此档案应从高中阶段补齐，具体材料参考上面十三条。

• 在校期间的档案去所在学校按照要求补齐，若学校不在了，咨询上级主管教育部门；

• 工作阶段期间的提供各个单位的离职、退工证明。

十六、档案材料应注意哪些问题？  

1.《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》反应的工作时间不能重叠，尤其是外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反映的离职日期不能早于在上海首次办理社保（招工）的日期；

2.《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反应的工作经历应该与社保缴纳月份对应，最好不要以实际工作经历为准，因为不排除个别公司不给你缴纳社保或晚缴多缴社保；

3.档案材料要求是从高中阶段填写，一直填写到现在单位，外地工作期间大多数区只要最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》（据说浦东要所有的工作经历证明）；

4.职称评选（聘用）后，应及时将职称评选（聘用）后需将职称评选（聘用）材料（专业技术职务任职资格评审表）入档。

十七、居转户和引进人才对档案的要求严格吗？

1.居转户严格要求档案资料要完整，简历要对应；

2.引进人才对档案要求不严格，但是一定要有，具体到区和人才老师要求都不一样，尽量完整点。

十八、之前公司的劳动合同是否需要保留上交到档案？

最好保留所有的劳动合同原件，“居转户”部分区要求提供所有工作经历的（包括外地的）劳动合同原件。

十九、个人可以保管自己的人事档案吗？人事档案如何保管，保管在哪里？

不允许个人保管自己的人事档案。有保管权的单位可以自行保管人事档案，否则单位必须委托市或区县人才中心、区县就促中心、部分行业人才服务机构等保管人事档案

二十、长期无人过问的“死档”会不会被丢弃？

长期无人过问的“死档”，管理机构不会丢弃和销毁，即便是人死亡，目前管理机构也不丢弃和销毁死亡人员的档案。